Отрывок из книги «101 совет по проведению корпоративной конференции»
Радислава Гандапаса
На этапе выбора
Подбирая площадку, не доверяйтесь слепо рекомендациям менеджеров конференц-сервиса – обязательно посмотрите ее своими глазами.
Уже при первом посещении обратите внимание на то, легко ли будет участникам добираться к месту проведения конференции и как обстоят дела с парковкой.
Встретьтесь с работниками технических служб и выясните все технические возможности помещения.
Пообедайте или позавтракайте там, где собираетесь проводить конференцию, – вопросы качества питания и качества обслуживания отпадут сами собой.
Задайте нелепые вопросы и выдвиньте невыполнимые требования – проверьте персонал на адекватность.
Помните, что в некоторых отелях и бизнес-центрах существует особый пропускной режим, и процедуры выдачи временных пропусков могут серьезно повлиять на регламент конференции.
Проверьте количество туалетов и их состояние.
Помните, что общение на конференции происходит не только в зале, поэтому участникам должны быть доступны и другие зоны для встреч.
Используйте трансляцию из зала на телевизионные панели в холле – опоздавшие участники смогут, никого
не беспокоя, наблюдать за ходом конференции до ближайшего перерыва.
Обратите особое внимание на качество вентиляции и обогрева помещений.
Взаимодействие с подрядчиками
Выбирайте подрядчика, который способен предоставить полный спектр услуг, – так легче координировать действия и может выйти дешевле.
Начинайте подбор провайдера не позднее чем за полгода до конференции.
Платите субподрядчикам напрямую.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.