Номинация: «Лучшее корпоративное мероприятие. Новогодний экспресс «Арнест ЮниРусь»
Номинант: Марина Панкратова, офис-менеджер ООО «Арнест ЮниРусь»:
«Руководством компании была поставлена задача организовать новогоднее мероприятие в компании на более 3000 штатных сотрудников, расположенных по всей России.
Командой организаторов был разработан план:
— провести централизованно очные мероприятия в городах, где расположены 4 фабрики компании (Омск, Тула, Санкт-Петербург, Екатеринбург), головной офис (Москва), а также обособленное представительство (Новосибирск) – самые крупные локации компании по численности сотрудников
— в небольших обособленных подразделениях выделялся бюджет на самостоятельный поход в ресторан.
Цель: сплочение коллектива, повышение вовлеченности сотрудников, признание сотрудников со стажем.
Корпоративная культура компании отражена в ценностном предложении работодателя ЮниРусь — «Смелость создавать». Для компании это не просто слоган, а основа культуры, которая отражает ценности бизнеса, помогает сотрудникам не бояться трудностей, чаще экспериментировать, искать новое в привычном, совершенствоваться и быть собой.
Совместно с отделом закупок был проведен тендер, в который было приглашено более 20 компаний-подрядчиков. Отбор проходил в 3 этапа:
- Предложения рассматривались на релевантность опыта и географии;
- Выбранная подборка компаний, прошедшая предыдущий этап, подготовила для нас по 2 идеи проведения новогоднего мероприятия и предложенные для этого площадки;
- На последний этап вышло два финалиста, предложения которых были детально рассмотрены командой организаторов.
- Обязательным требованием к выбираемым площадкам была доступность для коллег с инвалидностью, чтобы они могли принять полноценное участие в мероприятиях (включая заказ такси специальной категории).
Тема мероприятия: Новогодний экспресс.
Централизованное проведение было организовано на протяжение одной недели. Каждый город выбирал себе площадку из списка, предложенного и проработанного агентством.
Основные требования для реализации единого подхода к празднованию:
— рассадка банкет или кабаре
— единая для всех городов фотозона
— ведущий, кавер-группа и DJ
— мастер-классы во время мероприятия
— проведение мероприятия для сотрудников производств на фабриках, которые в силу работы в смены не могут посетить основное мероприятие: фотозона, новогодняя елка, подарки и мастер-классы.
Даты от начала тендера до реализации – июль – декабрь 2024 года.
Важной частью подготовки всегда является бюджет, который был увеличен на 20%. Это изменение учитывало, что численность сотрудников на момент подготовки на одной из площадок выросла вдвое. Экономию бюджета извлекли из самостоятельной закупки алкогольных напитков — стоимость в сравнении с ценами площадки была ниже на 30%.
«То самое агентство» – это 50% успеха мероприятия:
— качественно составленный план-график с расписанными действиями по датам;
— еженедельные созвоны по статусам и общим вопросам;
— группа в Телеграме для оперативного решения вопросов непосредственно во время мероприятия;
— профессиональная команда от агентства, которая проактивно реагирует на любые вопросы и может решить даже самые нерешаемые проблемы;
— менеджер проекта, который знает каждый нюанс сметы и находится на стороне клиента, чтобы получать максимально возможные скидки от поставщиков.
Все эти действия привели к тому, что за неделю до мероприятий проекты на каждой локации были в 100% готовности.
Все сотрудники получили приглашение на мероприятие и участие в опросе, чтобы собрать необходимую информацию, важную для подготовки:
— подтверждение участия;
— ФИО и контакт родственника на случай чрезвычайной ситуации (карета скорой помощи всегда находится рядом с местом проведения);
— аллергии и другие особенности, которые нам нужно учесть.
Также в рамках проводимых мероприятий было запланировано награждение юбиляров в каждом городе, кто проработал от 5 до 40 лет в компании. Для этого были разработаны памятные медали, которые вручались руководством компании публично на сцене. Почти 400 сотрудников были награждены. Агентство предложило эффективный подход: награждаемые были заранее проинформированы о церемонии и приглашены к сцене к моменту начала награждения. Это позволило сэкономить 50% планируемого времени на открытии мероприятия.
Название вечера «Новогодний экспресс» дало тему для сценария – мы связали все наши города, и в течение вечера наш виртуальный поезд останавливался в каждом большом городе, ведущий проводил небольшую викторину с интересными фактами о городе. Данный сценарий был использован во всех городах, что объединило всю страну. Эта идея легла и в основу фотозон. Мы получили фотографии из всех городов – это выглядело как один общий праздник, хотя нас разделяли сотни, а иногда и тысячи километров.
В Москве также была оформлена фотозона в ретро-стиле с реквизитом и антикварным фотоаппаратом на штативе с моментальным фото, а рядом расположилась нейрофотобудка, которая делала фотографии в ретро-стиле, как связь веков. Вся канва мероприятия была связана с ретро-экспрессом: от входной зоны до рауса сцены и мелких деталей в интерьере.
Паузы были заняты выступлениями артистов разного жанра: танцы, эквилибристы и др. Наши ведущие в городах проводили танцевальные конкурсы, в которые были вовлечены все сотрудники. Каждый мог найти занятие по душе, кому-то было просто важно пообщаться с коллегами в непринужденной обстановке и отдохнуть.
Так как у нас в компании есть направление Фуд Солюшенс Professional, которое работает с предприятиями общественного питания, мы договорились с площадкой о предоставлении нашей продукции для приготовления блюд: соусы, майонез, картофельное пюре, а в меню указали, в каких блюдах есть наша продукция, что также с энтузиазмом было воспринято сотрудниками. В результате новогоднего вечера 100% сотрудников ушло с мероприятия с памятными подарками, моментальными фотографиями и зарядом энергии на новый деловой сезон. А чтобы безопасно можно было добраться до дома, на этот вечер для всех было подключено Яндекс.Такси по корпоративному тарифу.
После каждого мероприятия мы запустили опрос, в котором детально опрашивали сотрудников по 5-бальной системе по всем пунктам организации: от площадки до питания. Средний балл по всем мероприятиям был 4,5, что говорит о положительной обратной связи.
Руководство компании высоко оценило подготовку и проведение всех мероприятий и дало положительную обратную связь команде организаторов.
Итоги в цифрах
После каждого события мы запускали опрос, в котором детально опрашивали сотрудников по 5-бальной шкале, начиная от площадки и заканчивая питанием. Средний балл по всем мероприятиям составил 4,5, что говорит о положительном отклике.
Руководство компании очень высоко оценило подготовку и проведение всех мероприятий и дало положительную обратную связь команде организаторов».
