Бизнес-тревел по-русски и не только

По мнению большинства экспертов, в том, что касается бизнес-тревела, Россия имеет свои отличия от западных стран. В зарубежном бизнесе более высокий уровень стандартизации всех процессов, включая тревел.

На что сегодня российским компаниям при организации деловых путешествий следовало бы обратить серьезное внимание, журналу «Административный директор» рассказала генеральный менеджер CITY TRAVEL Business Travel Юлия Мануйлова.

 

Безусловно, западные компании, присутствующие на нашем рынке, имплементируют свои стандарты на российские подразделения. И начинают они этот процесс с написания и утверждения тревел-политики. В зарубежных компаниях, в отличие от большинства российских, тревел-политики имеют более четкую и детальную структуру: всегда тщательно прописаны «отельная программа», бронирование и покупка билетов и прочее. Так, если в городе, куда компания предполагает отправить сотрудника в командировку, существуют договоренности с тремя или четырьмя отелями, то сотрудник не выбирает отель самостоятельно, а руководствуется официальной инструкцией, в которой прописано, при каких обстоятельствах он может выбрать тот или иной отель. Например, в тревел-политике одного из наших клиентов написано следующее: «Отель «ХХХ» может быть предложен только в случае, если цель поездки — встреча с потенциальными кандидатами для проведения pre interview. Отель «YYY» может быть предложен только в случае, если цель поездки — участие в тренинге».

Эта же логика заложена и в процесс заказа билетов. Если в тревел-политике прописано правило о том, что поездка протяженностью пути менее 800 км должна быть осуществлена на поезде, система контроля не позволит приобрести билет на самолет. Если тревел-политика предполагает перелет по маршруту Москва — Новосибирск осуществлять только авиакомпанией «Аэрофлот» в классе бронирования «Н» с применением скидки по трехстороннему договору, а в случае отсутствия мест по классу «Н» бронирование осуществляется на рейс авиакомпании С 7 в классе «М» также с применением скидки по трехстороннему договору, то сотрудник не имеет права воспользоваться чем-то иным.
На мой взгляд, российские компании все активнее начинают изучать подобные вопросы бизнес-тревела, и в скором времени многие из них придут к тому, чтобы все необходимые инструкции по деловым путешествиям прописывать в тревел-политике. Уже сегодня CITY TRAVEL Business Travel имеет ряд клиентов, которые просят включить алгоритм их тревел-политики в нашу систему онлайн-бронирования. Даже если они бронируют отели самостоятельно через SBT (Self Booking Tools), наша система, обслуживающая клиента, попросит ввести цель поездки, прежде чем на экране появятся предложения по отелям в запрашиваемом городе. А если клиент работает с персональным менеджером, то наша внутренняя система управления заказами не позволит агенту предложить неверный вариант. Существующая в CITY TRAVEL система Quality Control and Ticketing отследит бронирование, предложит лучшую цену и если не соблюдаются правила, пришлет заказчику предупреждение или аннуляцию заказа.

В свою очередь, схожесть российских и зарубежных клиентов состоит именно в том, что все хотят живого общения с менеджером тревел-агента. Однако российские заказчики все же уделяют этому повышенное внимание из-за большой вариативности запросов. За рубежом большинство процессов переведено в онлайн, и сотрудники самостоятельно решают практически все вопросы, связанные с командировками.