Американская технологическая компания Cisco предлагает изменить привычную последовательность реконструкции офиса. Сначала определить, как сотрудники будут работать, проводить встречи и пользоваться цифровыми сервисами, и только затем проектировать помещения, выбирать мебель и оборудование. Такой подход компания применила более чем в 30 капитальных проектах в разных странах.
Сначала рабочие сценарии
Во многих проектах ИТ-инфраструктуру подробно прорабатывают после утверждения планировки. Тогда может выясниться, что для переговорных не хватает каналов связи, кабельные трассы расположены неудобно, а системы бронирования, навигации и датчики плохо соответствуют устройству офиса.
Эксперты Cisco предлагают до начала проектирования определить:
— сколько сотрудников одновременно находится в офисе;
— какие встречи проходят очно, дистанционно и в гибридном формате;
— какие помещения и цифровые сервисы нужны разным группам пользователей;
— какие данные необходимы для эксплуатации здания;
— какие системы должны взаимодействовать между собой;
— какие требования предъявляются к сети и информационной безопасности.
После этого можно рассчитывать количество переговорных, размеры рабочих зон, расположение технических помещений и состав оборудования.
Сеть как часть архитектуры
В офисе Cisco Penn One в Нью-Йорке сеть связала датчики, освещение, отопление, вентиляцию, кондиционирование, навигацию и оборудование для совместной работы.
По данным компании, системы собирают информацию о загрузке помещений, температуре, качестве воздуха и состоянии оборудования. Cisco также сообщает, что проект позволил снизить расходы на энергию на 36% и избежать затрат примерно на 360 тыс. долларов.
Эти показатели приводит сама компания. Независимое подтверждение результатов в публикации не представлено.
За пять лет Cisco распространила этот подход более чем на 30 проектов, включая офисы в Атланте, Париже, Милане и Лондоне, а также кампус в Бангалоре.
Планировку можно уточнять по данным
На кампусе в Бангалоре специалисты Cisco используют данные от оборудования видеосвязи, точек Wi-Fi и датчиков присутствия, чтобы оценивать загрузку переговорных.
Так можно понять, каких помещений не хватает: небольших комнат для двух-трех человек, переговорных для команд или крупных залов. Эти данные позволяют корректировать планировку на основе фактического использования офиса.
Информация о посещаемости также помогает управлять инженерными системами. Отопление, охлаждение и вентиляцию можно включать с учетом реальной загрузки этажей.
Cisco оценила потенциальную экономию энергии на кампусе в Бангалоре в 5,5%, или около 300 тыс. долларов в год. Речь идет об оценке возможного эффекта при полном внедрении решения.
Кто должен участвовать в проекте
Представители Cisco считают, что требования к офису должны совместно определять подразделения, отвечающие за недвижимость и эксплуатацию, ИТ-служба и HR.
К проекту также могут подключаться закупки, служба безопасности и проектировщики. Их участие требуется до утверждения основных решений, а не после завершения планировки.
ИТ-служба определяет требования к сети, интеграциям, данным и безопасности. Офисная команда отвечает за помещения и эксплуатацию. HR помогает сформулировать, зачем сотрудники приезжают в офис и какие форматы работы необходимо поддержать.
Без такого взаимодействия технологии могут лишь автоматизировать неудобное пространство.
Что нужно согласовать заранее
До утверждения проекта стоит определить:
— стандарты видеоконференцсвязи;
— требования к системам бронирования и навигации;
— размещение точек доступа, датчиков и оборудования переговорных;
— состав кабельной инфраструктуры;
— интеграции с календарями, контролем доступа и инженерными системами;
— правила хранения и использования данных;
— условия лицензирования, технической поддержки и обновления программного обеспечения;
— ответственность поставщиков за монтаж, настройку и дальнейшее обслуживание.
Эти решения влияют не только на ИТ-раздел. От них зависят электроснабжение, площади технических помещений, сроки закупок и стоимость эксплуатации.
Технологии меняют порядок закупок
Если цифровая инфраструктура становится частью архитектуры офиса, спецификации оборудования нельзя оставлять на финальный этап.
Проектной команде придется заранее согласовывать совместимость систем, требования к поставщикам и границы их ответственности. Иначе строительные работы могут быть завершены раньше, чем заработают видеосвязь, бронирование переговорных и другие сервисы.
Особенно важно определить, кто отвечает за сеть, кабельную инфраструктуру, программные интеграции, монтаж и устранение сбоев после запуска.
Данные должны приводить к решениям
Специалисты Cisco также используют офисные данные для поиска неисправностей и возможностей экономии.
На кампусе Research Triangle Park в Северной Каролине компания анализирует данные более чем от 1300 единиц инженерного оборудования. По информации Cisco, за первые четыре месяца пилотного проекта были выявлены возможности ежегодной экономии более 185 тыс. долларов.
Тот же подход можно применять к клинингу, корпоративному питанию и техническому обслуживанию: планировать услуги с учетом фактической и прогнозируемой загрузки здания.
При этом важно заранее определить, кто будет анализировать данные и принимать решения. Без владельца процесса цифровая инфраструктура рискует остаться набором датчиков и панелей мониторинга.
Источник: корпоративный блог Cisco
