Компании упрощают работу — это одна из реакций на состояние сотрудников, перегруженных задачами, организационной сложностью, информационной нагрузкой и круглосуточной рабочей средой.
Семеро из десяти опрошенных руководителей оценили необходимость упрощения работы как «важную проблему», причем более 25% назвали ее «очень важной».
Дизайн-мышление, редизайн работы и замена технологий ста-я важными элементами программ для бизнес-лидеров, стремящихся упростить методы и систему работы. Перегруженный сотрудник, по мнению экспертов компании Deloitte, — болезнь, которая поражает организации быстрее и сильнее.
За один день мир обменивается более 100 млрд писем, но по статистике только одно из семи писем является критически важным. Сотрудник тратит более четверти рабочего дня на чтение и ответы на электронные письма. Человек проверяет свой мобильный телефон более 150 раз в день. 40% работников считают невозможным преуспевать на работе, хорошо зарабатывать и иметь при этом достаточно времени, чтобы внести свой вклад в семью и общество.
Есть много причин для перегрузки на работе, но одной из самых важных является сложность методов работы, бизнес-процессов. В этом году 74% всех респондентов (в том числе в небольших компаниях) оценили условия своей работы как «сложные» или «очень сложные».
Существует пять основных драйверов этой неблагоприятной тенденции.
Всепроникающие технологии и возможности подключения. Жизнь, семья и работа смешиваются, поскольку наши мобильные устройства обеспечивают постоянный доступ к рабочей информации. По своей природе люди становятся зависимыми от этого порочного круга. Поэтому необходимы инструменты фильтрации и сортировки информации, возможность поставить ограничители, чтобы не чувствовать себя на работе 24 часа в сутки.
Сложность технологии. Новые технологические возможности появляются быстрее, чем большинство людей могут научиться их использовать. Но все возрастающее внимание к технологии ради технологии все же подходит к концу: простейшие продукты теперь используются все более и более широко. Покупатели программного обеспечения сегодня хотят системы с меньшим количеством функций и меньшей сложностью.
Глобализация. Большинство компаний, даже малые предприятия, имеют клиентов, партнеров и поставщиков по всему миру. Проекты, конференц-звонки, встречи и электронные письма происходят в любое время дня и ночи.
Возросшие административные требования. Работники во всем мире сталкиваются с растущими административными корпоративными требованиями. Deloitte Australia обнаружила, что один из одиннадцати человек в Австралии работает в роли комплаенса, что больше, чем занято во всей горнодобывающей промышленности страны. Один из руководителей банковской структуры отметил, что его расходы на соблюдение административных правил в течение последних трех лет составили 265 млн долларов, частично из-за необходимости формировать отчеты (3150 общим количеством 80 тыс. страниц).
Чрезмерно сложные бизнес-процессы и системы. Бизнес и его процессы стали слишком сложными. Так, компания Adobe обнаружила, что процесс управления производительностью настолько сложен, что для его завершения требуется почти 1,8 млн человеко-часов в год. А другой крупный производитель сообщил, что для создания одного из его основных продуктов требуется соблюдение и решение более 4000 различных задач, правил, процессов и процедур.
К счастью, грядут перемены. Целые отрасли наполняются динамичными технологическими и дизайнерскими инновациями, направленными на упрощение нашего образа жизни. Думать, что эта тенденция не произойдет на рабочем месте, вероятно, неправильно. Поэтому для многих компаний пришло время переосмыслить базовую модель того, как выполняется работа. И важно сделать это до того момента, как это произойдет у конкурентов.
Как можно упростить работу, сделав системы простыми в использовании?
Некоторые работы должны просто уйти в корзину, как множество непрочитанных, ненужных писем. В настоящее время многие компании уже создают необходимые упрощения рабочей среды, сокращения рабочей нагрузки, исключения ненужных шагов и разрабатывают простые приложения, которые не требуют большой подготовки или времени для использования. Исследование Deloitte показало, что 10% компаний уже имеют программы по упрощению методов работы, а 44% планируют создать такие программы, что указывает на то, что чуть более пяти из десяти организаций непосредственно пытаются решить данную проблему.
Признавая тот факт, что мы не можем замедлить распространение технологий, компании внедряют практику остановки работы электронной почты по выходным и даже наказывают людей за отправку электронной почты во время отпуска. Coca-Cola, например, недавно отключила голосовую почту, чтобы «упростить способ работы и повысить производительность». 12 руководителей крупных компаний просят смоделировать поведение людей, которое поможет им замедлиться. Google опубликовал манифест о «девяти правилах электронной почты», чтобы помочь внутренним командам оставаться продуктивными.
Некоторые компании начинают относиться к time capital с той же серьезностью, что и к финансовому капиталу. Один из подходов заключается в том, чтобы сократить кажущиеся бесконечными раунды заседаний и конференц-звонков. Это служит двойной цели: повышению эффективности и созданию более спокойной, расслабленной среды, где сотрудники могут действительно думать.
Недавние психологические исследования показывают, что многозадачность может изменять структуру нашего мозга, стирая серое вещество, которое является частью мозга, обрабатывающей информацию.
Упрощение может быть одним из наиболее важных, но, к сожалению, недостаточно активно используемых инструментов в арсенале организации. Гибкие условия труда и расширенная политика льгот также снижают стресс работников и, кроме того, создают рабочие условия, способствующие более расслабленному взаимодействию между людьми. Также исследование показывает, что люди более продуктивны, расслаблены и вовлечены, когда они лично взаимодействуют со своими коллегами.
Рационализация может заключаться как в упрощении рабочей среды, так и в упрощении самой работы, снижении административной нагрузки. Компании могут «упрощать», не будучи «упрощенными», и в результате вся организация сможет извлечь выгоду.
Уроки с передовой
Компания GE за последние нескольких лет, переосмыслив себя, сделала стратегический акцент на упрощении. Она создает сложные продукты, однако все чаще сотрудники и клиенты стали замечать, что и сама компания стала слишком сложной: получение нужных результатов клиентами замедлилось по мере того, как процессы становились все более обременительными. Стало ясно, что необходим более гибкий, предпринимательский подход. Под руководством Джеффа Иммельта, генерального директора, упрощение стало неотъемлемой частью стратегии GE, охватывающей бережливое управление, скорость и конкурентоспособность, коммерческую интенсивность и цифровые возможности. Упрощение представляет собой как культурную, так и структурную трансформацию компании.
Во-первых, GE просит всех своих лидеров внедрить бережливое управление: удалить ненужные слои, увеличить диапазон контроля, при этом сократить количество проверок и утверждений, необходимых для выполнения задач. Везде, где есть сложность и дублирование, создаются общие службы. Компания также упрощает работу, внедряя новые цифровые технологии, которые делают сотрудников более продуктивными, где это возможно.
Во-вторых, GE разработала целостную программу под названием FastWorks, которая также основана на методологии бережливого запуска и предполагает новый способ работы, который начинается с усиленного внимания и понимания потребностей клиентов. Экспериментирование и быстрая итерация для создания решений, которые добавляют ценность или создают ценность, являются отличительными чертами этого подхода. FastWorks используется во всех структурах GE, чтобы помочь командам двигаться быстрее, приблизить GE к клиентам и поддерживать высокий уровень участия клиентов в жизненном цикле продукта.
В-третьих, GE внедряет набор менталитетов, убеждений и поведенческих изменений, чтобы помочь лидерам и сотрудникам снизить сложность и создать новую культуру в GE. Культура упрощения воплощается в жизнь через набор новых «убеждений GE», которые ориентированы на предоставление клиентам быстрых и лучших решений.
Убеждения GE, созданные с помощью процесса краудсорсинга:
• Клиенты определяют наш успех.
• Оставайся худым, чтобы ехать быстро.
• Учись и адаптируйся к победе.
• Поддерживайте и вдохновляйте друг друга.
• Установите приложение на смартфон и работайте офлайн.
• Установите переводчик.
Автор: Дмитрий Еремеев
2019
