Ирина Боева, специалист в области охраны труда, охраны окружающей среды и организатор мероприятий с более чем 20-летним стажем работы в ведущей энергетической компании, рассказала нашему журналу о том, как оценить коворкинг или сервисный офис с точки зрения безопасности сотрудников.
Предлагаю рассмотреть данный вопрос, но не на примере обычного офиса, про это уже многое сказано и написано, а на других форматах рабочего пространства, которые по явились не так давно — коворкинге и сервисном офисе.
В динамичном мире бизнеса эффективность становится ключевым фактором успеха. В связи с этим организация рабочих пространств в гибком формате коворкингов и сервисных офисов приобретает все большую популярность. Новые форматы позволяют компаниям оптимизировать расходы на офисную недвижимость и оперативно реагировать на изменения в численности персонала. А сотрудникам, работающим удаленно, они открывают возможность время от времени почувствовать себя, как в офисе, поработать уединенно, но вне домашних стен, что также способствует повышению их продуктивности и мотивации, или со браться командой. Несмотря на схожесть коворкингов и сервисных офисов, между ними существуют важные различия в концепции. Сервисные офисы предлагают более индивидуализированные и изолированные рабочие пространства компаниям или командам, включая отдельные кабинеты и опен-спейсы. Одним из преимуществ этого формата является широкий спектр дополнительных услуг: ресепшен, секретарская поддержка, конференцзалы, кафе и другие удобства, ориентированные на комфорт и конфиденциальность клиента. Коворкинги обычно предоставляют общее пространство, где как компании, так и отдельные специалисты могут арендовать рабочие места на гибких условиях с разнообразным техническим оснащением, таким как принтеры, сканеры, WiFi, а также общей зоной для отдыха, общими переговорными и конференц-залами. Особое внимание здесь уделяется работе в сообществе, что способствует активному нетворкингу.
Сравнивая финансовые затраты, можно отметить, что арендная плата в коворкинге, как правило, ниже, чем в сервисном офисе, поэтому возможность заключения краткосрочных договоров делает этот вариант более привлекательным для небольших компаний, особенно для стартапов, ИП и фрилансеров. Арендатор коворкинга или сервисного офиса не только экономит на создании рабочих мест, но и на технико-эксплуатационных расходах, относящихся к безопасному нахождению сотрудников в помещении, и охране труда. Но он должен отдавать себе отчет, что этот результат достигается за счет распределения ответственности между арендодателем и арендаторами, а также за счет снижения административных накладных расходов, так как затраты на обеспечение безопасности всего пространства распределяются между всеми арендаторами.
Охрана труда и безопасность
Вопросы охраны труда и безопасного пребывания арендаторов в коворкингах и сервисных офисах могут решаться по-разному. Обычно в коворкингах ответственность за состояние здания, пожарную безопасность, электробезопасность и соблюдение санитарно-гигиенических норм несет арендодатель. В случае сервисного офиса ответственность за обеспечение безопасных условий труда часто делится между арендаторами и администрацией здания. Тем не менее в обоих вариантах основная ответственность за безопасность сотрудников, работающих в этих пространствах, лежит на работодателе, что определяется Трудовым кодексом Российской Федерации (статья 214). Арендатор, хоть и не несет ответственности за определенные технические аспекты безопасного пребывания в помещении, тем не менее полностью отвечает за безопасность своих работников, вне зависимости от выбранного формата рабочего пространства. Таким образом, важно, чтобы арендаторы были осведомлены о своей ответственности и могли активно работать над созданием безопасной рабочей среды для своих сотрудников по указанным ниже направлениям.
Пожарная безопасность
Пространство коворкинга или сервисного офиса обязательно должно соответствовать нормам пожарной безопасности. Должна быть установлена и четко отработана вся система пожаротушения и оповещения: противопожарная сигнализация, средства пожаротушения, планы эвакуации, проведение вводных и повторных, а также внеплановых инструктажей. Арендатор освобождается от значительной части затрат на обеспечение этих норм, но обязан проводить для сотрудников необходимые инструктажи и вести соответствующую документацию, контролировать соблюдение работниками правил безопасности, их участие в тренингах и учебных тревогах при проверке работоспособности систем пожаротушения.
Электробезопасность
В коворкинге или сервисном пространстве арендатор должен обеспечить безопасное использование предлагаемого качественного электрооборудования, а ответственный за электрохозяйство сотрудник — регулярно его проверять: не повреждены ли электропроводка, заземление и прочее. Арендатор работодатель, со своей стороны, должен осуществлять контроль за исправностью используемой техники, проводить инструктажи своим сотрудникам по электробезопасности для неэлектротехнического персонала с соответствующей отметкой в журнале. Обеспечение безопасных условий труда и соблюдение санитарно-гигиенических норм. На рабочих местах в коворкинге или сервисном офисе должны быть установлены удобная и эргономичная мебель, достаточное освещение, соответствующее нормам, качественная система вентиляции и кондиционирования — это обязанность владельца помещений. Арендодатель должен содержать свои помещения в чистоте и по рядке, соблюдать все технические и санитарно- эпидемиологические нормы. Арендатор же несет ответственность за персональную безопасность своих сотрудников и в случае нарушения требований санитарно-гигиенических норм в офисном пространстве и местах общего пользования обязан уведомлять администрацию коворкинга или сервисного пространства о несоответствии нор мам и связанных с этим рисках.
Работодатель, арендуя для своего сотрудника рабочее место в подобных помещениях, должен исполнять и соблюдать следующие требования:
— ознакомить работника с должностной инструкцией, которая включает в себя вопросы реагирования на чрезвычайные ситуации и безопасное ведение работ;
— организовать и провести все необходимые обучение и инструктажи по охране труда, включая правила пожарной безопасности, электробезопасности, а при необходимости и по другим нюансам безопасного нахождения в помещениях;
— контролировать соблюдение установленных правил безопасности;
— контролировать исправность используемого оборудования;
— гарантировать своим сотрудникам своевременное и качественное оказание первой помощи;
—контролировать соответствующее состояние рабочих мест;
— вести необходимую документацию, подтверждающую выполнение требований по охране труда.
Учитывая все вышесказанное, я рекомендую выбирать коворкинг или сервисное пространство с высоким уровнем ответственности в области обеспечения комплексной безопасности в помещениях, а также с прозрачной системой контроля за соблюдением требований по охране труда, пожарной безопасности и электробезопасности. Это позволит работодателям обеспечить своим работникам комфортные и безопасные условия труда, а для бизнеса — извлечь определенную экономическую выгоду без ущерба, риска и угрозы здоровью и жизни людей.
