Уже не первый год мы слышим о том, что вся наша жизнь и работа вот-вот полностью уйдут в виртуальный мир и взаимодействовать друг с другом будут уже не реальные люди, а цифровые аватары. Но несмотря на это, мир реальный, оффлайновый, не сдает свои позиции. Интернет-пространство, в свою очередь, становится для современного человека своего рода четвертым измерением, в котором он комфортно существует значительную часть своей жизни. Интересные примеры эффективного симбиоза онлайн и оффлайн демонстрируют крупнейшие российские компании. Рассказываем об опыте группы ИТ-компаний IBS.
IBS – бизнес- и технологический партнер лидеров российского бизнеса. Входит в топ-500 крупнейших компаний страны и является одним из ключевых поставщиков ИТ-услуг в области разработки, системной интеграции, тестирования и сопровождения программного обеспечения, бизнес-консалтинга, управления данными, анализа и моделирования, аутсорсинга обеспечивающих бизнес-процессов. Компания также выпускает линейки собственных ИТ-продуктов. IBS была основана в 1992 году. Сегодня в компании работают более 4000 сотрудников, открыты 15 офисов в разных городах России.
Офис будущего
В 2020 году, в период пандемии, IBS, как и многие другие компании, была вынуждена освоить удаленный формат работы. Но несмотря на все преимущества удаленки, выявилась и обратная сторона медали: нехватка личного общения начала влиять на сплоченность коллектива и вовлеченность сотрудников в жизнь компании. Потому после завершения пандемии компания перешла на гибридный формат работы, сохранив для сотрудников возможность дистанционной работы с необходимостью иногда посещать офис. При этом IBS трансформировала свое офисное пространство так, чтобы оно соответствовало актуальным запросам команды.
«Культуре IBS не свойственно заставлять команду делать что-либо против ее желания. Мы всегда стараемся найти компромисс, договориться. Именно так у нас появилась идея проекта «Офис будущего». Мы предложили сотрудникам самим ответить на вопрос, каким должен стать наш офис, чтобы они видели причины приезжать в него, несмотря на возможность работать удаленно. В итоге пространство, которое намечтали сотрудники, мы воплотили в реальность и с удовольствием наблюдаем, как оно живет и активно используется командой»,— говорит директор центра развития бренда и коммуникаций IBS Мария Милюхина. Пилотной площадкой для строительства нового офисного пространства был выбран третий этаж в головном московском офисе. Именно там, на месте старого опен-спейса, весной 2022 года появился «Офис будущего» IBS.
Проект состоял из двух частей: он начинался с коммуникационной кампании, которая должна была вовлечь сотрудников в креативный процесс по переосмыслению прежнего офисного пространства, поддержать интерес к проекту, помочь собрать идеи и в целом сплотить коллектив вокруг одного большого дела, и закончился реальной стройкой. Для работы над проектом была собрана команда из специалистов по коммуникациям, HR-менеджеров и специалистов службы офисной поддержки, активно вовлекались топ-менеджеры. Но, как уже рассказала Мария Милюхина, на вопрос: каким должен стать офис и зачем сотрудникам туда возвращаться? — было предложено ответить самим сотрудникам.
Как сотрудники «намечтали» офис
Стройка началась с коммуникационной кампании, целью которой были сбор идей и получение обратной связи от сотрудников. Кампания включала несколько видов контента: информационный (интервью и новости о ходе проекта с фото и видеоматериалами), образовательный и полезный (статьи, инфографики, вебинары на тему развития офисных пространств вообще и истории трансформации офиса IBS в частности), интерактивный (опросы, голосования, тесты, задания, мотивирующие погрузиться в тему и высказать свое мнение, оставить комментарий или идею по теме).
«Сначала мы рассказали всем сотрудникам о том, что задумали вместе с ними создать офис, соответствующий новой реальности и потребностям команды. Затем стали еженедельно публиковать один опрос и полезный материал, чтобы сотрудники погрузились в тему. Опросы охватывали самые различные сферы — от назначения новой зоны, ее дизайна и наполнения, видов активности и типа коммуникаций («Какого цвета должны быть стены?», «Хотите общаться или отдыхать в уединении в новом пространстве?») до экологических аспектов. Мы с сотрудниками обсуждали все, что могло бы помочь нам максимально точно описать образ и смысл нового пространства»,— говорит Мария Милюхина.
Все ответы на опросы и идеи сотрудников, полученные в ходе коммуникационной части проекта, были проанализированы и превращены в задание для архитекторов. Новое пространство должно было гармонично сочетать зоны для работы и отдыха в различных форматах.
«Десять месяцев шло строительство. В итоге вокруг одного из атриумов бизнес-центра на площади в 500 кв. м мы торжественно открыли «Офис будущего». Здесь есть все, что хотели наши сотрудники: новые переговорные разного формата и масштаба — от соло до многоместных, зона отдыха, стилизованная под библиотеку, лаунджи с мягкой мебелью и геймзона с PlayStation, шахматами и другими настольными играми. Рядом организовали кофе-поинт. Одной из самых необычных локаций нового пространства оказалась комната с капсулой сна, о которой просили многие сотрудники IBS. Еще одним интересным элементом «Офиса будущего» является амфитеатр с двуступенчатым подиумом. Это пространство предназначено для презентаций, группового обучения, кинопросмотров.
Архитекторы и дизайнеры позаботились о хорошей звукоизоляции в новом пространстве, благодаря чему, даже находясь в открытых соседних локациях, сотрудники не мешают друг другу. Даже вечеринка с DJ и танцами в одной локации «Офиса будущего» совершенно не беспокоит любителей спокойного отдыха, пришедших пообщаться с коллегами»,— рассказывает Ольга Савицкая, руководитель службы офисной поддержки IBS.
В «Офисе будущего» каждый день оживленно: сюда забегают выпить кофе или позавтракать, поболтать с коллегами в перерыве между делами, здесь проводят совещания и встречи, устраивают фото- и видеосъемки, презентации и кинопоказы, играют в настольные и компьютерные игры, просто приходят поработать в неформальной обстановке, сидя на горке, в удобной мягкой нише в стене или соло-переговорной.
«Несмотря на то что мы сохранили возможность гибридной работы, сотрудники стали чаще приходить в офис и даже иногда приводят с собой детей или приглашают друзей вечером, чтобы посмотреть кино или поиграть в компьютерные игры. Проект «Офис будущего» помог нам поддержать и укрепить наши корпоративные коммуникации через реформацию офисного пространства. Мы первыми на российском рынке воплотили в жизнь такой проект»,— утверждает директор центра развития бренда и коммуникаций IBS Мария Милюхина.
Не остановились на достигнутом
Компания IBS занимает весь бизнес-центр, расположенный в северо-западном районе Москвы. Это большое четырехэтажное здание с длинными 200-метровыми коридорами. В шутку сами сотрудники называют его «лежащим небоскребом».
Еще одной особенностью бизнес-центра являются четыре высоких стеклянных атриума, пронизывающих все четыре этажа здания, и в каждом атриуме организована своя тематическая зона. Например, в том, который находится рядом с «Офисом будущего», расположена картинная галерея, где регулярно проходят выставки современных художников, и любой сотрудник или гость компании может посетить их совершенно бесплатно в удобное время.
В другом атриуме уже много лет работает единственный в стране музей техники Apple, где можно увидеть полную коллекцию устройств, которые когда-либо выпускала эта компания, включая самые первые, такие как Apple I, Apple II, Macintosh, iPod, iPhone, iPad, и многое другое. Музей Apple в стенах IBS — своего рода дань истории компании, ведь в период своего становления, более 30 лет назад, IBS стала первым и при этом эксклюзивным поставщиком техники Apple в России, подарив российским пользователям возможность приобрести свою первую технику с логотипом в виде яблока.
Есть у компании и свой Зеленый сад со множеством цветов, кустарников и деревьев — он разбит в третьем атриуме. Пространство оборудовано уютными местами для отдыха. Над его созданием работали агроном из Московского ботанического сада, несколько художников и плотников. Ухаживают за садом и следят за поддержанием в нем особого микроклимата приглашенные специалисты. В этом уютном и тихом месте наслаждаются тишиной, отдыхают от рабочей суеты и восстанавливают силы. Без этого островка природы невозможно представить московский офис компании — это одно из самых любимых мест офиса у сотрудников.
Особое внимание в IBS уделяется физическому здоровью сотрудников. Помимо капсулы сна в разных зонах офиса установлены массажные кресла, есть массажный кабинет, спортивный зал с тренажерами, где можно заниматься в любое удобное время. Рядом находятся раздевалки с душевыми кабинами и локеры для хранения вещей.
Сегодня офис IBS — комфортное и современное здание для жизни и работы команды, встречи гостей компании. Это яркий пример инновационного подхода к организации рабочего пространства, основанного при активном участии сотрудников.
Рекреационный офис
Отдых без отрыва от работы — еще одна глобальная мечта сотрудников компании IBS, которая была воплощена осенью 2023 года на черноморском побережье. Рекреационный офис IBS — это возможность на две недели сменить привычную рабочую локацию на уютный номер с видом на море в современном и комфортном пансионате, где есть все для работы, отдыха и восстановления сил: большая зеленая территория для прогулок с выходом прямо на набережную, собственный пляж, открытый всесезонный бассейн, вкусная еда, спортивные площадки, теннисный корт, SPA-центр и оборудованный всем необходимым конференц-зал.
Этот проект вызвал такой ажиотаж среди сотрудников, что регистрация на первые пять заездов закрылась уже через четыре часа после старта записи. Успех проекта подтолкнул организаторов расширить список локаций рекреационного офиса: в прошлом году сотрудники отдыхали и работали в Сочи, Геленджике и даже на Байкале.
Цифровое рабочее место
Переход на гибридный формат работы оказал влияние не только на эволюцию офисного пространства. Бизнес стал нуждаться в адаптации всех своих цифровых систем под новый формат работы. В связи с этим практически полному обновлению подвергся корпоративный интранет-портал, существовавший в компании с 2011 года. Его перезагрузка, начавшаяся в 2021 году, должна была обеспечить сотрудников всеми необходимыми цифровыми ресурсами для работы, обучения, развития, общения и отдыха. Обновленное онлайн-пространство, которому сотрудники сами выбрали название — IBS Life, было разработано за девять месяцев.
«В создании корпоративного портала, так же как и «Офиса будущего», участвовали все сотрудники. Мы спрашивали у пользователей, какие нужны изменения и доработки, многие сервисы планировали и разрабатывали вместе с коллегами. Можно сказать, что новое онлайн-пространство, так же как и оффлайн, создавалось вместе со всей командой. Кроме того, на портале любой сотрудник в любой момент может персонализировать часть пространства так, как ему хочется. Например, вынести на главную страницу нужные ему сервисы или сообщества, установить тему оформления», — рассказывает Анатолий Бабкин, product owner портала IBS Life.
Сегодня портал стал единой точкой входа ко всем возможностям компании. Он открывает доступ ко всем корпоративным сервисам и информационным системам. Этот ресурс является основным источником информации для всех сотрудников группы IBS — здесь можно следить за новостями, оставлять к ним вопросы и комментарии, подписываться на понравившиеся новостные рубрики, чтобы получать по ним email-рассылки, настраивать уведомления, добавлять новости в «Избранное» для быстрого доступа.
Экосистема карьерных сервисов на портале позволяет сотрудникам управлять своим профессиональным и карьерным развитием. IBS Live предоставляет доступ к образовательным материалам, тренингам, вебинарам, тестам и другим инструментам, необходимым для адаптации новичков, профессионального и личностного развития сотрудников.
Цифровой помощник
Один из ключевых аспектов развития портала — интеграция современных технологий и инструментов в повседневную деятельность сотрудников. Так, внедрение чат-бота на основе генеративного искусственного интеллекта позволяет получить качественную консультацию прямо на портале, не отвлекая сотрудников профильных подразделений. Нейросеть умеет анализировать содержание документов и давать ответ на основе этого со ссылкой на источник. Другая инновационная система на портале — мониторинг эмоционального состояния сотрудников на основе ML-аналитики. Система способна прогнозировать выгорание на 2–3 месяца вперед. Она базируется на анализе 120 типов данных из 10 разных информационных систем. Система помогает HR-специалистам отслеживать динамику настроения сотрудников и своевременно реагировать в случае снижения показателей.
Типология личности PCM
В рамках обновления корпоративного портала в профили сотрудников была внедрена еще одна уникальная опция, способствующая налаживанию коммуникаций в команде,— типология PCM (Process Communication Model).
PCM — это международный стандарт определения типа личности на основе выявления доминирующей у человека модели коммуникации. Это удобный инструмент «расшифровки» кодов коммуникации и выстраивания успешного диалога. Как работает типология?
Сотрудники проходят тестирование на преобладающий у них тип личности, а затем очное обучение с сертифицированным тренером PCM. В ходе обучения сотрудникам объясняют, как успешно взаимодействовать с разными по способу коммуникации типами людей, чтобы строить эффективные рабочие и межличностные отношения. В профиле сотрудника на портале указан тип личности по PCM-модели и дана справка о том, какие ценности и потребности есть у человека c данной моделью коммуникаций. Это своего рода подсказка о том, как выстроить эффективное и взаимно комфортное общение с коллегой. Практика PCM учит наблюдать различные модели поведения, что, в свою очередь, помогает разобраться, в чем наши сильные стороны в коммуникации, каковы наши потребности и потребности других людей.
Нематериальная мотивация
На портале IBS есть еще одна интересная система, предназначенная для развития инструментов нематериальной мотивации,— «Спасибо». Это сервис для обмена благодарностями между сотрудниками, тесно связанный с корпоративными ценностями. Каждое сказанное «спасибо» конвертируется в корпоративную валюту, которую, в свою очередь, можно обменять на корпоративный мерч в специальном разделе портала.
Еще одним важным игровым элементом нематериальной мотивации на портале стали ачивки за различные достижения: например, «Мастер слова» (за 10 комментариев к новостям), «Обозреватель» (за 30 лайков), «Участник клубов и сообществ», «Участник турниров и конкурсов» и т. д. Система пользуется большой популярностью и, по сути, стирает географические границы, часовые пояса и сближает сотрудников из разных уголков страны. Это подтверждается статистикой: за 2023 год было сказано 65 064 «спасибо», 2729 ачивок за различные достижения были присвоены сотрудникам.
Информация на любой вкус
Одним из самых популярных на портале IBS Life является новостной раздел. Тематика традиционная для корпоративных порталов: реализованные внутренние и внешние проекты, информация об изменениях в компании, персональные достижения сотрудников и другие интересные и актуальные материалы. Подход к новостной ленте персонализирован, пользователи могут настраивать ее под свои интересы и вкусы. Речь не только о подписке на рубрики, но и, например, можно настроить размер текста новостной ленты под себя — сделать его покрупнее или помельче.
В этом году на портале появится возможность слушать новости — для этого проведена интеграция с облачным сервисом перевода текста в голос Yandex speechKit. Голоса для озвучивания новостей выбирали голосованием пользователи портала. Такой шаг в развитии возможностей новостного контента призван дополнительно увеличить показатели вовлеченности.
За два года на портале в 10 раз выросло число комментариев к новостям, в 4,7 раза увеличилось количество лайков от сотрудников, в 2,2 раза выросло число просмотров новостей. При этом число новостей за год остается неизменным — около 320 публикаций.
Цель на развитие «Дальнейшее развитие портала IBS Life направлено на постоянное совершенствование и обогащение его функциональности. Глобальная цель — трансформация портала в цифровое рабочее место сотрудника, где будут собраны все инструменты и информация, необходимые для эффективной работы. В ближайших планах — развитие стратегии персонализации контента, а также автоматизация основных процессов, в первую очередь HR»,— говорит Анатолий Бабкин. Продуманная стратегия согласованного развития виртуального и реального пространств с вниманием к запросам сотрудников и трендам времени обеспечивает гармоничное существование и эффективную работу команды IBS, а также создает основу для динамичного развития бизнеса компании.
Автор: Дмитрий Еремеев
Источник фото: IBS
