Все, что может быть оцифровано — будет оцифровано

«Anything that can be digitized will be digitized» (Все, что может быть оцифровано — будет оцифровано), напомнил на Synergy Global Forum Кьелл Нордстрем, и все, что мы видим вокруг, только подтверждает этот тезис.

Сегодня мы находимся в самой середине глобальной цифровой революции — диджитализации. Данный тренд имеет множество современных названий, направлений. И «Умный офис» (Smart Office) как явление — один из продуктов этого времени.

Так как революция находится в самой горячей стадии — происходит формирование новых отраслей и переосмысление старых — мир не успевает приспосабливаться к динамичным изменениям. Smart Office на данный момент выглядит как попытка адаптировать текущие цифровые достижения к старым идеям организации труда, имеющимся зданиям и планировкам, существующим инженерным системам. Часто даже сама идея рассматривается только как аспект цифрового века — без понимания глобальности происходящего.

Итак, что же такое Smart Office?

В идеальном виде это адаптивное, технологичное, функциональное, эргономичное бизнес-пространство со всеми необходимыми сервисами, позволяющее людям работать с максимальной эффективностью. Важно, что это не только цифровые технологии, но и локация, адаптивная нейроархитектура , мебель, материалы, климат, звуковое оформление, прозрачные и понятные сервисы, трансформируемые, отвечающие запросам рабочие места. Именно такой подбор разносторонних направлений, умноженный на AGILE-идеологию самого бизнеса, и должен дать тот самый кумулятивный эффект, который поднимет эффективность людей и бизнеса на новый уровень эффективности и осознанности.

Сам подход не нов: арендодатель всегда пытался сделать максимально удобные пространства для арендатора, а собственник — для своего бизнеса. Современный тренд отличается тем, что технологическая революция позволяет копить огромные массивы данных, автоматически анализировать их и делать выводы. Вместе с прозрачными интерфейсами для пользователей, новыми технологиями строительства, развитием понимания архитектуры это открывает новый виток развития офисов, а точнее бизнес-пространств, среды.

В данной статье мы остановимся на некоторых тезисах, связанных с современными технологиями и их реальным местом в жизни «умного офиса». Данные будут актуальны на момент написания статьи и будут стремительно устаревать.

Каковы преимущества?

Сегодня все направления деятельности рассматриваются исключительно через призму прибыли и эффективности для бизнеса, Smart Office — не исключение. Основные преимущества направления, с этой точки зрения, следующие:

• Энергосбережение, причем в данном случае — прежде всего, за счет максимальной адаптации к потребностям пользователей, развитой аналитики использования здания, рационального использования оборудования, предоставления только необходимых сервисов;
• Эффект «ноу-хау» для арендаторов — часть функций попадает в рекламные обещания предложений длительной аренды: на текущий момент в наличии достаточно площадей, и арендатор вполне может принять решение в пользу умного офиса, особенно, при прочих равных. Для коворкингов и иных бизнесов, связанных с шеринг-революцией, эти функции являются важнейшими, без которых данный сегмент уже не представляет своего существования.
• Максимальная эффективность использования пространств: гибкие планировочные решения, конфигурирование IT-инфраструктуры, адаптирование под запросы пользователей, быстрая адаптация сервисов;
• Устойчивое развитие и экологичность: в мире это направление давно поддерживается на уровне государств, показывает значительный рост и реальную эффективность. У нас же остается в зачаточном состоянии и развивается лишь часть, приносящая реальную экономию. Отмечу, что имеющиеся на сегодня известные системы сертификации зданий, такие, как BREEAM , полностью соответствуют идеологии умного офиса, и высокие оценки в подобных рейтингах будут говорить о том, что офис действительно отвечает самым высоким требованиям;
• Дополнительная безопасность — прежде всего, за счет стройной организации контроля доступа, видеонаблюдения, доп. систем (например, распознавание лиц, номеров автомобилей и т.п.);

И, конечно, нельзя забывать про то, что сам офис для любой компании, работающей напрямую с клиентами, остается важным бизнес-маркером, и первичное мнение о деятельности, сотрудниках и способностях организованно и системно вести дела складывается из ощущений, полученных на первых встречах именно в офисе.

В каком состоянии находятся такие технологии сегодня?

В связи с тем, что умный офис развивается прежде всего не сам по себе, а как адаптация к старым зданиям и пространствам, новые технологии в своем имманентном развитии не успевают и постоянно находятся в промежуточных стадиях.

Например, для сотрудников офисов, постоянно находящихся на каком-либо объекте, гораздо удобнее пользоваться установленным мобильным приложением для смартфона, реализующим множество функций, а для тех, кто решил воспользоваться коворкингом, будет удобнее использование QR-кодов, NFC-меток или простого WEB-интерфейса. На сегодня кодирование и метки — особенно на оборудовании — являются промежуточным этапом к настоящему IoT (Internet of Things).

Что касается функций, которые на сегодня реализуются в приложениях, то это могут быть:

1. Интеллектуальная парковка — указание парковочного места, свободных мест или специализированных — например, для инвалидов или с зарядными устройствами — для электрокаров;
2. Маршрут по зданию к локации, которую вы арендовали;
3. Заказ любых сервисных услуг (кафетерий, обеды, доставка из ресторанов, канцелярия);
4. Быстрое обращение к facility-службам (техническая поддержка, клининг, IT-поддержка, охрана);
5. Управление климатом, освещением, звуковым оформлением в выделенной зоне;
6. Прозрачные интерфейсы для подключения к инфраструктуре (презентационное оборудование, принтеры, сканеры, системы для онлайн-конференций);
7. Использование вендинговых автоматов.

Для удобства все это можно оплатить единым счетом.

Центральные инженерные системы при должной реализации способны путем оптимизации потребления ресурсов показать реальную энергоэффективность. Как правило, это отработка специальных сценариев, например, при отсутствии людей — отключение освещения, снижение уровня воздухообмена, изменение логики контроля температуры (летом отключается кондиционирование, зимой — отопление в установленных пределах). При большом заполнении переговорной, повышение воздухообмена на основании датчиков CO2.

Такого уровня инженерные системы предъявляют повышенные требования к обслуживанию и поддержке. Так как собственник офиса работает максимально эффективно, все сопутствующие сервисы должны быть аналогичного уровня. Для этого современные FM-операторы оптимизируют свои процессы, внедряют популярные технологии, разрабатывают собственные решения. Например, некоторые управляющие компании уже реализовали собственное мобильное приложение с базовыми функциями по подаче заявок различных типов со сценариями отработки, возможность работы с QR-кодами, гибкую систему интеграции с сервисами заказчика. Для современных офисов можно устанавливать на ресепшн или монтировать в стены сенсорные планшеты с возможностью быстрой подачи заявок в обслуживающую компанию. В разработке — модули индивидуальной диспетчеризации с функциями удаленного мониторинга ключевых параметров для объектов, на которых данные системы изначально не были реализованы.

Многие заказчики уже имеют свои приложения и сервисы, и в данном случае наша задача — интегрироваться и обеспечить прозрачную работу, отчетность и оперативное и качественное исполнение своих обязательств.

Сама индустрия уже ждет более сложных самостоятельных систем — максимально интегрированных с оборудованием IoT для расширенных возможностей сбора большого количества данных (Big Data) и их хотя бы полуавтоматической аналитики на основе AI (Artificial Intelligence) для реализации систем помощи при принятии решений.

Такие решения в будущем смогут в автоматическом режиме выводить на оптимальные режимы использования различное оборудование. Например, адаптивная работа лифтового оборудования на основе статистики относительно предпочтений арендаторов на разных этажах (вызовы, счетчики людей в холлах для оценки количества ожидающих и времени ожидания).

Например, 4 этаж уходит с 17-40 до 18-20, а этаж 6 — преимущественно с 19-00, а утром все заходят снизу. Или на основе счетчиков отследить, что на 6 этаж приехала делегация из 20 человек, и в какой-то момент они все захотят уехать вниз — определив ненормальное для обычного дня количество ожидающих в холле, направить на этот этаж 2-3 лифта одновременно. Да, часть функций можно и сейчас реализовать, но не в автономном режиме. Мы же ждем отработки технологии до момента, когда можно будет полностью довериться системе. Даже такими логичными манипуляциями владелец сможет поднять уровень сервиса, при том, что лифтовое оборудование будет аналогично применяемому и сейчас — меняется лишь логика. Аналогично система будет подстраивать под поведение арендаторов климат и освещение, меняя подход «на лету».

Таким образом и достигаются максимально эффективные режимы работы, удобные для арендаторов, экономящие ресурс, снижающие стоимость владения. Следующий логичный этап — применение этих расчетов еще на стадии проектирования, что позволит снизить инвестиционную стоимость по данным системам, требования энергоемкости, повысить привлекательность проекта.

Нельзя забывать о различных гибридных технологиях, которые мы все чаще встречаем в жизни. Например, беспроводные зарядные устройства, встроенные в столы на рабочих местах — уже норма для современных пространств. А Herman Miller, известнейший производитель современной мебели, производит столы, регулируемые по высоте электроприводами с возможностью сохранения личных профилей на смартфоне и хранением настроек в облаке.

Если вы решились на строительство современного офиса, то к задаче лучше привлекать профессиональных консультантов — для проработки архитектурной составляющей, а на втором этапе привлечь управляющую компанию к описанию инженерных решений, исходя из опыта эксплуатации. На сегодня описываемые функции не являются стандартами при проектировании инженерных систем и должны формулироваться дополнительно. Такие сложности, как организация систем пожарной безопасности, учитывающая все варианты конфигураций помещений, гибкость при организации электрических подключений, конфигурирования освещения, мультимедиа — все это необходимо предусмотреть как можно раньше.

Какого рода проблемы могут возникнуть?

Что касается проблем, с которыми можно столкнуться, то они связаны с новаторством технологий применительно к офисам, непониманием комплексного взаимодействия систем и с обычной человеческой ментальностью.

Типовые проблемы — это удорожание проекта, сложности при разработке ТЗ и проектировании, малое количество подрядчиков в данной сфере, низкая эффективность для существующих объектов (без реконструкции), растущая сложность конфигурирования при интеграции систем, отсутствие адаптивных специально под данные задачи AI, неготовность основной части вендоров к подобным решениям.

И, конечно, еще какой-то период останутся бытовые проблемы, связанные с индивидуальным восприятием человека. Споры о температуре в помещении, уровне освещенности, громкости и типе звукового оформления могут выйти на новый уровень, если предоставить части сотрудников свободное управление данными параметрами, даже с ограничениями.

Но есть и плюсы при передаче части функций напрямую пользователям — психологический эффект. Известно, что при использовании, например, мойки самообслуживания водитель зачастую более удовлетворен результатом, так как он это сделал сам, хотя объективно обычно это не так. Аналогичный эффект наблюдается при конфигурировании офиса под себя: настроив параметры офиса самостоятельно, пользователь ощущает, что ему стало более комфортно.

Так как самый длительный и дорогой этап в жизни объекта — это эксплуатация, современные сервисные компании также развивают свои информационные направления для реального повышения эффективности собственной деятельности, и, соответственно, экономии на прямых эксплуатационных расходах. А блок, позволяющий оптимизировать работу оборудования и более качественно планировать обслуживание, напрямую экономит капитальные затраты.

В ближайшем будущем ожидаем появления все более интегрированных между собой платформ, поддержку открытых интерфейсов для взаимодействия между различными вендорами и отраслями, мощные IT-решения для объединения всех начинаний и возможности построений гибких сценариев. Это будет открытая, безопасная, масштабируемая и управляемая платформа. Например, современные blockchain-подобные решения уже сейчас удовлетворяют множество требований и уже способствуют развитию подобных реализаций. Если основные игроки рынка научатся совместно прорабатывать и совершенствовать процессы и технологии, то и будущее не заставит себя долго ждать.

***

Примечания:

Кьелл Андерс Нурдстрём — шведский экономист, футуролог, писатель, автор ряда книг, наиболее известный книгой-бестселлером «Бизнес в стиле фанк. Капитал пляшет под дудку таланта». В настоящее время является доцентом Института Международного Бизнеса (IIB) при Стокгольмской Школе Экономики.

The Academy of Neuroscience for Architecture (ANFA), Академия нейронауки для архитектуры, США.

Метод экологической оценки эффективности зданий (англ. Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM)) — добровольный рейтинг оценки зелёных зданий, разработанный в 1990 году британской организацией BRE Global для оценки экологической эффективности зданий. В России — самый популярный мировой стандарт оценки, принятый на уровне правительства. Например, был применен для оценки олимпийских объектов, сейчас в разработке адаптация под климатические условия России.

Источник: Максим Сергеев, технический директор компании Zeppelin