В мире, где привычные офисные форматы стремительно меняются, группа «Самолет» — застройщик № 1 * в России по объему текущего строительства — делает шаги к переосмыслению рабочего пространства и административных процессов.
В интервью с Олегом Никоновым, руководителем административно-технического управления компании, мы узнали о кардинальных преобразованиях в отношении офисов, использовании современных технологий и других инициативах, которые помогают группе «Самолет» двигаться вперед, не снижая скорости.
— Как изменилось отношение компании к рабочим пространствам в последние годы?
— Группа «Самолет» за последние три года переосмыслила свое отношение к рабочим пространствам. Сегодня большинство сотрудников работают удаленно или в гибридном формате, и лишь некоторые имеют закрепленные рабочие места. Практически все рабочие пространства компании функционируют в формате коворкинга. Это позволило нам сократить офисные площади по всей России более чем на 50%. На данный момент остались три крупных офиса в Москве, Санкт- Петербурге и Липецке, и в ближайшем будущем мы не планируем арендовать новые. Несмотря на распространение гибридного и удаленного форматов работы, все наши офисы демонстрируют заполняемость более 75%.
— Вы контролируете фактическое посещение сотрудниками офиса?
— Да, для этого мы используем систему бронирования, разработанную совместно с нашим партнером, специализирующимся на IT-решениях для офисной недвижимости. Его приложение интегрировано в наши системы и доступно каждому сотруднику. Приложение имеет мобильную и десктопную версии, а также работает на планшетах, расположенных у дверей переговорных комнат. Все общественные пространства офисов, включая переговорные комнаты, лекцион-ные залы и даже массажные кабинеты, занесены в эту систему.
Сотрудник может забронировать любое свободное рабочее место или переговор-ную на срок от 15 минут и без ограничений, даже на весь день. Бронь действи-тельна в течение 15 минут для рабочих мест и 5 минут для переговорных комнат. Если подтверждение о том, что место занято, не поступает в систему, брониро-вание аннулируется.
По такой же схеме организовано бронирование парковочных мест. Эта услуга доступна для всех сотрудников, без привязки к должности или грейду. Если кто-то забронировал место на парковке, но не приехал вовремя, оно отражается в системе как свободное. Кроме того, мы автоматически отслеживаем данные о парковке, что упрощает процесс управления и позволяет делать выводы о том, насколько эффективно используется данное пространство.
Акустические решения помогают в создании тихой среды (офис в Москве)
— Получается, вы создали настоящий коворкинг?
— Я бы сказал — свой внутренний коворкинг. У нас только 5% от общего пространства в голов ном офисе занимают фиксированные рабочие места, а все остальное сотрудники могут использовать по мере необходимости. В части организации внутренних коворкингов мы пошли гораздо дальше. С недавнего времени на каждом строительном объекте предусмотрено как минимум два пространства, которые мы стали использовать как офисы, — это офис продаж и штаб строительства, в котором инженерный состав не находится каждый день. В этих локациях мы создали бэк-офисы, где может работать любой сотрудник компании, достаточно лишь заранее забронировать место в системе. Мы активно развиваем концепцию «коворкинг у дома», что особенно привлекательно для сотрудников, покупающих квартиры в наших жилых комплексах. На данный момент к системе бронирования рабочих мест подключено около 30% штабов строительства и офисов продаж — это около 40 офисов по всей стране. Наша цель — достичь 100% покрытия. Компания пересмотрела подход к таким прост-ранствам и теперь сразу строит современные штабы и офисы продаж при объектах, представляющие собой мини-офисы со всем необходимым оборудо-ванием для комфортной работы.
Еще одна инициатива, которая была вызвана сокращением региональных офисов, — отказ от традиционных офисов продаж на стройках в регионах. Например, недавно в центрах Казани, Уфы, Ростова-на-Дону и Екатеринбурга были открыты единые офисы продаж, так называемые региональные хабы, для всех проектов, которые «Самолет» создает в этих регионах. В новых офисах продаж, площадью почти 1000 кв. м каждый, компания строит не только зоны ожидания, шоурумы, переговорные комнаты для клиентов, но и создает коворкинги для сотрудников, а также развлекательную зону для детей посетителей и персонала. Как видите, мы стараемся делать рабочие пространства максимально удобными не только для клиентов.
— Ваши сотрудники избалованные?
— Наши сотрудники хотят работать в комфорте. Мы предоставляем им удобные рабочие места, сбалансированный пакет благ в каждом офисе, который соответ-ствует стандартам современных компаний: чай, кофе и снеки для завтрака. У нас нет бариста, который вел бы задушевные разговоры, пока готовит кофе, зато есть кофе-леди, которые всегда следят за порядком.
В условиях, когда у компании нет необходимости затягивать сотрудников в офис, мы стараемся создавать комфортную среду для работы, независимо от того, где они находятся. Наша главная задача — предоставить качественное оборудование и условия для комфортной работы.
— Как вы принимаете решение об организации дополнительных рабочих пространств?
— С нового года мы стали по-другому учитывать расходы на офис. Все затраты распределяются на соответствующие бизнес-юниты на основе фактического посещения их сотрудниками офиса. Например, у кого-то в офисе может быть два человека, у кого-то — двадцать, а у кого-то сотрудники вообще никогда не приез-жают на работу.
Теперь каждая функция учитывает в своем бюджете расходы на офис и в зави-симости от этого вместе с HR принимает решение о необходимости создания дополнительных рабочих мест.
Новая онлайн-система помогает нам вести статистику по каждому сотруднику: какие места бронировались, были ли они фактически заняты или бронь отменилась. Таким образом, мы имеем полное представление о том, как используется офисное пространство.
— Когда вы пришли в «Самолет», какая задача была перед вами поставлена?
— Когда я присоединился к компании в конце 2024 года, сначала нужно было провести аудит и верификацию административно-хозяйственной функции, выявить дублирования, затем оптимизировать все процессы, сделать их сквозными и максимально централизованными. В результате мы присоединились к проекту «Объединенный центр обслуживания» (ОЦО) для всех подразделений и компаний группы, который охватывал и финансы, и кадры, и другие направления, поддерживающие бизнес. Значительные шаги в этом направлении были сделаны еще до моего прихода в «Самолет». На сегодняшний день пройдено около 20% пути. Мы завершили централизацию обеспечения спецодеждой и средствами индивидуальной защиты, активно дорабатываем централизацию документо-оборота, включая бухгалтерский документооборот, такой как оплата счетов и заключение договоров. Добились значительных результатов в области тревел поддержки и логистики. Следующий этап — централизация материально- технического обеспечения и технической эксплуатации, включая клининг и мелкий ремонт. Все это планируется завершить в 2025 году.
— У вас большая команда?
— На сегодняшний день, с учетом представителей подрядчиков на местах, команда составляет около 50 человек. Такое количество сотрудников для нас оптимально, поскольку все непрофильные функции переданы на аутсорсинг и аутстаффинг. Например, в штате нет специалистов по документообороту — эта функция полностью передана на аутсорсинг. А документооборот в компании значительный и в основном связан со взаимодействием с клиентами, которые покупают у «Самолета» квартиры. В соответствии с законодательством мы обязаны поддерживать с ними письменное взаимодействие по таким документам, как уведомления об окончании строительства, дата начала выдачи ключей, и другим изменениям. Компания уже начала переход к электронным формам документов, но физические документы все еще преобладают. Если мы заключили бумажный договор купли-продажи, то и дальнейшая коммуникация должна происходить в письменном виде. Если заключили электронный договор, то последующее взаимодействие переходит в электронный формат. Но «Самолет» движется к максимальному внедрению электронного документооборота во всех процессах. Это экономит время как для клиентов, так и для нас, уменьшает вред окружающей среде, позволяет сократить расходы, связанные с данным процес-сом.
Еще один пример эффективного выведения поддерживающих функций на аутсорсинг — в компании нет собственного автопарка. У нас работают современ-ные и прогрессивные бизнес-лидеры, большинство из которых не видят необходимости в персональных водителях и корпоративных автомобилях. Некоторые пользуются личным транспортом, другие предпочитают обществен-ный, а кто-то приезжает на работу на самокате или приходит пешком. Поэтому необходимость в персональном водителе для нас становится архаизмом.
Политика группы «Самолет» по предоставлению автотранспорта довольно проста: мы работаем с одним из популярных сервисов. Сотрудники активно пользуются такси или каршерингом через его приложение, а в случаях, когда нужно перевезти инженера с инструментами, мы вызываем тариф «Грузовой». Если топ-менеджеру необходимо поехать на встречу на приличном автомобиле, его помощник заказывает машину в тарифе «Бизнес». Это очень удобно, так как мы не занимаемся обслуживанием автомобилей и не беспокоимся об их состоянии.
— Как справляетесь с региональными проектами, учитывая масштаб присутствия компании?
— На данный момент «Самолет» работает в 18 регионах и имеет более 120 проектов. К сожалению, в нашей стране нет крупных федеральных провайдеров, которые могли бы оказывать поддержку всем нашим офисам. Конечно, необхо-димо диверсифицировать риски, но с точки зрения большой компании, которая стремится сохранить единый бренд и корпоративную культуру, аутсорсинг услуг обслуживания и эксплуатации офисов через одного подрядчика более эффек-тивен. В настоящее время этот вопрос остается открытым. Поэтому мы решаем все вопросы самостоятельно и в порядке их поступления.
— Какой персонал вашей сферы деятельности обязательно должен находиться в штате?
— В штате обязательно должны быть менеджеры, представляющие интересы компании в различных направлениях хозяйственной деятельности. Полностью передавать управление такими функциями, как клининг, на аутсорсинг — не совсем правильное решение. Даже если наемный менеджер будет добросовестно следить за процессами, в случае спорной ситуации он будет отстаивать интересы того работодателя, который ему платит. Наш собственный менеджер, следящий за техническими и хозяйственными аспектами офиса, всегда будет представлять интересы группы «Самолет» и требовать исполнения договорных обязательств в пользу нашей компании.
В моей команде нет сотрудников, занимающихся рутинной или физической работой, но есть менеджеры, которые контролируют работу подрядчиков, выполняющих такие работы. Наши менеджеры обладают полномочиями предъявлять поставщикам претензии от имени группы «Самолет» в случае некачественного выполнения услуг.
К примеру, сотрудники компании самостоятельно оформляют командировки в специальной онлайн-системе, которую предоставил партнер. Это удобный и современный инструмент для управления командировками. Однако в команде есть менеджер, отвечающий за взаимодействием с подрядчиком, предоста-вившим нам эту систему. Несмотря на автоматизацию процесса, специалист «Самолета» контролирует счета и решает административные вопросы.
— Как вы смотрите на будущее удаленной работы?
— Я не могу точно сказать, куда мы движемся. Но точно понимаю, что эффек-тивность работы из дома может падать, если неправильно организованы процессы. Это, в свою очередь, является результатом недостаточной подготовки менеджмента. Руководство должно корректно ставить задачи, разъяснять ожидания и контролировать сроки выполнения.
Что касается меня, то я придерживаюсь довольно простой системы контроля: ставлю ясные задачи с четкими сроками исполнения. Если сотрудник выполняет их в установленный срок, значит, он молодец и может продолжать наслаждаться работой на даче.
— Какие технологии вас вдохновляют и планируете ли что-то из них внедрять в будущем?
— У нас есть программа на 2025-й и последующие годы, где мы планируем более активно интегрировать искусственный интеллект (ИИ) в процессы. Это поможет автоматизировать многие функции, повысить общую эффективность работы, а также улучшить управление офисным пространством и взаимодействие между сотрудниками. На данный момент применение ИИ в административно-хозяйственной сфере идет не так активно, но я твердо верю, что его исполь-зование может значительно улучшить многие процессы.
Например, ИИ умеет анализировать работу в области обработки счетов. Он способен выявлять типовые документы, не требующие дополнительного согласования. К примеру, платежи по аренде, согласно договору, можно сразу оплачивать, так как есть график платежей. ИИ мог бы верифицировать такие документы, освобождая сотрудников от рутинных задач.
Кроме того, ИИ может заняться приоритизацией платежей, следя за кредитными лимитами по контрагентам и сигнализируя, если они начинают достигать максимально допустимого значения. Это важно, поскольку существуют срочные платежи, и отслеживание такой информации необходимо для бесперебойной работы бизнеса.
Я также уверен, что ИИ сможет эффективно управлять запасами, включая контроль остатков на складах. При этом система должна не просто заниматься статистикой потребления, а прогнозировать объемы необходимых запасов на основе фиксированных норм, определять, сколько продуктов (например, воды или канцелярии) нужно заказать. Если ИИ научится у нас анализировать, прогнозировать спрос и предлагать более выгодные товары, это станет значительным преимуществом.
Мы активно движемся в направлении внедрения искусственного интеллекта в работу. «Самолет» ставит перед собой цель не только занять лидирующие позиции на рынке девелопмента, но и стать самой высокотехнологичной компанией в отрасли. И я уверен, что внедрение современных технологий, включая искусственный интеллект, будет играть ключевую роль в нашей стратегии.
— Заботится ли «Самолет» об экологичности офиса и здоровье сотрудников?
— В офисе изначально было правильно спроектировано вентиляционное оборудование. Это помогает поддерживать везде одинаковую температуру и достаточный уровень воздуха для всех зон. У нас нет проблем с тем, что кому-то холод но, а кому-то жарко. Но если сотруднику станет некомфортно, он может пересесть на любое другое свободное место.
В головном офисе есть робот-озонатор, который каждую ночь очищает и обеззараживает воздух в помещении. Ночью он автоматически движется по полу, фильтрует воздух и подготавливает пространство к рабочему дню. Робот подключен к системе управления вентиляцией и кондиционированием. Когда он завершает работу, включается система проветривания.
«Самолет» активно внедряет принципы устойчивого развития. У нас везде реализован раздельный сбор мусора. Компания практически полностью отказалась от пластиковых бутылок и одноразовых стаканчиков. В офисе есть места для утилизации батареек и блоков электронных сигарет. Мы не пропагандируем курение, но понимаем, что некоторые сотрудники все же пользуются такими устройствами, и важно утилизировать их правильно. В корпоративном магазине мерча продаются брендированные товары, включая одежду и кроксы, произведенные из переработанных материалов.
«Самолет» запустил проект «Ноль бумаги». Компания поддерживает и продвигает идею, что все необходимые материалы должны быть в электронном виде. Например, на столах сотрудников вы не найдете стандартных ежедневников и большого количества канцелярии, мы также убрали бумажные флипчарты и заменили их на белые доски для записи.
В офисе установлен жесткий контроль за печатью документов. Доступ к принтерам имеют только сотрудники, которым это действительно нужно. По умолчанию используется двусторонняя печать, что значительно сокращает расход бумаги.
Проект «Ноль бумаги» реализован на 30%, но это только начало. Мы стремимся создать удобное и экологически чистое пространство, сочетая технологические новшества с ежедневными потребностями наших сотрудников.
— В чем вы видите цель проекта «Ноль бумаги»? Это дань зеленой моде или экономия ресурсов?
— Наша основная цель — рациональные траты и забота о завтрашнем дне. Компания не стремится к экономии любой ценой; мы сосредоточены на том, чтобы не тратить средства на ненужные вещи. Если сотрудникам что-то действительно необходимо для бизнес- процессов, это приобретается, но мы делаем это разумно, принимая во внимание наше влияние на климат и экологию.
— Ваша компания представляет бизнес, который создает объекты жилой недвижимости, планируете ли строительство собственного дома группы «Самолет»?
— Разговор об этом ведется уже несколько лет, и, вероятно, в ближайшем будущем мы к нему вернемся. Безусловно, как застройщик, «Самолет» может построить офис для себя, однако это не наш основной бизнес, для этих целей существуют профильные организации. Поскольку рост компании неизбежен, мы понимаем, что рано или поздно нам придется серьезно задуматься об этом. Решения в компании принимаются оперативно: у нас минимальное количество бюрократии: встретились, обсудили, поспорили, сделали выводы и приступили к реализации. Так что если проект будет утвержден, то мы его построим быстро.
*По данным Единого ресурса застройщиков на 01.03.2025
Беседовала Виктория Тот
Фото предоставлены группой «Самолет»
