Представители многих компаний говорят, что услуга архивного хранения в нашей стране находится не на высшем уровне. Несмотря на то что рынок поставщиков немаленький, чаще всего приходится покупать «кота в мешке», и в процессе работы нередки случаи, когда возникают какие-то непонятные расходы, которые, конечно, исполнитель объясняет, но легче от этого заказчику не становится.
Определение экономической эффективности внеофисного хранения документов
По словам некоторых пользователей данной слуги, поставщики по аутсорсингу архивного хранения документов не всегда правильно себя позиционируют, говорят, что их услуга дешевая, сокращает расходы и снимает огромную головную боль с компании. На переговорах они заявляют одну стоимость хранения документов, но после того как работа началась, эта цена частенько возрастает больше чем в два раза.
Как пишет в своей статье для журнала «Делопроизводство и документооброт на предприятии» Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член Гильдии управляющих документацией и ARMA International, для того чтобы принять решение о способе хранения документов, прежде всего необходимо определить, каков будет экономических эффект от аутсорсинга данной услуги. Чтобы сделать такой расчет, потребуются следующие данные:
• стоимость аренды офисной площади;
• стоимость и размеры оборудования, используемого для хранения документов в офисе;
• средние затраты (заработная плата) на архивариуса или того человека, который выполняет в вашей компании эту функцию;
• расценки на оказываемые услуги и проект договора с поставщиком.
Важно учитывать, что поставщики по хранению документов обычно выполняют ряд операций: хранение коробов, доставка коробов в места хранения, возврат коробов клиенту, обработка коробов (размещение коробов в хранилище и их изъятие), предоставление комнаты для работы с документами – все эти услуги оплачиваются отдельно. В результате плата за хранения короба составит только часть среднемесячных расходов в расчете на один короб. Подобная система используется в мире повсеместно, и, она, конечно, затрудняет расчет реальных расходов на хранение документов.
Как рекомендует Наталья Храмцовская, возможность внеофисного хранения документов необходимо рассматривать в следующих случаях:
• когда в офисе компании не осталось свободного места для хранения документов, и для размещения вновь поступающих документов нужно арендовать и оборудовать новые площади; если же в архиве организации свободного места еще достаточно, внеофисное хранение документов, как правило, экономически невыгодно;
• когда требуется освободить офисные помещения от шкафов с документами, чтобы разместить дополнительные рабочие места.
В качестве примера эксперт предлагает рассмотреть сравнительные расчеты по выгодности аутсорсинга для небольшой компании (100-200 сотрудников), производящей в год 3000 стандартных дел.
Допустим, компания арендует помещение за 600 долларов за кв. м в год. В архиве организации используется хранение документов на открытых стеллажах, и на внеофисное хранение ежегодно планируется отправлять объем документов, равный их годовому производству -3000 дел.
Отправляя документы на внеофисное хранение, компания может сэкономить:
• на дорогостоящей офисной площади, которую не придется дополнительно арендовать;
• на архивном оборудовании, которое не нужно дополнительно покупать;
• на зарплате (и соответствующих налогах) благодаря тому, что не придется нанимать дополнительных сотрудников для обслуживания растущего архива;
• за счет уменьшение потерь рабочего времени квалифицированных сотрудников на поиск документов (в примере расчета этот вид экономии будет опущен).
Полученную экономию нужно сопоставить с затратами на внеофисное хранение документов, в результате чего можно будет понять, выгоден аутсорсинг данной услуги или нет.
Расходы на архивное хранение документов в офисе
Продолжение статьи доступно только подписчикам.