Чистый офис — эффективный офис

— Дедушка, а Баба-яга полезная или вредная? — Всякая поганка в лесу к чему-нибудь назначена. Потому порядок.

Приключения домовенка Кузи

 

Едва ли не в каждой компании вопрос наведения порядка рано или поздно дает о себе знать. Прежде всего стоит определить, что вы вкладываете в это понятие.

Что такое порядок в целом? Общепринятые для всех сотрудников компании правила и нормы поведения, соблюдение которых способствует продуктивной работе персонала и здоровой атмосфере в коллективе, или же жесткие рамки, ограничивающие свободу и творческую активность персонала, за нарушение которых ждут штрафные санкции?

Порядок на рабочих местах, в местах общего пользования и в офисе в целом — это залог четкой, слаженной и продуктивной работы всего коллектива. И совершенно очевидно, что добиться этого можно, используя целый спектр последовательных мер и проводя целый комплекс мероприятий шаг за шагом.

Заставить сотрудника соблюдать нормы можно по большому счету двумя способами: жесткими политиками (и это зачастую дает положительный эффект) или же выработать у него желание следовать правилам самому. Первое тяжелее контролировать. Второго тяжелее достичь.

Ни одно ваше начинание не будет иметь успех, если вы не заручитесь поддержкой высшего руководства. Театр начинается с вешалки, компания — с общих ценностей. Если топ-менеджмент следует правилам, последуют и остальные.

Если говорить о соблюдении порядка в офисе, то в этом вопросе важно оценить, насколько лояльны сотрудники компании к ее ценностям. Можно бесконечно делать электронные рассылки, вешать информационные плакаты, вести задушевные беседы, но все это не будет иметь никакого эффекта, если в коллективе нет корпоративного духа. В компаниях, где сотрудники ценят и уважают время и комфорт друг друга, добиться соблюдения установленных правил гораздо проще.

Методы воздействия

Чтобы выработать в коллегах желание соблюдать порядок в офисе, действовать нужно творчески и разносторонне. Важно помнить, что в условиях быстро протекающих бизнес-процессов информационные письма по электронной почте, содержащие правила поведения в офисе, читаются вполглаза, набегу и часто удаляются. Такие рассылки неплохо повторять раз в несколько месяцев, чтобы напоминать сотрудникам, что правила есть, они одинаковы для всех и соблюдать их необходимо. Также хорошо работают всевозможные таблички в туалетах, кофе-поинтах, на кухнях. Я знаю одну компанию, где сотрудники административного департамента придумали большую подборку подобных табличек, очень красочно описывающих, какие последствия могут быть от невымытых после посещения туалета рук или неубранного мусора в точках питания. Например, веселый таракан подмигивает с плаката и благодарит за оставленное для него угощение.

Подобная визуализация, с одной стороны, работает как напоминалка для сотрудников, а с другой — направлена на заботу об их здоровье: «Мойте руки после туалета, заботьтесь о коллегах — им ведь эти руки пожимать!».

Самая лучшая тактика в этом отношении — веселые, ироничные таблички. Скучные правила всем надоели, их игнорируют, зачастую намеренно. В офисе работают живые люди, поэтому капелька креатива, добавленная в трудовой процесс, заставляет улыбнуться и отлично работает: «Или мой кружку, или сажай в ней дерево!», «Бросил мусор на пол, не забудь хрюкнуть!», «Наксерачил? Убери за собой!», «Коллеги, не оставляйте крошки на столе — тараканы сказали, что они на диете!», «Не заказал вовремя такси — поехал на метро», «Даже супергерой может опоздать. А ты — нет», «Если помыть чашку, утренний кофе покажется намного вкуснее!».

Можно ввести систему поощрения и ежемесячно или ежеквартально награждать сотрудников за «самый чистый стол» или «самое аккуратное рабочее место». Награда может быть чисто символической и даже нематериальной. Например, рассылка по всему офису письма с объявлением о победителе номинации и благодарность от генерального директора компании. Но сам факт ее получения, а лучше в торжественной обстановке, заставит человека чувствовать, что его ценят. Подобные вещи поднимают корпоративный дух и зачастую вырабатывают чувство личной ответственности.

Хотя есть и обратный вариант воздействия. Эдакая премия «серебряная колоша». Шуточная номинация, в которой награждается не лучший, а худший. Так, в одной компании руководство приняло решение ежеквартально устраивать премию для сотрудников, по результатам которой награждались те, кто игнорирует политики компании. Наиболее отличившиеся получали приз. Например, сотруднице, которая всегда звонила на ресепшен с просьбой соединить ее с необходимым сервисом при том, что в компании принято пользоваться общим справочником и любой может обратиться в сервисную службу самостоятельно, был подарен Guide-book, в котором содержались все важные телефоны, правила и полезные
материалы. И все это в торжественной обстановке, под гром аплодисментов коллег. Что и говорить — подействовало.

Многие компании создают своеобразные путеводители по офису, в которых кроме важной информации, телефонов и схемы офиса также есть политики, принятые в компании. Например, дресс-код, который соблюдается на территории офиса. Или инструкции, полезные в работе: как заказать такси, организовать деловую поездку, забронировать переговорную. Вариантов может быть много. Лучше всего иметь такой путеводитель в электронном виде, ведь иногда правила меняются, а изменения нужно вносить в режиме реального времени. Кроме того, стоит помнить о бумаге и затратах на печать. Такой путеводитель можно выложить на корпоративном портале, а также высылать новым сотрудникам по электронной почте.

Дресс-код

Внешний вид во многом определяет стиль компании и ее сотрудников. Деловой, строгий бизнес, smart casual, свободный — и в каждом отдельном случае работодатель может прописать целый список рекомендаций. Создавать дресс-код в компании можно совместно с сотрудниками. Например, организовать рабочую группу из представителей всех департаментов компании, которые будут обсуждать, что приемлемо и запрещено носить в офисе в разные сезоны, советуясь при этом с сотрудниками своих департаментов. Затем результаты торжественно презентовать на одном из общих собраний. Соблюдение совместно созданного свода правил никто не сможет игнорировать. Очень хорошо такой свод визуализировать: покажите наглядно, что можно носить, а что совершенно точно запрещено, и разместите такие картинки в нескольких местах в офисе, чтобы они бросались в глаза.

Чистота на рабочем месте и в местах общего пользования

Все чаще компании вводят такое понятие, как «политика чистых столов». Нет, это вовсе не значит, что рабочее место должно быть оформлено в стиле минимализма: компьютер, клавиатура, мышка, ручка, блокнот. Выглядит эффектно, но малофункционально. Стикеры, запасные ручки, маркеры, степлер, скобы и прочую канцелярию просто необходимо иметь под рукой, но часто она валяется по всему столу и создает беспорядок. Решение — удобные системы хранения.