Номинация «Самый технологичный проект». «Автоматизация внутренних процессов размещения, обеспечения и учета имущества сотрудников»
Номинанты: Николай Пухов, начальник отдела материально-технического обеспечения, государственное бюджетное учреждения г. Москвы «Аналитический Центр», и Валерия Бильская, коммерческий директор, ПО «Карта Офиса»
В 2024 ГБУ «Аналитический центр» столкнулось с необходимостью цифровизации процессов материально-технического обеспечения сотрудников. Информация о нахождении сотрудников, планируемых переездах, состоянии товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и заявках на обслуживание находилась в разрозненных местах. Данные собирались вручную в Excel и мессенджерах, что приводило к следующим проблемам:
— неэффективная рассадка сотрудников и недостаточное освоение площадей здания
— отсутствие достоверной информации о состоянии ТМЦ
— длительные сроки реагирования на обращения сотрудников
— отсутствие прозрачной коммуникации с сотрудниками о состоянии офиса и его оснащении.
В конце 2024 года в «Аналитическом Центре» были внедрены и интегрированы между собой: программное обеспечение по управлению офисным пространством «Карта Офиса», инвентаризация с помощью RFID-меток и система заявок. В результате проекта «Автоматизация внутренних процессов размещения, обеспечения и учета имущества сотрудников» администраторы офиса получили эффекты в виде экономии по обеспечению офиса и сокращении времени на обработку заявок на переезды и обслуживание, а сотрудники – удобный инструмент, который позволяет контролировать имущество, переезд и местоположение коллег, что приводит к увеличению лояльности и минимизации времени на решение административных вопросов. Эффекты в цифрах:
- сокращено среднее время реагирования на аварийные заявки: с 60 до 10 минут
- на 70% снижено количество ошибок при размещении сотрудников и оформлении имущества
- выявлено более 40 рабочих столов и несколько десятков единиц другой офисной мебели, пригодной к использованию, что позволило уменьшить планируемый объем приобретения мебели на следующий период.
Технологическая новизна
Технологическая новизна заключается в бесшовной интеграции систем по учету имущества, заявок и системы управления в офисе. Инвентаризация, сделанная с помощью RFID-меток, автоматически добавляется в «Карту Офиса», что позволяет увидеть общее состояние офиса, а сотрудникам – выданное им имущество. Также «Карта Офиса» интегрирована с системой заявок, что помогает сотрудникам отправить заявку из единого онлайн-канала. Система является цифровым двойником офиса и работает со следующими категориями: здание, этажи, кабинеты, объекты размещения и инфраструктуры, ТМЦ и сотрудники. Данный подход обеспечивает технологическую новизну и автоматизирует весь спектр бизнес-процессов административного департамента.
Актуальность и перспективность
Актуальность заключается в оптимизации средств на содержании офиса с одновременным увеличением удовлетворенности сотрудников.
Появилась возможность:
* размещения бОльшего количества сотрудников на имеющейся территории, что является важным в условиях состояния рынка офисной недвижимости
* анализа заявок и уменьшения сроков их обработки, что позволяет экономить средства на содержании офиса за счет своевременной обработки заявок и возможности действовать на опережение, планируя профилактические и регламентные работы на основании исторических данных
* использовать пригодные к эксплуатации ТМЦ, которые были утеряны из-за разнородности данных, а также корректировать объем закупок исходя из данных системы
Эффективность
- Сокращено среднее время реагирования на аварийные заявки с 60 до 10 минут
- На 70% снижено количество ошибок при размещении сотрудников и оформлении имущества
- Выявлено более 40 рабочих столов и несколько десятков единиц другой офисной мебели, пригодной к использованию, что позволило уменьшить планируемый объем приобретения мебели на следующий период
- Сокращены дублирующие закупки ТМЦ
- Снизилась доля аварийных ситуаций, требующих срочных и более затратных вмешательств.
Интеграция с офисной инфраструктурой
Проект «Автоматизация внутренних процессов размещения, обеспечения и учета имущества сотрудников» охватил полный цикл обеспечения офисной среды и сотрудника: от выхода сотрудника в офис, его рассадки, выдачи и замены оборудования, выполнения заявок на обслуживание, осуществления переездов и получения обратной связи от сотрудника. Немаловажно, что информационный комплекс работает не только с текущей инфраструктурой, но и помогает в планировании и проектировании переездов, закупок и любых других изменений в офисной инфраструктуре.
Безопасность
— внедрение во внутреннем контуре заказчика
— учет требований ИБ
— интеграции с системами заказчика:
— интеграция с AD
— интеграция с 1С
— интеграция с системой заявок
— доменная авторизация
— логирование действий пользователей
— ПО входит в Реестр ПО РФ
Масштабируемость
Внедренные системы показали свою эффективность на существующих площадях и готовы к добавлению новых офисных пространств и бизнес-процессов. В «Карту Офиса» можно добавлять любые типы объектов и слоев, что позволяет подходить к масштабируемости максимально гибко и без необходимости в программировании. Например, за время использования к рабочим местам и инвентаризационным объектам были добавлены инженерный слой и слой пожарной безопасности, а также управление декретными ставками.
Удовлетворенность внутреннего клиента
Сотрудники наблюдают прозрачность бизнес-процессов и быстрый отклик на их вопросы, а также имеют возможность самостоятельно найти нужную информацию за несколько секунд.
В совокупности проект:
- снижает трудозатраты и высвобождает рабочее время сотрудников;
- уменьшает риск потерь имущества и дублирующих закупок;
- создает потенциал для оптимизации офисных площадей;
- сокращает долю аварийных и внеплановых работ;
- делает эксплуатационные расходы более управляемыми и прогнозируемыми.
За счет этого цифровизация офисных сервисов дает устойчивый экономический эффект, который дополняет рост удовлетворенности внутреннего клиента и повышение качества офисной среды.
Партнер, участвующий в проекте: ПО «Карта Офиса» от ООО «Сфера Битуби».
