“Петровакс Фарм” — российская биофармацевтическая компания полного цикла. В ней работают более 700 сотрудников. В административно-хозяйственной службе , которое возглавляет Елена Тюренкова, трудятся 34 сотрудника. 2020 год для многих стал поворотным, COVID-19 ни для кого не прошел незаметно. Вся служба была мобилизована для достижения целей и задач компании. По словам Елены Тюренковой, административно-хозяйственная служба «Петровакс», ее сотрудники стали настоящей командой, состоящей из «крестных фей и волшебников», которые создают уют и комфорт для коллег.
Корреспондент: На общественных слушаниях вы рассказывали о том, что пандемия сильно повлияла на работу вашего отдела. Что это были за изменения?
Елена Тюренкова: В один момент на первый план вышла задача обеспечения безопасности сотрудников. На АХО легли дополнительные функции по реализации требований государственных органов: соблюдение масочного режима, обеспечение коллег перчатками и антисептиками, контроль за соблюдением новых регламентов, закупка рециркуляторов и термометров, обеспечение пропусками, взаимодействие с поставщиками по проведению тестирования сотрудников на ПЦР и антитела. Был подключен проект телемедицины с круглосуточным доступом к консультациям врачей. Параллельно необходимо было обеспечить средствами защиты коллег в регионах. Пандемия также ускорила наш проект по возможности удаленной работы, который прорабатывался в компании. Профессиональная команда АХО «Петровакс» своей работой в этот непростой период продемонстри-ровала основные ценности компании: ответственность, сотрудничество, проактивность и открытость. А еще — креативность и оперативность в принятии решений. Сотрудники — это самый важный и ценный ресурс компании. И наша основная задача была в том, чтобы физическое и моральное состояние людей было комфортным.
Корр.: В такие моменты очень важна роль руководителя. Что для вас было главным в те дни?
Е.Т.: Прежде всего люди должны были ощущать поддержку руководителя. За последние полтора-два года в компании перестраивались многие процессы. Мне важно, чтобы все принятые мною решения были максимально прозрачны и понятны коллегам. Каждую неделю я проводила совещания с руководителями отделов, чтобы команды разных площадок понимали, что это не только их проблема или задача, но и всей компании в целом. Был период, когда все ушли на удаленную работу, и мои сотрудники перестали справляться с документооборотом. Тогда их работу, не требующую сильного погружения в процесс, подхватили секретари и курьеры. Взаимовыручка и взаимопомощь помогли еще больше сплотить коллектив. Сотрудники поняли, что мы команда. А я ощутила, какой у меня сильный тыл. Взаимодействие сейчас находится на том уровне, когда задачи решаются на подсознании. Я только подумала, а уже все сделано.
Корр.: Вы уходили из компании АХО «Петровакс» на другую работу, в другую компанию, с должности офис-менеджера, а через некоторое время вернулись на должность административного директора. Вхождение в новую должность было простым?
Е.Т.: Когда ты приходишь с пониманием того, что нужно сделать, зная внутренние процессы компании и команды, не нужно тратить время на адаптацию. Но перестроить взаимоотношения с коллегами с дружественных на позицию «руководитель — подчиненный» в такой ситуации несколько сложнее, чем когда совершенно новый человек приходит. Однако мне кажется, что моим коллегам комфортно работать со мной, я выстраиваю партнерские взаимоотношения, не «начальник — подчиненный», а «я прислушиваюсь к вам, вы прислушиваетесь ко мне». Руководитель не может знать всех нюансов. Я погружаюсь досконально в задачу только тогда, когда это требует моего непосредственного участия. Стараюсь, чтобы коллеги приходили не с проблемой, а с вариантом ее решения. А лучше тремя — идеальным, максимальным и минимальным.
Корр.: Какой день работы в новой должности стал для вас показателем того, что, вернувшись в компанию, вы сделали правильный выбор?
Е.Т.: Это был третий день после возвращения. Я поехала на ту площадку, где раньше была офис-менеджером. Когда переступила порог, коллеги выбежали из кабинета с криками: «Ура! Ты к нам вернулась!». У меня даже голос в тот момент задрожал, не могла с ними разговаривать. Мне было очень тепло от того, что я нужна им и что они ждали моего возвращения, были рады мне не потому, что так положено, а действительно испытывали положительные эмоции.
Корр.: Каковы были ваши первые действия на новом месте работы как руководителя?
Е.Т.: Первое, что произошло, — аудит внутренней службы. По его результатам мы начали отрабатывать замечания. Повтор-ный аудит состоялся через год, и мы его прошли без единого замечания.
Корр.: У вас финансовое образование. Как вы считаете, насколько оно помогает в текущей деятельности?
Е.Т.: Еще есть неоконченное юридическое образование. Три года на юрфаке не прошли даром. Я умею правильно читать документы и выстраивать правильные отношения с бухгал-терией. Очень часто в компаниях недопонимание возникает на стыке кросс-функциональных обязанностей. А я могу несколько отстраниться от понимания обязанностей сотрудников, встать над ситуацией, объяснить, что и как необходимо делать. Мне легко делать бюджетирование, потому что когда-то я работала в бухгалтерии государственного учреждения, где под каждую копейку нужно было подложить обоснование. Поэтому к моему бюджету придраться сложно, я могу обосновать любую сумму. А когда ставится задача сэкономить, сразу понимаю, по какой статье оптимизировать денежные средства, а где суммы можно варьировать.
Корр.: То есть сложностей для вас нет?
Е.Т.: Бывают, например, в понимании юридических тонкостей. Здесь без консультации специалистов не обойтись. Также непросто построить работу с другими подразделениями, когда происходит столкновение интересов. Да, у каждой службы есть свой интерес, но глобально есть интерес бизнеса. Если одна из шестеренок встанет, то встанет весь механизм. Поэтому мы всегда стараемся соблюдать баланс.
Компания понимает, что людям нужно показывать эффективные формы сотрудничества. Мы регулярно проходим обучение по взаимодействию служб и внутри команды. В «Петровакс» существует правило проведения встреч «один на один» минимум один раз в месяц. В службе АХО они проводятся еженедельно. Также обязательна еженедельная встреча руководителей отделов. Она необходима для понимания ситуации в службе и компании в целом, соблюдения баланса нагрузки, чтобы вовремя прийти друг другу на помощь. Такие встречи помогают услышать конструктивную критику, найти компромиссное решение.
Корр.: В ближайшее время какое-то дополнительное обучение для своих сотрудников или для себя планируете?
Е.Т.: Как раз сейчас подбираю курсы повышения квалификации для двух механиков и двух специалистов по ПДД. По обучению транспортного отдела есть много задумок в связи с изменениями в законодательстве. За последний год наша компания выросла на 30%. Чтобы сохранить корпоративную культуру, был запущен проект по внутреннему обучению новых руководителей, погружению их в ценности «Петровакс».
Я сама прохожу годовое обучение по онлайн-программе Виктории Шухат «Управленец». Очень полезно, постоянно что-то «приношу» своим сотрудникам оттуда. Компания много внимания уделяет обучению персонала, в том числе и сервисного. Мы даже иногда шутим, что административная служба — кузница внутренних кадров. Например, секретари больше года на ресепшене редко задерживаются. За последний год семь сотрудников АХО получили повышение как в компании, так и внутри службы. У нас прописаны регламенты, созданы маршрутные карты для сотрудников: с какой должности на какую возможно повышение, что человек должен знать и что уметь, чтобы пройти испытательный срок и расти в компании. А в январе было принято решение, что один из моих отделов станет самостоятельной службой. Это административная поддержка всего документооборота компании от запросов актов-сверок и оригиналов документов у контрагентов до сопровождение договорной детальности.
Корр.: Что для вас значит комфортная атмосфера на работе?
Е.Т.: Получать удовольствие от того, чем занимаюсь. Я несколько раз наблюдала за людьми, которых работа не радовала. У них все сыпалось из рук. Ни позитива самому сотруднику, ни пользы работодателю такая работа не приносит. Мне повезло, для меня работа — это удовольствие. Но в то же время важно осознавать, что работа — это не вся жизнь. Руководство «Петровакс» такой подход разделяет и поддерживает. Недавно в нашей компании был запущен проект «Амбассадоры бренда». В нем мы рассказываем о своих личных задачах, их реализации. Я пишу в соцсети то, от чего я получаю удовольствие. Это дизайн пространства, фито-дизайн, все, что связано с визуализацией.
Какое-то время я наблюдала в соцсетях за блогером, который ведет фотопроект «Псовая охота», снимает людей в воссозданной обстановке охоты XVIII–XIX веков. Мне очень захотелось принять в нем участие, попасть в то время, но не с точки зрения быта, а с точки зрения мироощущения. Образ женщины-охотницы мне импонирует. С одной стороны, это очень женственный образ, с другой — серьезный и отважный. К тому же наш ритм жизни за последнее время настолько ускорился, что иногда просто необходимо остановиться. Данный фото-эксперимент стал для меня средством переключения и возможностью поставить рутину на паузу. В ближайшие выходные я записалась на урок верховой езды в дамском седле. Хочу прочувствовать, что это такое — управлять лошадью. Понять, смогу ли я это сделать.
Автор: Виктория Тот, журнал “Административный директор” 2021 г. (№1)
