Чтобы проверка трудовой инспекции не застала вашу компанию врасплох, и вам с коллегами не пришлось в срочном порядке заниматься «подчищением хвостов» и строительством «потемкинских деревень», предлагаем ознакомиться с советами, которые нашему журналу дал один из инспекторов по труду города Москвы.
Проверки трудовой инспекции бывают плановые и внеплановые. Плановая проводится один раз в два года и по времени занимает около месяца. Иногда проверки могут быть совместными: например, с налоговой инспекцией, Пенсионным фондом или Фондом социального страхования. О плановой проверке компании можно узнать на официальных сайтах Генеральной прокуратуры, Государственной инспекции по труду. Предупреждение о проверке осуществляется, как правило, по факсу или письмом, в котором будут указаны проверяемые документы и наименование проверки (выездная или документарная). Большинство же проверок внеплановые. Они проводятся по инициативе третьих лиц (обычно работников компании) или государственных органов (например, прокуратуры). О внеплановых проверках вас предупредят за неделю до начала письмом с указанием наименования проверки и списком предоставляемых на проверку документов.
Инспектор как официальное лицо обязан иметь при себе документы: служебное удостоверение и распоряжение на проверку. В распоряжении обязательно должно быть прописано, что такой-то идет на проверку такого-то числа и в такую-то организацию. Данное распоряжение заверяется печатью и подписывается руководителем инспекции.
Что готовим?
В первую очередь представителя трудовой инспекции интересуют документы по кадровой работе, а также документация, связанная с охраной труда: учредительные документы, коллективный договор, все, что касается оплаты труда, правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры с обязательным указанием обязанностей по охране труда (особое внимание уделяется обязанностям руководителей), штатное расписание, табели учета рабочего времени и расчета зарплаты, больничные листы, график отпусков, личные карточки, приказы (в том числе касающиеся назначения руководителей и закрепления обязанностей по охране труда), трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Все, что в данном направлении требует законодательство, должно быть в наличии и оформлено в соответствии с законом.
Из документов по охране труда проверяющего интересуют: информация о прохождении аттестации рабочих мест, все инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров, журналы регистрации инструктажей (вводного, на рабочих местах, присвоения 1-й группы по электробезопасности). Скорее всего, инспектор потребует и другие сведения. Не забудьте, что все документы должны быть утверждены и на них должны стоять соответствующие подписи.
Типичные кадровые ошибки
Самые типичные ошибки из практики: в штатных расписаниях не указаны оклады или количество штатных единиц по должности, либо забывают ознакомить сотрудника с приказами и локальными нормативными актами под роспись. Также не забудьте, что к каждому приказу должно быть обоснование (служебная записка, объяснительная, заявление и т. п.).
Продолжение статьи доступно только подписчикам.