руководитель административно-хозяйственной службы Coldy Group
Всем известно — театр начинается с вешалки. Также можно сказать, что офис начинается с зоны встречи посетителей, которую мы часто называем ресепшеном, что означает «прием, принятие». Это обуславливает определенное значение, которое придается данной зоне, а именно: произвести благоприятное впечатление и расположить к себе, создать максимальное удобство и комфорт.
Планировка места встречи гостей
Планируя новый офис или производя реконструкцию в уже имеющемся, не следует забывать о функциональности данной зоны. Гости компании должны интуитивно понимать, к кому обратиться, чтобы сообщить о своем приходе, и чувствовать себя комфортно в период ожидания, а для сотрудников должны быть созданы удобные проходы в зоны их рабочих мест. Также стоит разделить ресепшен на группы, в которых необходимо предусмотреть место встречи (стойку ресепшена), гостевой гардероб, мягкую зону ожидания и часто многими забываемый гостевой санузел.
Группой встречи, как правило, является визуально видимая от входа стойка для секретарей, которые первыми приветствуют гостей и управляют потоками их движения. Стойка должна быть достаточно просторная для удобного подхода, если одновременно приходят несколько человек. Если в компании нет отдельного mail-room и секретари ресепшена работают с потоками документов, то стоит подумать о том, чтобы сделать стойку закрытой (высокой) и глубокой — это позволит скрыть от гостей внутреннюю информацию и организовать систему перемещения документов, находящихся в работе (полученные, для регистрации, на отправку и прочие).
Если вам требуется организовать место для хранения корреспонденции или документации подразделений компании, то можно сделать небольшой стеллаж с ячейками, поименованными названиями подразделений, и расположить его так, чтобы к нему был удобный подход сотрудников, однако при этом он должен оставаться вне зоны доступа и видимости внутреннего содержания для посетителей. Не стоит также забывать и про дополнительные места хранения, например, полученных объемных курьерских бандеролей или папок с подшивками документов. Как правило, для подобных вещей за стойкой или сбоку от нее (в зависимости от планировочного решения помещения) размещают невысокие шкафы с раздвижными дверцами. В эти же шкафы порой удается спрятать небольшие принтеры или МФУ, тем самым не загромождая пространство оргтехникой.
Мягкую зону ожидания стоит расположить в хорошо видимой части ресепшена. Порой случается, что мы или наши коллеги в сумасшедшем ритме работы забываем о приходе посетителей. Поэтому секретари должны видеть ожидающих гостей, чтобы в случае необходимости напомнить о прибывших.
Обустраивая мягкую зону, тщательно выбирайте обивку мебели, особенно если решите остановиться на ткани. Смотрите на износостойкость, наличие обработки специальными пятноотталкивающими составами. Поставив светлые тканевые кресла или диваны, будьте готовы к постоянной химчистке. Если остановите свой выбор на коже, то не забудьте включить в договор с клинингом пункт по уходу и специальной регулярной обработке этой мебели.
В идеальном офисе рядом с мягкой зоной ожидания располагаются гардеробная для верхней одежды и гостевой санузел.
В целом, планируя офис, старайтесь предусмотреть возможность развести потоки сотрудников и гостей. Наиболее распространенный прием для этого — выделенная зона переговорных комнат, расположенная недалеко от ресепшена. Тем самым соблюдается определенная конфиденциальность, да и гостей не придется водить длинными «тропами» сквозь дебри коридоров или все больше завоевывающих офисы открытых планировок.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.