Совсем недавно основным форматом гибких рабочих пространств в России были коворкинги, где каждый мог арендовать рабочее место для себя и команды. Сегодня на рынке доминирует корпоративный формат — сервисные офисы, которые для многих компаний заменяют собственный офис или дополняют его.
При этом немалая часть бизнеса все еще считает их коворкингами, стереотипно представляя те самые офисы из популярного сериала «Не сработало» — огромные опенспейсы с теннисными столами и бесконечными вечеринками. Разберем три главных мифа о сервисных офисах и почему они уже давно не соответствуют действительности.
МИФ № 1: СЕРВИСНЫЙ ОФИС — ЭТО НЕ ДЛЯ КОРПОРАТИВНОГО БИЗНЕСА
У представлений корпоративного бизнеса о сервисных офисах как пространствах для небольших команд или стартапов, где сотрудники из разных компаний работают за соседними столами, есть свои корни. В 2019–2020 годах, когда на этом рынке преобладали коворкинги, консультанты так описывали структуру спроса: фрилансеры, небольшие растущие бизнесы, компании, которые ищут варианты для размещения на время ремонта или для организации работы временных проектных команд.
За последние годы ситуация кардинально изменилась: сервисные офисы как готовые решения все чаще выбирает крупный бизнес, который сегодня обеспечивает порядка 70% сделок в сегменте. В лидерах — финтех, ретейл, ИТ, девелопмент, фарма. Для компаний это возможность ускорить запуск нового или дополнительного офиса, снизить капитальные затраты и минимизировать вовлечение в операционное управление пространством. Арендуемые площади даже начали использовать для размещения штаб-квартир: например, один из наших резидентов — «Технологии доверия» — расположил свой центральный офис в Multispace Dinamo.
У крупных клиентов — свои потребности и задачи, и операторы гибких пространств максимально их учитывают при формировании новых предложений. Современные сервисные офисы предлагают все самое актуальное на рынке: офисные блоки с закрытым контуром, возможности адаптации пространств под различные сценарии и форматы работы, продуманную инженерию, передовые решения в сфере безопасности и ИТ. И за всем этим — цифровые инструменты анализа эффективности использования пространств, а также прозрачная операционная экономика.
МИФ № 2: СЕРВИСНЫЙ ОФИС — ЭТО ПОТЕРЯ КОНТРОЛЯ
Еще одно распространенное мнение связано с тем, что при переезде в сервисный офис компания утрачивает контроль над внутренними процессами — организацией пространства, качеством сервисов, безопасностью, IT-инфраструктурой и др. Мол, все отдается оператору, подстраивается под «навязанные» правила и стандарты, кто-то беспокоится о размытии идентичности бренда и влиянии такого офиса на корпоративную культуру.
Что происходит на самом деле? Любой профессиональный оператор сервисного офиса работает по SLA-принципам. Все параметры обслуживания — от регламентов управления доступом до скорости реагирования на заявки — прописываются в правилах функционирования пространства и в договоре. И даже в этом случае набор сервисов и порядок их предоставления могут дополнительно меняться, чтобы лучше соответствовать внутренним политикам резидента. Например, в Multispace мы гибко подходим к запросам: если генеральная уборка по регламенту предусмотрена вечером, но арендатор хочет, чтобы она происходила утром (так как некоторые сотрудники работают допоздна), то мы корректируем график уборки. Брендинг также не является проблемой: свои объекты мы создаем универсальными, предполагая внедрение фирменного стиля резидентов в части цветовых решений, навигации, оформления входных групп, переговорных и т. д. По сути, сегодня любая операционная политика сервисного офиса может быть адаптирована под потребности клиента.
Для обеспечения наилучшего сервиса операторы также используют различные инструменты для сбора обратной связи. В Multispace мы регулярно проводим NPS-опросы, инициируем различные изменения и улучшения. Сервисный оператор потому и сервисный, что всегда старается быть для своего клиента лучшим.
МИФ № 3: СЕРВИСНЫЙ ОФИС — ЭТО ОЧЕНЬ ДОРОГО
При первом взгляде на ставку аренды в сервисном офисе потенциальный арендатор, как правило, сильно удивляется: при пересчете на квадратный метр цифра выглядит значительно выше, чем в классическом сегменте. Однако на самом деле экономия при выборе гибкого рабочего пространства может составлять до 40% в год.
Чтобы понять, за счет чего это происходит, рассмотрим следующий сценарий: компании нужен офис класса А в центре Москвы на 150 рабочих мест. В классической аренде ей понадобится 1680 кв. м площади (из расчета 10 кв. м на одно рабочее место плюс коэффициент потерь около 12%). А если компания выберет сервисный офис, то ей понадобится 1050 кв. м (из расчета 7 кв. м на одно рабочее место).
Означает ли меньшая площадь то, что сотрудники в гибком офисе будут находиться в более стесненных условиях? Нет, ведь в основе формата сервисных офисов — эффективность, и достигается она за счет целого ряда факторов: грамотного подбора здания, продуманного зонирования, увеличенной мощности инженерных систем — прежде всего вентиляции и кондиционирования. Все это позволяет обеспечивать более плотную рассадку, но без потерь в качестве пространства и комфорте сотрудников.
ЭКОНОМИЯ ПРИ ВЫБОРЕ ГИБКОГО РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА МОЖЕТ СОСТАВЛЯТЬ ДО 40% В ГОД
Что еще может не учитывать арендатор:
- Капитальные затраты. Компании, выбирающие офис с «чужой» отделкой — то есть после выезда другого арендатора или выполненной по базовому пакету от застройщика, — всегда адаптируют его под себя. В первом случае стоимость дополнительных работ может доходить до 80 тыс. рублей за кв. м: косметический ремонт, корректировка архитектурно-планировочных решений, модернизация инженерных систем и т. д. В случае с новой типовой отделкой минимальная доработка инфраструктуры и закупка мебели составят около 30 тыс. рублей за кв. м. В сервисном офисе таких расходов нет: компания получает пространство, полностью готовое к использованию.
- Операционные расходы. Коммунальные платежи, техобслуживание, клининг, расходные материалы, сопровождение работы кофе-пойнтов, озеленение, страхование, налог на имущество, работа профильного персонала — при классической аренде компания управляет всем этим самостоятельно, а в сервисном офисе все перечисленное включено в ставку аренды.
- Скрытые издержки. При выборе «классики» арендатор не всегда учитывает риски, которые могут возникать при выполнении строительных работ, в ходе эксплуатации объекта, при планировании бюджета и управлении им. Сервисный офис минимизирует риски.
В нашем условном примере итоговая экономия составила 38%, или более 60 млн рублей за год. В реальной жизни эта цифра может быть еще выше, особенно если учесть, что выбор классической аренды предполагает долгосрочный контракт с собственником, тогда как сервисный оператор предоставляет более гибкие условия по срокам.
Конечно, каждый из рассмотренных мифов возник не на пустом месте. Сервисные офисы долгое время отождествлялись с родоначальниками сегмента — коворкингами, привлекали схожую аудиторию и предлагали весьма ограниченные возможности кастомизации. Пять-семь лет назад их преимущества по сравнению с классической арендой были неочевидны.
Однако за это время сервисные офисы эволюционировали из нишевого формата в зрелый продукт для корпоративного сектора. Компании, которые принимают решение исходя из актуальной картины, получают не только современный и удобный офис, но и серьезное конкурентное преимущество для своего бизнеса.
На всех фото Multispace Dubinin’Sky
