Номинация «Лучший технологичный проект». АШАН: переход от закрепленных мест к гибкому офису.
Номинанты: Татьяна Халилова, менеджер группы по административным вопросам компании «АШАН Ритейл Россия», и Ольга Костикова, директор по развитию компании UnSpot.
«Технологическая новизна
В компании «АШАН Ритейл Россия» традиционно действовала модель, при которой у каждого сотрудника было закрепленное рабочее место. Поэтому переход на гибкий офис и систему шеринга мест стал для нас настоящим технологическим прорывом. В 2025 году мы переехали в новый офис, где рабочих мест меньше, чем сотрудников, — и именно это стало отправной точкой изменений.
Благодаря современным технологиям сотрудники теперь могут буквально «договариваться с офисом»: бронировать место на нужные дни в один клик, а в остальное время — уступать его коллегам. Все работает автоматически, удобно и прозрачно для всей компании. Это полностью цифровизированный, интуитивно понятный и user-friendly процесс.
Актуальность и перспективность
Сегодня компании работают в сложных экономических условиях: высокая ключевая ставка (17%), налоговая реформа, спад деловой активности. Все это требует максимальной эффективности и бережного отношения к ресурсам.
Переход на модель гибкого офиса позволяет нам оптимизировать затраты и высвободить десятки миллионов рублей в год. Уже сейчас мы видим, как растет эффективность использования площадей: на старте проекта средняя утилизация составляла 50–60%, а наша цель — достичь стабильного уровня 85% и выше в течение недели.
Эффективность
Оценочный ROI проекта достигает 2400% годовых. Реализация проходила поэтапно:
-
Внедрение системы и обучение пользователей.
-
Сбор точной аналитики по загрузке зон офиса.
-
Принятие управленческих решений на основе данных.
В настоящее время активированы лицензии для 1000 сотрудников, при этом количество гостей не ограничено — что особенно удобно для командировочных сотрудников. Для них использование сервиса остается бесплатным.
Интеграция с офисной инфраструктурой
Система интегрирована с корпоративной аутентификацией и управлением доступами, что делает взаимодействие максимально простым и безопасным. В ближайшее время планируется интеграция со СКУД, которая позволит автоматически подтверждать бронирования и повысить точность аналитики посещаемости.
Безопасность
Доступ к системе осуществляется исключительно через корпоративный SSO, что исключает возможность несанкционированного входа. При выборе решения особое внимание уделялось информационной безопасности. Для нас было принципиально, что UnSpot сертифицирован по ГОСТ, включен в реестр российского ПО и предоставил результаты актуального пентеста.
Кроме того, у нашей компании есть собственные жесткие требования к документам и SLA. Команда UnSpot проявила гибкость и готовность соответствовать нашим стандартам, что позволило быстро согласовать все формы и обеспечить полное соответствие внутренним политикам.
Масштабируемость
В процессе внедрения мы убедились, что систему легко адаптировать и масштабировать. Добавление новых локаций и офисов не требует сложной настройки, а значит, проект можно быстро расширять.
В дальнейшем мы планируем распространить решение на офисы при магазинах — это позволит еще больше оптимизировать площади и повысить комфорт сотрудников, ведь офис рядом с домом — это и удобно, и экономично.
Удовлетворенность сотрудников
Мы системно собираем обратную связь по всем внедряемым инструментам — внутренним и внешним. Такой подход помогает нам отсеивать неэффективные решения и развивать только те, что приносят реальную пользу бизнесу и сотрудникам.
Перед подачей заявки на премию мы провели свежий опрос: 100% пользователей сервиса отметили его простоту, удобство и прозрачность.
Теперь каждый сотрудник может увидеть, кто из коллег будет в офисе на неделе, в какие дни и в каких локациях. Руководители получили дополнительный инструмент для планирования — без хаотичных переписок в чатах, где информация теряется.
Особенно положительно сотрудники оценили возможность бронирования парковочных мест — вопрос, который долго оставался болезненным. Теперь правила прозрачны, бронирования работают стабильно, а конфликты исчезли.
«Спасибо компании, что нашла средства на такой удобный инструмент — теперь взаимодействие с офисом стало проще и приятнее!»
С момента запуска система демонстрирует 100% доступность. Это значит, что из любой точки сотрудники могут решать все вопросы, связанные с офисом.
Мы уверены: решение UnSpot — одно из самых современных и user-friendly, когда-либо внедренных в АШАН. И это только начало: впереди — внедрение модуля заявок, норм посещения офиса и полная интеграция со СКУД».
