В то время как последствия вспышки коронавируса становятся более очевидными, публичные и частные предприятия во всех секторах промышленности и регионах рекомендуют сотрудникам работать удаленно для снижения распространения вируса.
Университеты вводят онлайн-обучение на ближайший семестр, научные институты отправляют персонал работать из дома, а бизнес предпочитает виртуальные «летучки» и интернет-встречи привычному тет-а-тет.
Подобное сплочение перед лицом нового вируса COVID-19 означает, что организации могут лучше изучить собственные IT-структуры, культуру, рабочие протоколы и прочее. Для многих этот процесс весьма непрост.
Эксперты выделяют три ключевых момента, которые влияют на успех удаленной (или полу-удаленной) работы. Мы надеемся, что эти знания вам в той или иной мере помогут.
Эффективность и бесперебойность бизнеса
В основе успешного перехода на «удаленку» всегда лежит адекватная коммуникация. Важно понимать, кто готов к этому переходу, как долго тот продлится, оценить открывающиеся возможности, потенциальные риски и сложности, доступные ресурсы, а также полный список всех причастных с именами и телефонами.
Сообщая сотрудникам о переходе к новому виду деятельности, руководители должны четко обозначить длительность таких условий, как часто это будет происходить и при каких обстоятельствах работникам следует связаться с начальством. Крайне важно, чтобы сотрудники, трудящиеся удаленно, имели четкие и ясные цели, сроки и способы оценки результата. Также будет хорошо, если и работники, и начальство будут максимально честны в вопросе о сложностях удаленной работы. Если сложности проговорены, их возможно решить.
Оценка эффективности и бесперебойной работы бизнеса
Чтобы лучше измерить эффективность и бесперебойную работу бизнеса, организациям следует предпринять определенные шаги:
• Менеджеры и команда должны поддерживать ежедневный контакт, чтобы делиться успехами и ставить понятные цели. Если возможно, проводить видеоконференции, которые позволят сплотить людей.
• Необходимо следить за индивидуальной или командной работой на предмет изменений качества ее выполнения: так можно определить влияние нового окружения сотрудника на его результат. Будьте честны при разговоре с сотрудником, если подобные изменения произошли.
• В данный момент лучше не ориентироваться на изменение котировок или цен в качестве показателя бесперебойности бизнеса: COVID-19 влияет на рынок, понижая легитимность данных показателей.
Как сотрудникам лучше подготовиться к продолжительной удаленной работе?
Следует взять на вооружение опыт университетов, отправляющих студентов учиться домой: у сотрудников на «удаленке» должно быть все, что нужно для выполнения их работы. Вот краткий чек-лист:
— сохраните все файлы, к которым потребуется удаленный доступ;
— проверьте виртуальную сеть компании и убедитесь, что доступом к ней обеспечен каждый работник;
— отсканируйте все документы, которые могут потребоваться, и сохраните их так, чтобы у удаленных сотрудников был к ним доступ;
— убедитесь, что вы готовы к конференц-связи: у вас есть гарнитура или наушники, а звонок пойдет прямо к вам на нужный телефон; также неплохо обеспечить для рабочих звонков свободное и тихое место дома;
— возьмите с собой все необходимые материалы/ документы, обговорив это с менеджером; следует проконсультироваться с HR-отделом или юристами компании касательно приватности подобных документов.
Предприняв данные шаги, руководители и сотрудники помогут коллегам подготовиться к работе из дома, минимально повлияв на эффективность и бесперебойность бизнеса.
Сотрудничество
Сотрудничество в подобные моменты жизненно необходимо. Очень важно, чтобы удаленные сотрудники постоянно общались и устраивали виртуальные встречи, поддерживая взаимоотношения между собой.
Вдобавок к этому менеджеры должны использовать грамотные инструменты для поддержания данного эффекта. Не стоит рассчитывать только на аудиозвонки: используйте видео, чтобы коллеги видели друг друга, опросы, мозговые штурмы и т. д. Они помогут улучшить моральную составляющую и усилить сплоченность коллектива.
Измерение эффекта сотрудничества
При удаленной работе важно, чтобы менеджеры понимали уровень сплоченности по сравнению с привычной работой в офисе.
Для этого часто используется Microsoft Outlook MyAnalytics. С подобным инструментом возможно измерять частоту и продолжительность взаимодействий между коллегами в рамках команды или отдела. Также он позволяет отслеживать социально изолированных сотрудников и тех, кто работает над разными частями одного проекта, что важно для внедрения инноваций.
Как подготовить удаленные команды к сотрудничеству друг с другом
Если прежде вся работа осуществлялась лицом к лицу, придумать, как сохранить тот же дух в условиях «удаленки», непросто. Перечислим ключевые шаги, которые стоит предпринять, чтобы облегчить переход на новые условия работы:
• Заранее договоритесь, как будете использовать коммуникативные средства. Лучше общаться по электронной почте, а чат — для экстренных вопросов или же базовых рабочих моментов? В вашей компании принято переписываться или звонить? Ответы на эти вопросы позволят повысить эффективность и сплоченность команд в условиях удаленной работы.
• Распланируйте время для общения с коллегами. Например, виртуальные мозговые штурмы вполне могут заменить необходимую «болтовню» у кулера или на кухне.
• Найдите инструменты, которые максимально вовлекают человека в процесс и отвечают вашим задачам. Многие компании сегодня используют Skape, Slack, Team, Zoom и т. д. Также интерактивность можно поднять за счет таких виртуальных платформ, как Mural, Kahoot и Miro.
Сотрудничество и сплоченность возможны везде и в любой команде, даже в условиях удаленной работы. Заранее все обдумав и применив на деле, вы поможете командам ощутить сплоченность и сотрудничество, даже не находясь физически рядом друг с другом.
Благополучие сотрудников
Продолжение статьи доступно только подписчикам.