Номинация «Лучший проект по оптимизации процессов». АО «Фармстандарт»: Проект «Офис 2.0»
Номинант: Анастасия Шашкова, административный директор, руководитель проекта «Офис 2.0»
Проект «Офис 2.0» появился как ответ на ключевую задачу бизнеса — обеспечить динамично меняющуюся команду рабочими местами с оптимальными затратами.
Вместо стандартного решения — аренды дополнительных помещений — мы провели анализ использования существующих площадей и обнаружили, что значительная часть уже имеющихся рабочих мест используется неэффективно из‑за гибридного формата работы сотрудников. За сотрудниками закреплены рабочие места/кабинеты, которые пустуют большую часть времени. Это приводит к нерациональным расходам на офис и ограничивает возможности масштабирования бизнеса. Оптимальное размещение новых сотрудников в такой концепции невозможно, так как количество рабочих мест ограничено. Этот вывод стал отправной точкой для создания новой концепции управления офисной инфраструктурой.
Основной целью проекта стало создание методологии размещения сотрудников, которая позволила при снижении расходов на содержание 1 сотрудника повысить качество рабочих пространств. Разработанный нашей командой подход дал возможность сократить офисные площади на 50%, при этом количество рабочих мест существенно выросло. Был создан сервисный офис для Группы компаний. Согласно данным из общекорпоративных опросов, более 90% сотрудников оценивают новый офис как комфортный и удобный для работы.
Экономический результат стал важным достижением проекта. Стоимость офисных расходов на одного сотрудника снизилась более, чем на 40% в год. Планирование, модернизация и отказ от избыточных площадей позволили достичь среднего срока окупаемости проекта: 3 года. Часть сэкономленных средств были направлены на развитие внутренней инфраструктуры и сервисов.
В результате внедрения подхода «Офис 2.0» был реализован переход от кабинетных планировок к современному формату: гибкие офисные пространства, переговорные, телефонные кабины, кофе-поинты, закрепленные кабинеты и кабинеты для бронирования.
В офисную экосистему были внедрены цифровые сервисы: система бронирования рабочих мест, переговорных и парковочных мест, система для мониторинга аналитики заполняемости, а также единый Service Desk «Мой офис 2.0» для сервисных заявок. Благодаря запуску цифровых сервисов каждый сотрудник с автомобилем получил доступ к системе бронирования парковочных мест.
Одновременно с этим, для повышения комфорта сотрудников, были запущены дополнительные инициативы: «витаминные пятницы», чай и снеки.
Для поддержания бесперебойной работы офиса был внедрен дополнительный персонал: офис-менеджер и кофе-леди.
Все это позволило повысить качество и скорость обслуживания сотрудников, а также создать комфортную рабочую атмосферу.
«Офис 2.0» представляет собой уникальное решение, полностью разработанное внутри компании. Методология позволяет реализовать проект «под ключ» — от сбора данных для анализа фактического использования площадей до эксплуатации и оценки эффективности готового офиса. В проекте реализован «умный офис» с интегрированной системой цифровых сервисов и аналитики, обеспечивающих управление ресурсами в режиме реального времени. Эффективность достигается за счёт сочетания проектного подхода, автоматизированного планирования, SLA-управления сервисами и заявками на обслуживание пространств. Это делает решение не только эффективным для одной локации, но и устойчивым к масштабированию.
Разработанная модель офисного пространства подтвердила свою универсальность и применимость в разных офисных конфигурациях.
В рамках проекта «Офис 2.0» было реализовано несколько проектов, охватывающих различные локации: от головного офиса АО «Фармстандарт» в г. Долгопрудный и бизнес-центра «Северная башня» до региональных проектов (один из последних объектов был реализован в г. Уфа). Суммарная площадь введенных в эксплуатацию офисных пространств составила более 11 000 квадратных метров.
Проект охватывает разноплановые пространства — от 700 до 4 000 м², от 50 до 450 рабочих мест. Это подтверждает универсальность методологии. Разработанный подход, согласованный на уровне топ-менеджмента, стал корпоративным стандартом организации офисных пространств.
