Бизнес-тревел на троих

Письмо в редакцию

Некоторые коллеги говорят, что приобретать авиабилеты будет дешевле, если заключить прямые договоры с авиакомпаниями. Подскажите, как сегодня авиаперевозчики взаимодействуют с корпоративными клиентами и соглашаются ли они на трехсторонние договоры, когда
все операционные вопросы с авиакомпаниями от лица заказчика решает тревел-агентство?

Ольга Щербинина, административный директор, Москва

 

Свое сотрудничество с авиакомпанией клиент может построить по-разному. Все зависит от тех условий, которые ему предлагает тот или иной авиаперевозчик, и его собственной корпоративной политики. Как правило, крупный бизнес предпочитает заключать с авиакомпаниями трехсторонние договоры. Взаимодействие в рамках последних происходит с участием TMC (Travel Management Companies), которые задействованы в процессе как агенты, осуществляя от лица заказчика полный цикл оформления авиабилетов. Они бронируют билеты, занимаются их возвратом, производят расчеты и их документальное обеспечение, а также собирают статистику и делают аналитику по данным договорам.

Еще совсем недавно некоторые авиакомпании старались работать с клиентами напрямую, без участия тревел-агентств. Кому-то это было важно для имиджа, кто-то считал, что прямое общение с клиентом делает его более лояльным. В свою очередь, клиент также испытывал ряд иллюзий на тему прямого сотрудничества с перевозчиками. Например, многие думали, что если работать напрямую, то не придется платить сервисный сбор при покупке билетов. На практике сборы некоторых авиакомпаний оказывались больше, чем при покупке тех же билетов через тревел-агентства. К тому же возникали проблемы с документооборотом, который был в руках прямых поставщиков, чей бизнес, по их же словам, «состоит не в том, чтобы бумажками заниматься, а людей перевозить». Еще больше вопросов при таком взаимодействии появлялось у клиентов, когда они хотели получить от прямого поставщика аналитику по своим перелетам.

Безусловно, для целого ряда компаний прямые договоры с авиакомпаниями были и остаются выгодными. В основном их заключают организации, имеющие несложный документооборот и летающие определенной авиакомпанией, и, конечно, ряд зарубежных фирм, которые получают из своих штаб-квартир директивы работать с конкретными авиаперевозчиками напрямую по глобальным скидкам.

Что касается трехстороннего взаимодействия, то до недавнего времени у нашей компании не было каких-то серьезных стимулов для активной пропаганды его среди своих клиентов. Одна из главных задач CITY TRAVEL — экономия денег заказчика. Зачастую перевозчики предоставляли скидки только на высокие тарифы или на непопулярные направления. Случалось, что иногда мы даже не рекомендовали заключать подобные соглашения. Однако сейчас, на мой взгляд, любой трехсторонний договор будет эффективен. С наступлением кризиса все авиакомпании начали борьбу за каждого клиента. Некоторые из них в разы понизили порог вхождения в корпоративный договор и стали предоставлять скидки даже на минимальные тарифы.

Можно сказать, что реальная работа по заключению трехсторонних договоров с авиакомпаниями у нас только началась. Но пока мы видим, что клиенты все же боятся обязательств и последствий принятия решения о прямом взаимодействии с авиакомпаниями, однако массово интересуются подобным сотрудничеством. И мы объясняем им, что ничего страшного в этом нет, никаких отягощающих обстоятельств эти взаимоотношения не несут. Да, в процессе работы по трехстороннему договору клиенту желательно соблюдать оговоренный с авиакомпанией объем, но никаких штрафов за несоблюдение планов никто на них не накладывает. Единственное, в случае невыполнения заявленных объемов на следующий период перевозчик может понизить ранее предложенную скидку. По опыту CITY TRAVEL, в большинстве случаев клиенты выполняют взятые обязательства, к тому же мы ежемесячно следим за их объемами, даем советы, предлагает корректировки. Сегодня работа с подобными договорами понятна и прозрачна — рынок авиакомпаний уже не такой большой, как раньше, к тому же у многих клиентов появились жесткие тревел-политики.

Необходимо отметить, что сотрудничество в трехстороннем формате имеет ряд существенных преимуществ. Во-первых, у клиента отпадает необходимость держать в штате сотрудников, которые будут курировать прямые договоры, заниматься бронированием, оплатой, возвратами авиабилетов, документооборотом — это все делает TMC в рамках обычного корпоративного обслуживания. Во-вторых, TMC, как правило, предоставляет своим клиентам ощутимые отсрочки по оплате, в том числе и авиабилетов. Тогда как при работе на основе прямых договоров авиакомпании дают всего 2—3 дня отсрочки платежа, а в большинстве случаев просят предоплату или даже депозит. Ну и, конечно же, только работая через TMC, заказчик сможет получить именно тот документооборот и аналитику, которые ему действительно необходимы.

Таким образом, Travel Management Company является важным звеном в подобном сотрудничестве. Поэтому клиентам хорошо бы еще на этапе выбора провайдера по бизнес-тревелу поинтересоваться уровнем компетенции потенциальных партнеров в данном вопросе. Когда мы приходим на переговоры к клиенту, всегда говорим, что у нас есть опыт работы по трехсторонним договорам, мы прямые агенты авиакомпаний и знаем, как с ними договариваться, как получать лучшие условия и в дальнейшем эффективно сотрудничать. Например, «Аэрофлот», прежде чем принять решение о прямом партнерстве, запрашивает у компании статистику их перелетов, причем просит предоставить ее в определенной, непростой форме, где необходимо указать планируемое количество поездок и направлений. Клиент не сможет получить персональное коммерческое предложение, пока не предоставит подобный отчет. И наша TMC всегда готова помочь с решением этой задачи. Мы в этом действительно профессионалы. Так, например, «Аэрофлот» уже второй раз присваивает CITY TRAVEL звание Best Partner. Также следует добавить, что наличие трехстороннего договора не является единственным инструментом экономии. Профессиональная TMC имеет в своем арсенале более десятка действенных инструментов, позволяющих сэкономить не малые суммы. Все больше российских компаний стремятся к оптимизации расходов на бизнес-путешествия своих сотрудников. Авиакомпании, в свою очередь, стараются идти навстречу и выводят на рынок новые решения: от расширения пакетов для корпоративных клиентов до заключения прямых контрактов, исключающих участие TMC и подразумевающих значительные скидки в обмен на лояльность клиента. По мнению ряда экспертов, последнее должно было встряхнуть рынок, но на сегодняшний день классическое трехстороннее соглашение авиакомпания — ТМС — клиент остается наиболее популярной схемой.

Если организация, независимо от ее величины, работает без отдельного тревел-дивизиона или хотя бы тревел-менеджера (не просто специалиста, отвечающего за бронирование билетов и отелей, а ведущего аналитику, учитывающего специфику конкретной поездки, предпочтения сотрудников и множество других факторов), то работа через агента — единственный верный вариант.

И хотя подобная схема далеко не новшество, компании все еще допускают типичные ошибки при взаимодействии с ТМС.

В первую очередь, следует забыть об идее единовременной или поверхностной экономии. Это значит — отказ от сверхскидок в угоду более широкому пакету дополнительных услуг и расчет на долгосрочное сотрудничество, которое прежде всего принесет больше безусловных накопительных преференций и гибкости вашего ТМС в будущем.

Кроме того, несмотря на то что в российском корпоративном менталитете пока преобладают несколько иные традиции, все-таки необходимо учитывать, что прибыльность компании зависит в том числе и от того, насколько комфортно сотрудник чувствует себя во время командировки, особенно если она сопряжена со сложными переговорами.

Отсюда следует второй совет, к выбору TMC нужно подходить комплексно. К сожалению, на сайтах авиакомпаний вы не найдете данных о рекомендованных агентах, однако можно обратиться к более авторитетному источнику — перечню TMC, аккредитованных IATA (International Air Transport Association). Необходимо помнить, что вам нужен не просто оперативно и дешево купленный билет в требуемом направлении — это вы сможете сделать и сами, а профессиональный помощник в преобразовании всей системы тревел-расходов компании. По-настоящему продвинутые агенты запросят гору аналитики и статистических