В каких случаях перед компаниями встает вопрос доставки сотрудников до работы? Когда существует большая удаленность от метро либо пеший путь до офиса сложен и не удобен, когда наличие общественного транспорта ограничено либо вообще отсутствует, когда предполагается длительное время ожидания: например, до офиса идет только трамвай, и если он застрянет на путях, то сотрудники не успеют вовремя на работу. При таких условиях многие организации, даже те, которые базируются в центре Москвы, организовывают доставку сотрудников до офисов корпоративным автотранспортом.
В районе Крылатское, одном из самых живописных мест Москвы, расположено много бизнес-центров. Они современны и комфортны, однако до некоторых из них добраться не всегда просто. Так, до БЦ «Гольф-Клуб», обосновавшегося в настоящем гольф-клубе на Островной улице, общественный транспорт ходит очень редко и притом только до ворот. А гольф-клуб — это огромная территория, и бизнес-центр находится на приличном расстоянии от входа. Зимой в мороз, осенью в дождь идти до него не очень комфортно. Поэтому перед каждым арендатором этого бизнес-центра или подобного, где арендодатель не позаботился о доставке своих клиентов самостоятельно, непременно встает вопрос о корпоративном транспорте.
По мнению специалистов, еще на уровне заключения договора аренды можно решить, на какие средства организовать корпоративную маршрутку, попросив скидку при согласовании арендной платы, мотивируя это тем, что сэкономленные деньги будут потрачены на корпоративный транспорт. Большинство арендодателей охотно идут на подобные уступки.
Именно так и сделала Алена Кулаченкова, директор по административным вопросам «Совкомбанка», ранее руководившая административным отделом компании «МигКредит», которая и по сей день снимает офис в БЦ «Гольф-Клуб»: «Несмотря на то что арендодатель предложил нашей компании очень хорошую арендную ставку, я все же выпросила у него специальную скидку на корпоративный транспорт. Мы закрепили оговоренную сумму аренды на год, а затем пролонгировали ее на второй. Конечно, на третий год нам аренду немного подняли, но в пределах разумного».
Однако прежде чем договариваться с владельцем офиса о скидке на организацию корпоративного транспорта, хорошо бы заранее посчитать бюджет на данные цели, предупреждает директор по административным вопросам «Совкомбанка». Сделать это возможно только после того, как будут определены маршруты, расписание, количество сотрудников, планирующих добираться подобным транспортом, число водителей и требования к микроавтобусам. Алена Кулаченкова рекомендует коллегам тщательно изучить все эти параметры: «Я лично ездила и выверяла маршруты: здесь слишком много светофоров, по этой дороге в мороз поездка займет больше времени, здесь придется простоять в пробке. В итоге был составлен график, по которому микроавтобус должен забирать сотрудников от метро «Молодежная», через 15 минут быть уже у офиса, а затем возвращаться к метро. Таким образом, каждый последующий маршрут он начинает через полчаса. Разработав такую схему, мы еще до переезда в новый офис предложили сотрудникам разбиться на группы в соответствии с тем, кто в какую получасовку будет готов отъезжать от метро. Это помогло нам избежать как переполненности транспорта, так и пустых поездок. В дальнейшем в часы пик мы запустили еще одну маршрутку, микроавтобусы стали ходить в это время каждые 15 минут. Плюс ко всему я наладила связи с другими арендаторами в этом бизнес-центре, у которых был свой корпоративный транспорт. Я предлагала им воспользоваться нашим корпоративным транспортом (но не в часы пик), а взамен просила, чтобы они также брали наших сотрудников и визитеров».
Компания Tablogix, два года назад арендовавшая офис в данном бизнес-центре, также столкнулась с вопросом доставки своих сотрудников от метро. Как рассказала нашему журналу Евгения Каймакова, координатор по закупкам, о том, каким образом сотрудники будут добираться до работы, они задумались сразу, как только решили переехать в новый офис: «Основным был вопрос: от какой станции метро лучше организовать корпоративный транспорт? Сначала мы решили, что запустим корпоративный автобус от «Полежаевской». Во-первых, эта станция расположена относительно недалеко от бизнес-центра, во-вторых, она удобна для большинства сотрудников, в-третьих, на данном маршруте редко встречаются пробки. Однако, чтобы убедиться в правильности выбора, мы провели анкетирование. Голоса сотрудников разделились: 50% проголосовали за «Полежаевскую», 50% — за «Молодежную». Также анкетирование показало, какое расписание движения транспорта нам требуется. У нас в компании плавающий рабочий график с условием, что люди должны в обязательном порядке находиться на рабочем месте с 11:00 до 16:00. В соответствии со своим временем прихода на работу каждый указал наиболее удобное для него время отправления маршрутки. Таким образом, исследование подтвердило, что нам необходим автобус на 15—18 мест, который будет курсировать от «Полежаевской». При этом доставку от метро «Молодежная» мы организовали, договорившись с нашими соседями по бизнес-центру. Наши сотрудники могли пользоваться их транспортом при условии, что работники соседских компаний в случае необходимости пользовались бы нашим.
Свой автотранспорт или аутсорсинг
Организация доставки сотрудников — непростое дело и доверять его следует только проверенным людям. Тем не менее эксперты настойчиво рекомендуют не покупать микроавтобусы, не брать в свой штат водителей, а отдать решение этой задачи на аутсорсинг. Затраты на водителей, содержание машин, подменный автотранспорт в случае, если машина вдруг вышла из строя или с водителем что-то случилось, колоссально удорожают корпоративную доставку, она точно того не стоит. При аутсорсинге данной услуги компания может точно так же контролировать процесс доставки сотрудников, как если бы этим занимались ее штатные водители. Это реальная экономия денег компании минус ответственность за то, что водитель, например, не прошел медосмотр, это отсутствие забот об ОСАГО, КАСКО, ремонтах, бензине и прочих вещах. Кроме того, в договоре сразу можно прописать, что в случае если машина сломалась, в течение определенного времени транспортная компания обязана прислать подменную машину. «Зимой я требовала, чтобы подменная машина подавалась не более чем через 20 минут после поломки, иначе компания рискует получить группу сотрудников в состоянии бешеной агрессии. В общей сложности у нас было четыре ситуации, когда ломались машины: лопались шины, глох двигатель и прочее. Все это случалось в самые страшные морозы. Когда произошел первый инцидент, на меня как на ответственного сотрудника вылилось столько негатива, что даже сложно это вообразить. Каждый посчитал своим долгом позвонить и высказать мне свое «фи», как будто это я пошла и гвоздиком проколола шину. Но это научило меня, как вести себя в подобной ситуации. После следующего происшествия я всем отправила сообщение о том, что мы предпринимаем определенные меры, и в случае повторения подобных ситуаций, ожидание подменной машины составить не более 20 минут. В такие сложные моменты людям нужна уверенность, больше всего раздражает безнадежность: «Я стою и жду, чего я жду? Приедет машина или нет? Может, лучше попутку поймать», — поделилась Алена Кулаченкова.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.