Архивное хранение на аутсорсинге — услуга должна быть понятной

В прошлом номере журнала «Административный директор» мы обсуждали, что эффективнее — собственный архив или архив, переданный на аутсорсинг. Эксперты сошлись во мнении, что внеофисное хранение документов при взвешенном подходе может позволить заказчику оптимизировать существующие затраты и на новом уровне выстроить процессы работы с документами.

За рамками нашей беседы остались вопросы: как выбрать надежного поставщика услуг в области хранения документов? Что стоит предусмотреть и учесть до подписания договора? Как обезопасить себя от всевозможных рисков? Ответить на эти вопросы мы попросили экспертов нашего журнала, чья работа самым тесным образом связана с организацией архивного хранения.

 

 

 

Отечественный рынок архивных услуг находится на стадии становления. Прежде всего это выражается в отсутствии единых стандартов оказания услуг, порядка ценообразования и регулирования отрасли в целом. Сколько архивных компаний — столько и принципов работы с заказчиком. Все это зачастую дезориентирует потенциальных клиентов, для большинства из которых основным критерием выбора поставщика услуг является наименьшая цена хранения и первичные затраты на передачу архива. Парадоксально, но именно потакая желанию заказчика экономить на всем, архивные компании извлекают сверхприбыли против воли самих заказчиков.

Как следствие, существуют два основных принципа взаимодействия аутсорсинговой компании с заказчиком. Первый — когда заказчику предлагаются низкие цены за услуги на этапе проведения закупки с последующей компенсацией недополученной прибыли за счет регулярного повышения стоимости сервисов, непрозрачности начисления платежей, искусственных ограничений и штрафных санкций при безвозвратном изъятии документов из архива, а также при расторжении договора. И второй — когда провайдер сразу показывает реальные цены, при этом все финансовые взаимоотношения прозрачны, отсутствуют штрафные санкции в случае досрочного изъятия документов из архива, в том числе при расторжении договора. Индексация стоимости таких договоров может происходить только по обоюдному желанию сторон и в пределах инфляции.

Но помимо цены и принципиальных условий договора при выборе подрядчика по архивному хранению рекомендую вам обратить внимание на следующие критерии и нюансы:

1. Проанализируйте судебную практику потенциального поставщика услуг как в роли истца, так и в роли ответчика по претензиям партнеров, клиентов и государственных органов. Данная информация позволит вам еще до начала сотрудничества своевременно выявить возможные риски при взаимодействии с данным поставщиком как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

2. Совершите экскурсию в архив и лично ознакомьтесь с условиями хранения, принципом работы архивной компании, внутренней системой безопасности, наличием свободных площадей, способных вместить ваши документы в перспективе 3—5 будущих лет. Если увиденное соответствует вашим ожиданиям, зафиксируйте адрес данного хранилища в договоре и предусмотрите финансовую ответственность архивной компании, в случае если она в одностороннем порядке изменит ранее обозначенное место хранения документов без предварительного одобрения такого изменения с вашей стороны. Кроме того, поездка в архив позволит вам лично просчитать время на дорогу, что бывает важно в случае экстренной работы с документами на территории архива.

3. До подписания договора запросите у архивной компании стандартные правила работы и/ или стандартное соглашение об уровне сервиса, описывающие порядок оказания услуг заказчикам. Если данные правила частично или полностью не соответствуют вашим ожиданиям или бизнес-процессам, необходимо уточнить, готова ли архивная компания адаптировать существующий процесс оказания
услуг конкретно под ваши требования. Наличие такого документа позволит вам зафиксировать все нюансы оказания услуг и получать результаты в сроки и с качеством, соответствующими вашим ожиданиям. Помимо этого, на основании полученных от архивных компаний правил вы сможете подготовить свое предварительное взвешенное техническое задание, которое позволит вам провести процедуры отбора поставщика услуг. В данном техническом задании должны быть указаны: состав и объем работ, требования к их выполнению и полученным результатам.

4. Запросите у потенциальных поставщиков архивных услуг информацию о том, из каких конкретно видов работ будет формироваться стоимость на тот или иной комплекс услуг (например: выдача коробов/дел/документов в архиве, доставка их в офис, возврат в архив, подбор и сканирование документов по заявке с учетом возврата, уничтожение документов и прочее). На основании полученной информации вы сможете объективно выбрать лучшее ценовое предложение и спрогнозировать бюджет на актуальные сервисы архивной компании. Также такой подход позволит вам не сравнивать отдельные виды работ архивных компаний с разными наименованиями по прайс-листам, а сравнивать стоимость целого комплекса услуг вне зависимости от того, какие виды работ в него входят. Описание порядка формирования цены на ту или иную комплексную услугу рекомендуется оформить соответствующим приложением к договору, помимо прайс-листа. Наличие такого приложения сделает финансовые отношения с поставщиком более прозрачными и прогнозируемыми.

5. Желательно ограничить срок действия договора в рамках одного года с возможностью его автоматической пролонгации. Также необходимо предусмотреть ваше право на одностороннее расторжения договора без какой-либо финансовой ответственности перед архивной компанией.

6. Внимательно изучите условия ежегодной индексации цен на услуги и расходные материалы. Обычно провайдеры указывают «одностороннее повышение», «индексация на основании дополнительного соглашения» либо «цены зафиксированы на весь срок действия договора». Если клиенту не удается зафиксировать цены на весь срок договора, хорошо бы договориться о фиксации предела возможного повышения стоимости (например, на уровне инфляции).

7. Определите дополнительную ответственность поставщика услуг в случае утраты или повреждения переданных ему на хранение документов. Следует оговорить размер компенсации, которую архивная компания должна оплатить вам помимо его ответственности, определенной перед вами законодательством РФ.

8. Принимая во внимание сложившуюся экономическую ситуацию в РФ, лучше оплачивать услуги не авансовыми платежами, а ежемесячно по мере их оказания. Это позволит вам не переплачивать, а расчитываться за качественные и реально оказанные услуги по мере выставления счетов.

9. В договоре необходимо прописать четкое количество передаваемых вам за один день коробов в случае окончания или расторжения договора хранения, выдаче коробов для работы в архиве, а также при их доставке к вам в офис. Это очень важный вопрос, так как зачастую архивные компании вводят ограничение по количеству коробов, ежедневно выдаваемых заказчику, в связи с чем заказчик несет большие затраты на организацию логистики и зачастую теряет доступ к своим документам до момента окончательной передачи. При заключении договора постарайтесь избежать ограничений. Если не получится договориться, следует обозначить оптимальный вариант — 1000 и более архивных коробов в день (данный объем архивных коробов заполняет полную фуру).
10. Выявляйте и полностью исключайте из договора любые виды штрафов или иных специальных выплат (например, безвозвратное изъятие) в случае досрочного расторжения договора хранения по вашей инициативе. Внимательно изучайте все приложения к договору, условия оказания услуг, звездочки и ссылки, поскольку зачастую все кабальные для заказчика условия содержатся именно в них, а не в основном тексте договора.

11. Если вам предлагают архивные короба или иные расходные материалы в бесплатное пользование на весь срок действия договора, необходимо четко понимать, в какой момент и в каком размере вам их придется оплачивать. Как правило, стоимость выкупа таких «бесплатных» подарков в четыре раза превышает их рыночную стоимость.