Номинация: «Лучший проект по оказанию сервисных услуг»
Проект «Деловое путешествие как инструмент мотивации»
Номинант: Виолета Путоркина, руководитель административного отдела ООО «Синергетик»:
«В современном бизнесе эффективное управление деловыми поездками играет ключевую роль в обеспечении оперативности, удобства и экономии ресурсов компании. Наш проект «Поездка под ключ» — это решение, направленное на комплексное улучшение оформления деловых поездок.
Основные преимущества проекта:
- удобство и скорость: автоматизированная система позволяет быстрое оформлять и согласовывать маршруты в один клик;
- централизованное управление: вся информация о поездках хранится в единой платформе, что упрощает контроль и отчётность;
- экономия времени и денег: интеграция с популярными системами бронирования и учета помогает снизить издержки и предотвратить ошибки;
- индивидуальный подход: возможность настройки под нужды отдела или проекта;
- полная автоматизация: от заявки до отчета, без лишней бумажной волокиты.
Достигнутый эффект
До реализации проекта процесс оформления деловых поездок занимал значительное время и включал ручные операции: заполнение бумажных форм и переговоры с поставщиками гостиничных услуг. После внедрения онлайн-сервиса для организации поездок, который помогает компаниям планировать поездки, сравнивать цены на билеты и отели, а также автоматизировать отчетность мы смогли:
- сократить время оформления каждой поездки на 60%, особенно по сложным и зарубежным маршрутам, благодаря автоматизации и онлайн-процессам;
- увеличить объем обработанных деловых поездок без роста штата административного отдела;
- сократить денежные затраты на поездки.
Это повысило оперативность, снизило нагрузку на сотрудников и сделало процесс управления поездками быстрее, прозрачнее и экономичнее, создавая более комфортные условия для сотрудников.
Качество услуг
Онлайн-сервис с крупными сетевыми отелями и авиакомпаниями позволил выбирать наиболее удобные варианты размещения и перелетов.
Наша команда работает над тем, чтобы выбирать для сотрудников отели, расположенные рядом с необходимой локацией. Сотрудничаем и заключаем корпоративные договора с сетями отелей. Корпоративные гостиничные услуги позволяют нам оптимизировать процесс оформления поездок:
- стабильные цены на все сезоны, что снижает расходы;
- отели рядом с необходимыми локациями уменьшают затраты на корпоративное такси;
- корпоративные договоры позволяют экономить на гостиницах;
- быстрое оформление поездок благодаря заранее выбранным отелям, особенно в сезон.
Для улучшения качества услуг:
- быстро реагируем на запросы сотрудников, устраняем трудности и собираем обратную связь, что увеличило уровень удовлетворенности на 40%;
- внедряем корпоративное такси для удобной доставки от дома до аэропорта или вокзала;
- организуем групповые трансферы для командных поездок, обеспечивая своевременное и комфортное перемещение без задержек;
- в выборе отелей ориентируемся на проверенные стандарты — выбираем только 4-звездочные гостиницы и выше, чтобы обеспечить нашим сотрудникам не только комфорт, но и высокий уровень сервиса. В каждом варианте обязательно включен завтрак — это помогает начать день энергично и с легкостью, создавая оптимальные условия для продуктивных поездок.
Экономическая эффективность
Мы смогли предложить сотрудникам выгодные условия проживания и снизили общие расходы.
При таком же количестве оформленных поездок и с учетом значительного повышения цен у поставщиков гостиничных услуг затраты на командировки снизились на 14%.
Профессионализм команды
Наша команда активно участвует в конференциях, семинарах и тренингах по бизнес-туризму, чтобы быть в курсе последних тенденций и новых методов управления деловыми поездками.
Простота внедрения
Ввели систему оформления заявки на деловую поездку через единое окно «Тревел поддержка». Не нужно заполнять и подписывать заявки на бумажных носителях. Руководитель сотрудника также согласовывает поездки своих сотрудников по электронной почте.
Простое внедрение онлайн-сервиса и отсутствие необходимости создавать дополнительные отчеты и документы.
Инновационность
Разработали и внедрили систему по видам поездок:
- Командировки — счет для всех поездок сотрудников в компании;
- Спортивные мероприятия;
- Организация деловых поездок для наших партнеров.
Благодаря раздельным счетам становится проще отслеживать расходы, делать отчеты и аналитику.
Раз в месяц организуем экскурсионные группы для сотрудников и новичков в компании. Оформляем под ключ, что позволяет группе с комфортом добираться до производства и погружаться в создание продукта.
Удовлетворенность внутреннего клиента
Значение удовлетворенности деловых поездках:
- повышение лояльности и морального духа сотрудников;
- повышение эффективности рабочих задач, выполняемых в поездке;
- минимизация стресса и неудобств, связанных с поездками;
- создание позитивного имиджа компании.
Наша цель — обеспечить максимальный комфорт и удобство сотрудников во время деловых поездок, что положительно влияет на лояльность и производительность труда.
Применение собственных разработок, решений
Для повышения качества мы создали внутренний инструмент — единое окно «Тревел Поддержка» (travelhelp@company.ru), доступное только сотрудникам. Через него можно легко и быстро обращаться по любым вопросам, связанным с деловыми поездками.
Преимущества:
- простое и удобное общение с поддержкой, возможность отправлять файлы и получать быстрые ответы;
- оперативное решение вопросов для комфортной подготовки и оформления поездки;
- индивидуальный подход к каждому сотруднику независимо от сложности вопроса.
Масштабируемость
В 2024 г. после перезапуска проекта:
- Расширилась география поездок. У сотрудников появилась возможность международных поездок: Франция, Китай.
- Охватили новые направления:
— спортивные мероприятия;
— экскурсионные групп;
— деловые поездки для партнеров компании;
— организация деловых поездок для сотрудников производственного комплекса, с целью профессионального роста, карьерного развития и сотрудничества.
Проект стал важным элементом корпоративной культуры и мотивирующим фактором для сотрудников».
