руководитель «Offi ce Line АНКОР»
В последние несколько лет, а то и десятилетие тема кризиса и его влияния на макроэкономические показатели, малый и средний бизнес обсуждается с разных сторон. Влияние кризиса на изменения внутренних организационных структур компаний — ключевая тема в обсуждениях профессионалов различных сфер бизнеса.
Внутри бизнес-среды подобные внешние факторы, будь они политическими или экономическими, в первую очередь влияют на отделы, департаменты, производящие продукт. Подобным образом бизнес адаптируется к этим изменениям в стремлении удержаться на плаву. Вторым этапом происходят изменения в отделах вспомогательных, поддерживающих бизнес, например, таких как административные отделы или службы. Компания «Office Line АНКОР» недавно провела исследование на тему, какие изменения претерпели служб АХО в течение последнего десятилетия и каковы тренды в этой сфере деятельности.
Административные департаменты и отделы еще в начале двухтысячных выглядели иначе, чем сегодня, зачастую представляя собой одного выделенного специалиста в отделе HR. Причем количество сотрудников компании, будь их в штате десять или сто человек, не имело значения. Такой порядок дел влиял и на названия должностей сотрудников, занимающих данный пост. Секретарь, офис-менеджер, завхоз — наиболее часто употребляемые должности того времени.
Несомненно, в то время были уже и исключения — международные компании, которые из-за рубежа привезли в Россию уже сформированные стандарты в области распределения функционала на HR и АХО и успешно их адаптировали к реалиям нашего бизнеса.
Стоит особо заметить, что должностная инструкция завхоза (заведующего хозяйством) в большинстве компаний разрабатывалась на основе «Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих», утвержденного приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 14 августа 2009 года № 593, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования». Завхоз относится к категории учебно-вспомогательного персонала, что, по сути, схоже с задачами сотрудника, занимающего должность административного руководителя в коммерческих компаниях.
Переформатирование завхоза в офис-менеджера, специалиста службы АХО произошло намного позже, к 2010 году. А к 2011 году уже во многих компаниях появились должности административных директоров и руководителей, генеральных менеджеров, управляющих делами и другие вариации на эту тему. Вариативность по названию должности зависела в первую очередь от сферы бизнеса — рынка, на котором была представлена компания. Так, к примеру, компании рынка ТНП (товаров народного потребления) чаще использовали должность административного менеджера, тогда как производственные компании предпочитали исполнительного директора и начальника АХО, а компании финансового сектора — руководителя административно-хозяйственной службы.
Кстати, именно компании финансового рынка впервые начали широко использовать должность административного директора в своей работе. Это связано с высокой долей иностранных компаний в этом сегменте и, соответственно, с наличием международного опыта, в том числе используемого в построении разветвленной системы управления.
Уровень заработных плат
Что касается финансового вопроса относительно должности административного директора, то здесь, как и для многих других специальностей АХО, единообразия в понимании задач, а следовательно, и в заработных платах не было. Важными факторами, влияющими на весь компенсационный пакет, в том числе и на заработную плату, являлись: регион присутствия организации, специфика бизнеса и политика компании касательно уровня заработных плат сотрудников. Безусловно, опыт, стаж работы непосредственно в данной компании, а зачастую и личные взаимоотношения с вышестоящим руководством также играли свою роль при определении компенсационного пакета для данной категории сотрудников.
Стандарты профессий в АХО
Историю формирования должностей более низкого ранга, таких как офис-менеджер, секретарь, ресепшионист, стоит прослеживать с 2005 года. Процесс приведения ее к единым стандартам был более продуктивен, чем для руководителей АХО.
Многие компании пытались сформулировать перечень квалификационных требований к данному персоналу. Наиболее комплексно и систематизировано квалификационные требования к этим профессиям с учетом требований работодателей, возможности карьерного роста были сформулированы специалистами Методического центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ).
Аттестация и сертификация сотрудников секретариата проводилась и ранее на основании разработанного и принятого в 1997 году постановления Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».
Продолжение статьи доступно только подписчикам.