Честное архивное хранение

Зачастую архивные компании на начальном этапе, чтобы привлечь клиента, предоставляют огромные скидки на подготовку и размещение документов в архиве, а также самую минимальную стоимость хранения. На первый взгляд, выгодные предложения, однако, как правило, это не так. Всю недополученную на начальном этапе прибыль архивная компания, скорее всего, компенсирует более чем в тройном размере при первой же возможности: принудительно индексируя стоимость услуг по договору, а также за счет взимания с клиента на разных этапах сотрудничества платы за безвозвратное изъятие документов.

 

Данная статья поможет вам:

• не потерять доступ к своим документам, переданным на хранение (большая вероятность);

• не оплачивать миллионные счета за право забрать свои документы с территории архивной компании;

• не тратить время и деньги на судебные разбирательства;

• обезопасить себя на момент подписания договора хранения;

• найти подходящие варианты решения, если ваша организация уже попала в сети архивной компании.

Услуга безвозвратное изъятие и зачем она нужна

По сути услуга безвозвратного изъятия, это действия по уничтожению информации об изымаемых коробах/документах из системы учета архивной компании, и не более того. Регламентная процедура поставщика услуг, совершенно не имеющая ценности и смысла для вас как клиента. Навязанная услуга.

В каких случаях архивная компания может взять плату за безвозвратное изъятие:

• вы решили уничтожить лишние документы (сроки хранения истекли);

• вы хотите забрать навсегда архивный короб или дело с архивного хранения;

• вы хотите расторгнуть договор хранения по своей инициативе, в том числе по причине низкого качества оказываемых вам услуг;

• архивная компания решила сама расторгнуть договор с вашей организацией (допустим, вы отказались принять очередную индексацию цен).

Чем выгодна такая услуга архивной компании:

• методика удержания клиента от расторжения договора и изъятия архивных коробов (когда клиент узнает, сколько стоит уйти от поставщика услуг, ему дешевле оставить все как есть);

• позволяет без страха потери клиента проводить индексацию цен (клиент никуда не денется);

• нет необходимости следить за качеством оказываемых услуг (клиент никуда не денется);

• отложенная компенсация недополученной ранее прибыли (получение сверхприбыли).

Сколько можно потерять при оплате услуг безвозвратного изъятия?

Допустим, вы передали на хранение 5000 папок, которые упакованы в 1000 коробов. И короба, и папки промаркированы штрих-кодом и внесены в web-кабинет архивной компании (систему учета). Таким образом, на хранении находится 6000 единиц учета.

В результате 6000 изымаемых единиц по 300 рублей (ориентировочная стоимость безвозвратного изъятия за единицу учета) составит 1 800 000 рублей.

Помимо этого, оплата услуг по подбору коробов по заявке: 1000 коробов по 50 рублей (стоимость подбора одного короба) — еще 50 000 рублей.

Итого в случае безвозвратного изъятия своих 1000 коробов вы ориентировочно заплатите 1 850 000 рублей.

В расчетах указаны средние цены по рынку. По факту они могут быть как немного меньше обозначенных в статье, так и в разы больше.

Важно: если учет ведется отдельными документами и они промаркированы штрих-кодом, означенная выше сумма увеличится пропорционально общему количеству переданных на хранение отдельных документов.

Как обычно архивные компании в договорах описывают условия по безвозвратному изъятию:

«После прекращения настоящего договора Заказчику предоставляется 30 (тридцать) календарных дней для изъятия носителей информации из хранилища. Заказчик обязан внести плату за безвозвратное изъятие и услуги по хранению по ставкам, указанным в Приложении № 1».

или

«Любое изъятие документов Заказчиком считается временным, если в заказе на изъятие не указано, что такое изъятие является безвозвратным. Заказчик может безвозвратно востребовать все документы или их часть из архива, при этом Заказчик должен будет внести плату за услугу по безвозвратному изъятию документов, а также плату за обработку документов при постоянном изъятии, указанные в Приложении 1. При этом Заказчик осведомлен и согласен с тем, что плата за указанные услуги является расходами Исполнителя и подлежит возмещению в полном объеме».

или