Реновация административного здания фабрики «Арнест ЮниРусь» в Омске. Номинация «Лучший новый офис»

Номинация «Лучший новый офис». Реновация административного здания фабрики «Арнест ЮниРусь» в Омске.

Номинанты: Наталья Корнаухова, руководитель административной службы «Арнест ЮниРусь», и  Дмитрий Куров, руководитель отдела капитального строительства и обслуживания зданий и сооружений «Арнест ЮниРусь».

 

В ходе плановой командировки в Омск руководство компании посетило офис фабрики мороженого. По итогам визита было озвучено распоряжение провести небольшую реновацию. Детальный осмотр показал необходимость комплексного ремонта во всем здании.

Состояние объекта характеризовалось значительным износом:

• Двухэтажное здание 1961 года постройки общей площадью 1455 м², капитально не ремонтировалось в течение многих лет
• Планировка не отвечает современным требованиям: кабинетная система, отсутствие переговорных комнат и кофейной зоны, устаревшая столовая
• Инфраструктура недостаточна: один санузел на два этажа, серверная стойка в кабинете IT рядом с рабочими местами, тесное помещение корпоративного магазина с очередями, переходящими в коридор.

В связи с тем, что модернизация давно не производилась, многие системы здания устарели, в частности:

• вентиляция в помещении столовой не соответствовала нормам;
• ранее было проведено обновление проводки только на втором этаже, косметический ремонт после замены не везде завершён;
• внутренние требования гибридного формата работы не могли быть внедрены, т.к. в здании использовалась кабинетная система, не было возможности организовать гибридные бронируемые места;
• недостаточное количество помещений для встреч/собеседований с соискателями, командной работы; не было зоны ожидания до собеседования, кандидаты стояли в коридоре, где ходят сотрудники;
• помещение магазина маленькое, неудобное, сотрудникам приходилось ожидать очереди в коридоре, что занимало много времени;
• система отопления требовала полной реконструкции;
• система водоснабжения и канализации требовала модернизации из-за износа;
• система электроснабжения требовала обновления.

Было:

 

Процесс демонтажа

 

Корпоративная культура компании отражена в ценностном предложении работодателя ЮниРусь — «Смелость создавать». Для компании это не просто слоган, а основа культуры, которая отражает ценности бизнеса, помогает сотрудникам не бояться трудностей, чаще экспериментировать, искать новое в привычном, совершенствоваться и быть собой. Именно таким подходом руководствовалась, в частности, и проектная команда по реконструкции офисного здания в Омске, поскольку было необходимо предложить нестандартные решения взамен обстановки, которая была привычной для коллектива фабрики в течение нескольких десятилетий.

В целях поддержания помещений здания в рабочем состоянии, устранения рисков отказа работы оборудования в столовой и электросетей в целом, а также по причине ухудшения состояния уже изношенной и неполноценной системы вентиляции в рамках реконструкции здания АБК было предложено выполнить следующие мероприятия:

• выполнить реконструкцию помещений, включая все строительно-монтажные работы и усиление строительных конструкций;
• применить подход для организации гибридного пространства, а именно: бронируемые рабочие места, локеры для личных вещей, переговорные комнаты разной вместимости, места для командной работы, места для хранения документов;
• организовать большой магазин самообслуживания;
• смонтировать в столовой и во всём здании общую систему приточно-вытяжной вентиляции и кондиционирования с постройкой отдельного помещения для размещения вентиляционного оборудования;
• смонтировать систему электроснабжения и электроосвещения всего здания согласно действующим требованиям;
• смонтировать систему водоснабжения и водоотведения, в т.ч. дренажную систему подвального помещения согласно действующим требованиям;
• смонтировать систему отопления здания для компенсации всех теплопотерь и возможности работы с автоматизированным узлом регулирования;
• смонтировать системы пожарной сигнализации и оповещения об эвакуации согласно действующим требованиям;
• смонтировать слаботочные системы.

Проект по реновации был призван сделать здание АБК и, как следствие, площадку фабрики центром притяжения молодёжи и новых сотрудников, пространством для комфортной работы и неформального общения. Кроме того, применяемые технологии позволяли более экономно организовать расход электроэнергии, воды, тепла, что в будущем позволяет снизить расходы на данные виды коммунальных услуг.

Сроки реализации проекта: от разработки дизайна до пусконаладочных работ — март 2024 – сентябрь 2025.

1. Решение непредвиденных конструктивных недостатков

На этапе демонтажных работ был выявлен критический дефект: деформация ригелей чердачного перекрытия. Для экспертной оценки был оперативно привлечен сертифицированный подрядчик.

Результаты обследования показали:

• Наличие прогибов и трещин в ригелях.
• Дефицит прочности нормальных сечений в спокойном состоянии — 46%.
• Повреждения полок у двух ригелей в зонах опирания плит.

Данные факторы создавали риск небезопасной эксплуатации здания в будущем. Было принято решение о замене трех ригелей на новые, для выполнения этих работ был проведен дополнительный тендер. Несмотря на задержку общих сроков проекта, это решение было необходимым для обеспечения безопасности.

Все работы по реконструкции выполнялись с обязательным использованием негорючих материалов. Совместно с генеральным подрядчиком мы осуществляли выбор и замену материалов, обеспечивая соответствие стандартам качества и требуемой сертификации.

2. Закупка мебели и оснащение офиса

Задача по оснащению офиса мебелью была разделена на два направления:

1. Спецзаказная мебель: Изготовлена местным подрядчиком.
2. Готовая мебель: Переиспользована из московского офиса компании.

Была проведена совместная работа с дизайнерами: им предоставили каталог доступной мебели с фотографиями и поставили задачу по ее максимальному использованию.

Результаты:

• Все рабочие места укомплектованы существующими столами и креслами.
• Четыре из пяти переговорных оборудованы имеющейся мебелью.
• Использованы все пригодные и стилистически подходящие шкафы.

Благодаря этому подходу объем новой мебели для заказа был сокращен более чем в два раза. Дополнительным преимуществом стало создание единого фирменного стиля офисов компании в разных городах.

3. Внедрение гибридного формата работы

Обновленное офисное пространство было перепроектировано под гибридный формат работы, официально принятый в компании. Ранее офис имел неэффективную кабинетную систему с закрепленными местами, что не соответствовало реальной практике посещения: фактически пространство использовалось недостаточно и не выполняло своих функций. Новая планировка решила эту проблему, создав гибкую и функциональную среду, адаптированную под актуальные потребности сотрудников.

Стало:

В результате ремонтных работ были внедрены следующие изменения:

1. На первом этаже:

• у команды найма появилось отдельное рабочее помещение, зона ожидания для кандидатов, где они могут заполнить заявление, ознакомиться с документами и дождаться собеседования, а также отдельная переговорная комната;
• помещение магазина было увеличено в несколько раз, организованы стеллажи, чтобы сотрудники могли самостоятельно выбирать продукцию; для магазина было выделено помещение склада и отдельный выход на улицу для разгрузки, что облегчает работу по доставке, складированию и выкладке продукции на полки;
• помещение столовой стало светлым, вся мебель была обновлена, сделан полноценный ремонт во всех подсобных помещениях, заменено технологическое оборудование, что позволяет готовить быстрее и с меньшими энергопотерями.

2. На втором этаже:

• организовано пять переговорных комнат разной вместимости (от 6 до 16 человек), ранее не было ни одной;
• обновлено пространство комнаты инструктажа, где можно разместить до 30 человек одновременно;
• появилась кофе-зона, которой ранее не было, где сотрудники могут выпить чай или кофе, хранить принесённую с собой еду, просто отдохнуть и пообщаться;
• отдельное небольшое пространство появилось для любителей читать — книжный уголок, где сотрудники могут взять либо принести книгу и оставить коллегам; здесь же можно пообщаться с коллегой либо сделать звонок — пространство позволяет это сделать;
• на этаже появились две принтерные зоны, что даёт сотрудникам возможность оперативно сделать копию либо отсканировать необходимые документы;
• организована большая рабочая зона с гибридным форматом: все рабочие места бронируемые, для сотрудников предусмотрены локеры для личных вещей, а также достаточное количество шкафов. Рабочих мест — 35; в гибридном формате, установленном в компании, можно принимать до 100 сотрудников в неделю в разные рабочие дни без учёта переговорных комнат;
• появились зоны неформального общения для команд и индивидуальной работы.

В офисе была запущена система приточно-вытяжной вентиляции, что создаёт комфортный микроклимат и условия для работы.

Адаптация сотрудников к новому рабочему пространству

Чтобы смягчить переход на новый формат работы и минимизировать стресс для сотрудников предприятия, проектной командой была запущена поэтапная коммуникационная кампания.

1. Вовлечение

Для повышения вовлеченности сотрудникам было предложено выбрать названия для переговорных комнат путем голосования. В основу легли названия брендов мороженого, производимого на фабрике. Участие в голосовании и возможность сделать выбор усилило личную связь сотрудников с новым пространством.

2. Обучение правилам гибридного формата.

Был проведен вебинар, на котором проектная команда подробно разъяснила принципы гибридной работы. Участникам напомнили о корпоративных правилах, продемонстрировали работу приложения для бронирования рабочих мест и переговорных, а также озвучили нормы поведения в open space: правило чистого стола, использование наушников для звонков и отключение звука на устройствах.

3. Сбор обратной связи

Во время обучающих мероприятий команда проекта предложила сотрудникам поделиться мнением и задавать вопросы. Обратная связь помогает выявлять проблемные точки и своевременно дорабатывать информационную поддержку.