Что такое современный ресепшен? Почему последние несколько лет все больше компаний предпочитают полностью отдавать данную функцию на аутсорсинг? О том, как профессионалы выстраивают ресепшен у клиентов, нам рассказала Ксения Монахова, генеральный директор ООО «Микрологистика».
Компания «Микрологистика» была образована в 2005 году и на сегодняшний день предлагает услуги по таким направлениям, как аутсорсинг ресепшен, оптимизация офисной печати и обслуживание офисной техники с покопийной оплатой (проект www.Print-Meter.ru), организация работы почтовых отделов (mail-room), аутсорсинг и аутстаффинг вспомогательного офисного (клерки, курьеры, водители) и складского персонала.
Кадровое агентство или аутсорсинг
Сегодня, когда мы говорим слово «ресепшен», уже практически все понимают, о чем идет речь. Но, к сожалению, не многие знают, каким может быть настоящий ресепшен.
Основной проблемой, с которой чаще всего сталкиваются менеджеры, отвечающие за работу ресепшена в своей компании, – это высокая ротация секретарей и необходимость подмены в период отпусков или больничных основного состава. В итоге менеджерам приходится постоянно нанимать, обучать новых секретарей, а за подменными сотрудниками обращаться в кадровые агентства.
Тот, кто обращался в агентство за подменными сотрудниками, понимает, что это тоже не идеальный выход. Механизм работы кадрового агентства очень прост: получение заявки от заказчика, обзвон ранее прошедших собеседование кандидатов, направление кандидата на работу. При этом тот, кто вам подбирает резервного сотрудника, на самом деле зачастую не видел этого кандидата. Вот и получается, что в таких случаях на ресепшен выходит новый человек, который совершенно не знаком со спецификой компании, внешне не подходит под корпоративные стандарты, более того, у него нет учетной записи, он ограничен в доступе к внутренним системам компании, так как не имел возможности получить одобрение службы безопасности заранее. Итог – подменный сотрудник бесполезен, да еще и стоит раза в два дороже. А теперь представьте, что в смене у вас работает только один основной сотрудник, и утром он вам сообщает, что на работу не выйдет, а вы в отпуске… Итог – на звонки никто не отвечает, почту не разбирает, клиентов не встречает. Для компании результатом такой ситуации могут стать колоссальные убытки и даже потеря репутации!
Каков же выход? Нужно просто отдать ресепшен на аутсорсинг профессиональной компании и забыть об этих проблемах навсегда.
Основная идея аусорсинга ресепшена – сделать работу непрерывной и не потерять при этом в качестве.
Аутсорсинговая компания, которая профессионально занимается организацией ресепшена, еще на этапе утверждения кандидатур подбирает не только основной состав, но и резервный. Резервный состав сотрудников заранее одобряется менеджером и службой безопасности заказчика, получает доступ ко всем необходимым документам и системам и т. д. Более того, резервные сотрудники проходят стажировку в вашем офисе, для них сшита униформа, а так как они часто выходят на замену, то ваши коллеги хорошо с ними знакомы и не чувствуют разницы. Если кто-то из основного состава увольняется, то резервный сотрудник работает на подмене до тех пор, пока не подберут и не обучат нового. Таким образом, ресепшен компании функционирует непрерывно. Если речь идет о полноценном аутсорсинге, то, естественно, и забота об организации подмен, обучении этих сотрудников лежит не на плечах менеджера заказчика, а на аутсорсинговой компании. Не вы, а менеджер аутсорсинговой компании получает все звонки от секретарей о том, что они не выйдут, и этот же менеджер пишет инструкции и обучает персонал.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.