Мы попросили ChatGPT узнать о том как ИИ меняет роль административного директора у Станислава Долгих, эксперта по нейросетям и основателя Ai-Event. В интервью ChatGPT он все объясняет простыми словами, приводит цифры и делится личным опытом.
Станислав, зачем административным директорам смотреть в сторону ChatGPT?
Чтобы снять рутину. Административные сотрудники тратят массу времени на закупки, подрядчиков, регламенты, бюджеты. ChatGPT берет часть этих задач на себя: готовит черновики документов, делает аналитику, помогает с коммуникацией.
Это не про «игрушку», а про экономию часов и денег.
Многие говорят, что ChatGPT — это алгоритм. Вы с этим согласны?
Нет. Алгоритм дает одинаковый результат. ChatGPT отвечает по-разному, как разные люди. Это и есть сила. Приведу метафору. В мире восемь миллиардов человек. Два миллиона снимают кино. Семьсот тысяч реально выпускают фильмы. И только тридцать тысяч становятся известными. По-настоящему гениальными мы называем десяток имен. Человечество работает как огромная нейросеть, только медленно. Искусственная делает то же самое быстрее.
Какие цифры подтверждают практическую пользу?
Например, в компании СДЭК нагрузка на отдел подбора персонала упала на 40%, а успешных кандидатов стало на 42% больше. В «Алкогольной Сибирской группе» было сэкономлено 38% времени, вакансии закрываются почти вдвое быстрее. Агентство Globy автоматизировало до 80% задач по поиску IT-специалистов.
Да, это кейсы из HR, но цифры легко спроецировать на административный блок, где тоже 30–40% времени уходит на рутину.
Давайте перейдем к практическим кейсам для административных специалистов.
Их много. Вот семь самых рабочих.
1. ChatGPT помогает формулировать технические задания, приводить коммерческие предложения разных поставщиков к одному виду и готовить сравнительные таблицы. Может сразу подсветить риски и слабые места.
Пример промпта: «Сожми требования в ТЗ (блоки: предмет, объем, SLA, KPI, риски). На основе трех КП сделай сравнительную таблицу и дай вывод: кто выигрывает и почему».
2. У любого админдиректора есть десятки сервисов, которыми он управляет — охрана, клининг, IT-поддержка. ChatGPT анализирует историю заявок, находит узкие места, формирует графики работ и даже пишет стандартные письма подрядчикам.
Пример промпта: «Проанализируй заявки за три месяца. Выяви топ‑3 проблемные причины, рассчитай средние SLA и предложи план профилактики».
3. Черновики приказов, памятки для сотрудников, инструкции по охране труда. ChatGPT пишет быстрые версии, которые остается проверить юристам. Экономия колоссальная.
Пример промпта: «Составь черновик регламента „Порядок доступа подрядчиков в офис“ (цель, зоны ответственности, шаги допуска, контроль)».
4. ИИ структурирует расходы, ищет аномалии и предлагает сценарии экономии. Итог — понятные таблицы и выводы.
Пример промпта: «Проанализируй расходы (категория/месяц/сумма). Найди отклонения, предложи три сценария экономии с оценкой влияния на качество».
5. Изменился пропускной режим? Планируется ремонт? Нужно сообщить сотрудникам быстро и без канцелярита. ChatGPT готовит сразу три версии текста: e-mail, пост в чат, объявление на ресепшен.
Пример промпта: «Подготовь пакет уведомлений об изменении пропускного режима (e-mail, чат, объявление на стойке). Тон —
деловой и дружелюбный».
6. Административный менеджер часто отвечает за организацию корпоративов и праздников. ChatGPT превращает бриф в план: концепция, тайминг, чек-лист ресурсов, риски и план B.
Пример промпта: «Из брифа сделай концепцию, тайминг по минутам, чек-лист ресурсов и риск-реестр с планом B».
7. Отключение света, авария лифта, срыв подрядчика. ChatGPT помогает составить playbook: роли, шаги, шаблоны сообщений, критерии закрытия инцидента.
Пример промпта: «Сформируй план действий для инцидента „отключение электричества на четыре часа“. Опиши роли, шаги, сообщения (e-mail, чат, объявление)».
Эти кейсы звучат полезно. Но есть ли риски?
Главное правило — не загружать чувствительные данные в публичный ChatGPT. Второе — всегда проверять факты. Третье — не путать ассистента с экспертом: итоговые решения за людьми.
Что бы вы посоветовали коллегам, которые только начинают пробовать ChatGPT?
Начинайте с роли: «Ты админдиректор». Задавайте формат: «Сделай таблицу», «Подготовь чек-лист». Работайте итерациями: «Сделай короче», «Добавь риски». Давайте контекст: аудитория, бюджет, ограничения. Делите задачи: сначала идеи, потом таблица, потом анализ. Если следовать этим шагам, ChatGPT быстро станет цифровым помощником, а не игрушкой.
Что ждет нас дальше?
Мировые бренды — Microsoft, Google, Coca-Cola, Expedia — уже встроили ChatGPT в процессы. В России тоже есть первые кейсы: СДЭК, АСГ, консалтинговые агентства. Думаю, через год-два ChatGPT будет обычным инструментом в бэк-офисе.
Главный эффект — люди перестают тратить время на рутину и начинают заниматься управлением, креативом и стратегией.
А это то, ради чего мы вообще становимся директорами.
