Помню, как первый раз мне сообщили, что надо готовиться к аудиту. Я же вообще никогда не имела опыта прохождения аудита и даже не представляла формат и масштаб этого мероприятия. А когда нет своего опыта, становится страшно. В голове только пугающие картинки из советских кинофильмов…
Аудит, что с ним делать и насколько все действительно страшно
В России сложился определенный стереотип, что аудит — это проверка компании на финансовые и другие показатели, чтобы найти дыры в бюджетах, перетраты и наказать виновных. На самом деле не всякий аудит про наказать, а про возможность проверить параметры работы, например, административного департамента и компании, алгоритм ведения дел и выявить отклонения, в том числе и в процессах, которые мешают двигаться вперед. Замечу, что сегодня у меня уже многократный опыт прохождения внешнего и внутреннего аудита и по HR-направлению, и по административному. И аудит административного направления, по сравнению с HR, просто сказка, но, как говорится, все познается в сравнении.
Административный аудит — процесс оценки эффективности и результативности административных процедур. Он включает оценку политик, стратегий и функций различных административных отделов, контроль административной системы в целом.
Виды аудита
По периодичности проведения:
- Первоначальный
- Текущий
- Систематический
- Оперативный
- Панельный
- Разовый.
По объему проверки:
- Системный
- Локальный
- Тематический
По уровню:
- Стратегический
- Управленческий
По способу проведения:
- Внешний
- Внутренний
Внешний аудит осуществляется аудиторскими организациями, индивидуальными аудиторами; внутренний — консалтинговыми компаниями и/или с привлечением аудиторской комиссии, куда приглашены сотрудники компании.
Одно из основных требований к аудиторской проверке — независимость специалиста, его честность и профессиональное владение вопросами в той сфере, в которой он проводит оценку. Цель аудита — возможность взглянуть на компанию не замыленным взглядом, выявить «болезни», получить рекомендации и в результате сформировать перспективы развития.
Этапы аудита
Обычно выделяют три этапа проведения проверки:
Подготовительный — включает составление плана, оформление необходимой документации, сбор внутренней и внешней информации, определение общей цели, задач аудита, возможных рисков.
Задачи аудита
Аудит может выявить все недочеты системы компании. Основная из них, как правило, отсутствие системности. Аудит может показать, что этот фактор объясняется низкой квалификацией сотрудников, недостаточным человеческим ресурсом или отсутствием необходимого бюджета.
Аудит выявляет недостатки в механизмах контроля. Компании несут риски, присущие развивающимся рынкам, когда растет число филиалов и сотрудников, операции проводятся вручную, а текучка кадров высока. Контроль позволяет преодолеть трудности, поскольку устраняет первопричины, а не последствия. Молодые, растущие компании постоянно нуждаются в обновлении процедур, которые быстро устаревают и становятся бесполезными.
Аудит на предприятии вскрывает недостатки в процессах и помогает выявить задвоенные функции, процедуры или отсутствие четко прописанного порядка, технологии работы.
Аудит позволяет определить упущенные функции — когда выясняется, что какая-то очень важная операция никому не поручена и ее делает тот, «кому больше всех надо», либо никто. Зачастую в компаниях не налажена связь между департаментами. Это приводит к разрозненности процессов и, как следствие, к невыполнению финансовых целей.
В общем проблем много, и, как правило, лучше всего срабатывает эффект внешнего контроля. Увидеть и устранить системные ошибки можно, только находясь вне системы.
Основной этап аудита заключается в проведении исследовательских процедур, позволяющих получить репрезентативные данные: собирается и документируется информация, позволяющая оценить полноту, системность и эффективность управления. Проверяется наличие и состояние необходимых документов, а также их соответствие требованиям законодательства и фактически протекающим в компании процессам.
Как проходит внешняя проверка административного департамента?
Продолжение статьи доступно только подписчикам.