В прошлом году Группа «Ренессанс страхование» переехала в бизнес-центр «Крылатские холмы». Компания взяла в аренду 9,5 тыс. кв. м, где разместились все подразделения Группы: «Ренессанс страхование», «Ренессанс жизнь», Budu и УК «Спутник — управление капиталом». Сделка стала одной из крупнейших на офисном рынке в 2023 году.
Новый офис страховой компании — уникальное пространство, от которого компания Microsoft отказалась весной 2022 года в связи с закрытием бизнеса в России. На каждом этаже open space с несколькими форматами рабочих мест и блоками переговорных, в большинстве зон подразумевается свободная рассадка. Пространство изначально было создано дружелюбным и комфортным, продуманы все нюансы, связанные и с работой, и с отдыхом сотрудников. Дизайн, разработанный несколько лет назад архитектурным бюро UNK corporate interiors, был отмечен профессиональной премией Best Office Awards.
Для Группы «Ренессанс страхование» переезд в этот офис стал не просто местом размещения персонала, с ним начался новый этап в жизни компании, который фактически оказался настоящей перезагрузкой организации, изменившей в том числе и психологию работы ее сотрудников.
К переезду страховая компания готовилась долго и основательно — последние несколько лет активно мониторила рынок, искала пространство, которое не просто соответствовало бы ценностям и культуре компании. Хотелось найти современный офис, где можно было бы создать атмосферу сотрудничества, располагающую к созданию новых технологичных сервисов и продуктов для клиентов.
Мы узнали у административного директора Группы «Ренессанс страхование» Александра Носовского о том, как прошел переезд в бывший офис Microsoft и как он повлиял на работу сотрудников компании.
— Почему возникла необходимость переезда в новый офис?
— Наша компания долгое время была разрознена — офисы подразделений находились в разных частях Москвы. Кроме того, она развивалась и трансформировалась. Поэтому было принято решение собрать всех в одном здании. Мы долгое время искали помещение, соответствующее масштабу компании, при этом удобное и привлекательное для сотрудников и клиентов. В итоге выбор пал на «Крылатские холмы».
Здесь комфортно и удобно работать. Само помещение гармонично спланировано. За окнами лес, поют птицы, бегают белки. Это, конечно же, помогает нам эффективно работать. Да и для досуга созданы возможности. Можно, например, после работы покататься на велосипеде, — такого в других районах Москвы не найти. В офисе есть бильярд и другие разнообразные зоны отдыха. В соседнем здании хороший фитнес-центр — тоже большой плюс. В общем, есть все для того, чтобы люди получали удовольствие от работы.
Практически сразу, как только мы увидели этот офис, решили, что он подходит нам и по внутреннему интерьеру, и по внешней инфраструктуре.
— Обычно переезд — это изменение условий труда. Как отнеслись к нему сотрудники? Были ли возражения?
— Любое изменение в компании всегда вызывает реакцию персонала. Несмотря на то что мы переезжали в современный и комфортный офис, были люди, высказывающие сомнения. Кому-то удобнее добираться до прежнего офиса, а кто-то просто привык к старому месту, как привыкают к домашним тапочкам.
Наше руководство честно обсуждало все возникающие вопросы. Административные сотрудники проводили опросы, вникали во все проблемы. Эмоционально это оказался непростой период, ведь нужно было услышать каждого сотрудника, понять и объяснить все нюансы переезда. А нюансов было много. Мы изначально даже написали правила работы в новом офисе, а потом не раз их корректировали. Сделали 3D-экскурсию по офису, рассказывали людям, как парковать машины, заказывать переговорные комнаты, как организовано питание. Те, кто заехал в первую очередь, тестировали новые условия и правила вместе с нами, на них мы оттачивали все процессы. Нам было важно, чтобы сотрудники не чувствовали неудобств и могли нормально работать, чтобы из-за переезда бизнес не остановился. И мы это обеспечили.
На самом деле времени на долгие обсуждения переезда у нас не было. Нужно было как можно быстрее переселиться в «Крылатские холмы». Спасибо нашим строителям: они в кратчайшие сроки выполнили ремонт. В конце июля был проведен тендер по выбору подрядчика, а уже 15 августа первые сотрудники приступили к работе в новом офисе.
— Каково это — работать в офисе, который изначально был сделан под другого арендатора?
— Ценность этого офиса в том, что он сделан не под кого-то, он самодостаточен и концептуально продуман. Именно поэтому нам не пришлось что-то кардинально менять. Важно было вписаться в то, что есть.
Для «бесшовного» перепроектирования тех зон, где нам все же требовались изменения, мы обратились к авторам проекта офиса — UNK corporate interiors, так как, безусловно, они лучше всех могли это сделать. Из серьезного — мы лишь переделали open space, чтобы создать несколько кабинетов. Где-то что-то подкрасили, подклеили, освежили. Но в основном это прежний офис. Существенных корректировок не было.
Даже мебель в большинстве своем осталась от прежнего арендатора. С помощью химчистки привели ее в порядок и используем по назначению. У меня, например, кресло 2009 года, оно отличное. Еще несколько лет на нем смогу просидеть. И таких кресел у нас много. Конечно, мы приобретали и новую мебель. Но, надо сказать, ее заказ обошелся компании, во-первых, намного дороже, чем было раньше, а во-вторых, мы ждали его очень долго.
— Что в новом офисе больше всего удивило сотрудников?
— Мы изначально не стремились к тому, чтобы получить от офиса какой-то «вау-эффект». Нам нужно было создать оптимальные условия для работы, чтобы люди могли приезжать, общаться, выполнять работу, при необходимости с комфортом отдыхать. Особенность этого пространства состоит в том, что здесь мы чувствуем себя абсолютно свободно и сами решаем, как нам лучше работать, чтобы добиваться нужных результатов.
— На что следует обращать особое внимание, когда компания переезжает в офис, простоявший без «жильцов» какое-то время? Что посоветуете коллегам?
— Самое главное — проверить всю инженерию. За красивым фасадом может скрываться все что угодно. Но чаще всего в период простоя проблемы начинаются с инженерных сетей. Что-то нужно заменить, что-то почистить, что-то отремонтировать.
И потом, когда люди едут в готовый офис, важно обойтись без значительных переделок. Сотрудники, конечно, начнут предлагать и стенки перенести, и ковролин другой расцветки постелить. Но раз это готовый офис, то его ценность именно в этом. Не надо ничего кардинально менять! Иначе можете попасть под необходимость перестраиваться под нормы законодательства, например, требования пожарной безопасности. Так, за изменением планировки может последовать обновление всей системы пожаротушения. Причем не только в одной комнате, но и на всем этаже. И это немаленькие деньги. К сожалению, люди не всегда это понимают.
— Какие-то изменения в коллективе после переезда наблюдали?
— Самое главное — мы стали чаще видеть друг друга, больше общаться. Раньше люди работали в разных зданиях, все обсуждали по телефону или электронной почте. При таком взаимодействии часто возникало недопонимание. Собрав людей вместе, компания создала условия для живого общения. Кто-то обсуждает рабочие проблемы в переговорках, кто-то за партией бильярда или с чашечкой кофе в креслах с видом на Москву. Многие вопросы сейчас решаются гораздо быстрее, проще. Это важно, видеть тех, вместе с кем делаешь общее дело. У нас много примеров, когда люди, несколько лет проработавшие исключительно на удаленке, после переезда решили работать в офисе.
Еще один важный момент — усилилось взаимоуважение в коллективе. Одно дело, когда ты работаешь дома один, другое — когда рядом коллеги. Приходится учитывать и их пожелания, запросы, не доставлять им неудобства. Применительно к рабочим процессам это в том числе касается и вопросов планирования своей деятельности: бронирование рабочих мест и переговорных комнат, заказ парковки, организация корпоративных мероприятий и т. д.
— У вас в компании работает много людей. Как вы решили проблему бронирования рабочих мест и переговорных?
— У нас нет задачи, чтобы все сотрудники сидели в офисе. Люди приезжают сюда, когда им удобно и действительно необходимо. Но чтобы эффективно использовать пространство, нам все же пришлось научить их пользоваться теми сервисами, которые мы внедрили в новом офисе.
Изначально в компании существовала программа бронирования рабочих мест и переговорных комнат, но она не позволяла нам закрывать все вопросы и была сделана фактически «на коленке». Во время переезда мы провели тендер и выбрали подрядчика, который адаптировал под нас уже готовый продукт, учел текущий функционал и заложил возможность развития. Так у нас появилась возможность бронирования парковочных мест.
— То есть у каждого сотрудника есть корпоративная парковка?
— Да, у каждого. Но по системе паркшеринга. Компания берет на себя половину стоимость парковочного места, а вторую половину оплачивает сотрудник. При помощи новой системы бронирования мы можем отследить, сколько времени машина была на стоянке, проанализировать загрузку и увидеть пики наполняемости парковки.
Конечно, первое время нам приходилось учить людей правильно планировать парковку: кто-то вставал не на свое место, кто-то бронировал, но не приезжал. Сегодня нам видна вся картина и статистика по парковочным местам, включая любые особенности и отклонения.
Понятно, что системами бронирования корпоративного клиента уже не удивишь. Однако у нашей системы есть преимущество — она дает возможность не только отслеживать статистику, но и управлять процессами. Причем с использованием искусственного интеллекта. Например, по той же парковке нейросеть помогает выявить случаи, когда сотрудник приезжает на работу, например, на разных автомобилях или добирается на автобусе-шаттле, но при этом бронирует парковку. Управление этим процессом уже позволило нам сэкономить деньги, отказавшись от части ненужных парковочных мест.
— Что еще умеет эта система?
— Система уже давно помогает нам управлять бронированием рабочих мест и переговорных. Мы видим, какие из них более востребованы и почему. Понимаем, например, где быстрее принтеры выходят из строя или нужно больше бумаги.
Примеров управления подобными данными в системе много. Вот еще один: нам нужно было посчитать сколько тюльпанов привезти в офис к 8 Марта. Система проанализировала количество женщин, обычно работающих в офисе, и кто еще может приехать в предпраздничный день. С учетом этой информации мы и заказали цветы на праздник.
— Наверно, за тюльпанами приехали все женщины-сотрудницы?
— Нет, не все. Но тюльпанов заказали, конечно, с запасом. Хватило всем.
— Бывают дни, когда в офисе собираются все сотрудники?
— Всех мы не сможем разместить. Кто-то всегда работает на удаленке, а кто-то даже за пределами Москвы. Но офис позволяет собирать людей группами в соответствии с задачами бизнеса. Например, у нас есть шикарные учебные классы, где проводится обучение сотрудников. Многие приезжают в офис из регионов, проводят встречи, а после работы играют в бильярд, общаются. Так что новый офис для всех нас стал хорошим местом для встреч. Его энергетика способствует тому, чтобы работа выполнялась по-другому, с удовольствием. Поэтому мы здесь надолго. Это наше место силы.
Автор текста: Андрей Викторов
