В декабре Ассоциация Профессионалов по управлению закупками провела практический семинар «Закупки услуг Business Travel и пути оптимизации travel-затрат». На семинаре были представлены реальные кейсы закупщиков, лучшие практики, которые сегодня с успехом внедрены в российских компаниях.
KPI для ТМС
Директор отдела закупок фармацевтической компании Servier Екатерина Бирюкова рассказала о том, по каким KPI ее компания оценивает работу поставщиков бизнес-тревела, а также дала ряд полезных советов по работе с ними. В своем выступлении Екатерина Бирюкова обратила внимание на то, что необходимо очень внимательно подходить к администрированию договоров с авиакомпаниями. Некоторые из них предлагают скидки более 10%, но надо проверять, насколько эти скидки актуальны для компании, поскольку иногда распространяются на самые дорогие виды перелетов или на невостребованные маршруты. Поэтому если соотнести эти скидки с потребностями организации, посмотреть на общий объем, то в среднем получится оптимизация не более 4—6%. При этом следует учитывать, что подобные скидки авиакомпании предоставляют только на тариф, но помимо этого существуют дополнительные таксы, сборы и прочее.
Отдельно Екатерина остановилась на вопросах, связанных с безналичной оплатой некоторых расходов в поездках.
Прошлый век отменяется!
Своим опытом оптимизации бизнес-тревела поделился Александр Серов из шинной компании «Кордиант». До определенного момента сотрудники самостоятельно занимались организацией командировок, в этом им помогал один из специалистов HR-отдела. Агентство было, но оно предоставляло только авиабилеты. По словам Александра, после того как он изучил рынок, стало понятно, что в направлении организации деловых путешествий его компания находится в «прошлом веке». В итоге, отдел закупок инициировал тендер на выбор единого поставщика по всем услугам, касающимся деловых поездок. Но сначала он провел несколько встреч с разными ТМС, по итогам которых был сформулирован список тех процессов, которые действительно необходимы компании для предоставления сотрудникам качественной услуги и оптимизации затрат. Еще до начала тендера особое внимание было уделено изучению ценовых предложений отелей. Компания «Кордиант» самостоятельно провела переговоры с выбранными отельными цепочками и получила от них коммерческие предложения, которые были ниже установленных лимитов и текущих затрат. Затем эти цены были обозначены в техническом задании, а участникам тендера поставлена задача предложить свои цены, ниже указанных в ТЗ.
Консолидация -путь к оптимизации
Президент Ассоциация Профессионалов по управлению закупками, директор по закупкам компании Schneider Electric Ольга Каненкова рассказала о своем опыте оптимизации системы бизнес-тревела. Долгое время Schneider Electric для организации деловых путешествий пользовалась услугами двух агентств. Бизнес распределил так, что одно тревел-агентство обслуживало регионы, другое — Москву и Питер. При этом первое было излишне «клиентоориентированным» и выполняло все, что запрашивал клиент: организовывало переезды, предоставляло грузчиков, размещало в гостиницы и прочее. Было принято решение оптимизировать процесс и консолидировать объемы в руках одной ТМС.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.