Рынок делового туризма в нашей стране молод, но развивается довольно активно. По оценкам международных экспертов, его объем достигает 13 млрд долларов.
Во многих западных странах деловые поездки составляют более 60 % всего объема авиаперевозок, в России же это порядка 40 %. По прогнозам Всемирного совета по путешествиям и туризму, в скором времени объем российского рынка делового туризма может достигнуть 18,4 млрд долларов.
Деловой туризм – сегмент рынка, в который входят такие понятия, как business travel и MICE. В первом случае, о котором пойдет речь в нашей статье, – это предоставление услуг по заказу билетов и бронированию гостиниц, во втором -полный цикл организации корпоративных поездок (Meetings, Incentives, Conferences, Events), о чем мы расскажем в одном из следующих номеров нашего журнала.
Business travel в России
Услуга business travel во всем мире уже давно раскручена. Она появилась в Европе и США в 70-80-е годы XX века, но особый размах приобрела в 1990-х. В России же этот рынок только формируется, хоть и достаточно активно, но есть определенные сложности. Если говорить в целом, то одна из главных
загвоздок – это, безусловно, менталитет российских руководителей. Нашему человеку сложно понять и принять, что заказом билетов и резервацией гостиниц для сотрудников должна заниматься «специальная» фирма. Ведь, казалось бы, для этого есть секретарь, да и сам сотрудник вполне способен купить себе билет. Тем более что сейчас в Интернете предлагается огромное количество онлайн-сервисов. Однако существует множество самых разных нюансов и в организации деловых поездок, и в подготовке отчетных документов, которые секретарь предусмотреть не в состоянии. Именно поэтому компании, которым важно соответствовать международным стандартам и выполнять определенные отчетные обязательства, предпочитают работать через профессионалов из сферы делового туризма.
Чего желает заказчик?
Список услуг; запрашиваемых в агентствах business travel, довольно широк заказ авиа- и железнодорожных билетов, резервация гостиничных номеров в России и за рубежом, аренда автомобилей, организация трансферов, оказание визовой поддержки, оформление страховых полисов, обслуживание в ВИП-залах аэропортов и другие сопутствующие услуги Компании, пользующиеся такими услугами, очень разные – и те, чьи сотрудники совершают огромное количество перелетов ежемесячно, и фирмы, которые заказывают один-два билета в месяц. Независимо от масштаба компании основные требования к посгавшцкам практически у всех одинаковые: необходимы индивидуальный подход, онлайн-поддержка, советы по оптимизации трэвел-бюджета, удобная отчетность и регулярная персональная аналитика.
Индивидуальный подход
Практически каждая компания, пользующаяся услугами ТМС (Travel Managment Company), как правило, просит закрепить за собой аккаунт-менеджера. Этот менеджер должен знать основные требования заказчика и оперативно решать все возникающие вопросы. Его основная задача -работа с заявками, подбор вариантов поездки (отели, авиаперелеты, трансферы и т. д.) и предоставление их на выбор клиенту.
Также ТМС могут предоставлять заказчику импланта – сотрудника, который будет оказывать услуги клиенту на территории его офиса. Несмотря на затратность, такая практика распространена в России.
Большинство наших компаний пока не готовы полностью отдаться в руки онлайн- и колл-сервисов по разным причинам.
На VIII форуме административных директоров опытные участники соглашались с тем, что трэвел-агентства уже «научились» предоставлять недорогие решения, однако нахождение ОПТИМАЛЬНОГО решения всегда должно быть внутренней задачей компании.
Что касается круглосуточной поддержки, то для крупных бизнес-агентств это практически норма. К тому же такая поддержка стала еще и быстрой. Благодаря новейшим программным разработкам всего за минуту клиент может получить список с 200 (а то и более!) вариантами стоимости билетов на необходимые даты в нужном направлении. А за каких-то восемь секунд – детальный отчет о своих затратах на business travel за интересующим его отрезок времени.
Существует множество позиций, которые могут учитываться агентствами при составлении предложении или отчетов. Например, предоставление калькуляции расхода топлива различными типами самолетов, а также расчет выбросов СО, в окружающую атмосферу. Никакая билетная касса не в силах дать столь подробную и разнообразную информацию.
Оптимизация затрат
Широчайшие возможности профессиональных компаний, занимающихся business travel, не только помогают корпоративным клиентам оперативно решать вопросы, связанные с командировками сотрудников, но и существенно оптимизировать собственные внутренние рабочие процессы и затраты на деловые путешествия.
Профессиональные бизнес-агентства готовы браться за решение самых сложных и нестандартных задач. Например, заключать трехсторонние договоры с авиакомпаниями и тем самым добиваться специальных скидок на билеты, отслеживать бонусные программы и даже помочь компании написать travel policy, а в дальнейшем следить за ее выполнением и давать рекомендации по способам оптимизации затрат.
Бывает, что сотрудник покупает самый дорогой билет в эконом-классе (что соответствует параметрами travel policy компании), допустим, за 26 000 рублей, а 4000 рублей доплачивает уже сам, чтобы пересесть в бизнес-класс. Его желание понятно, но компания при этом переплачивает, поскольку в эконом-классе бывают билеты, которые можно купить и за 10 000 рублей. А если бы нужно было доплачивать не 4000, а 20 000 рублей, сотрудник, вероятнее всего, о бизнес-классе не помышлял и экономил таким образом корпоративные деньги. Такие неоднозначные варианты трактовки travel policy вполне можно отследить благодаря аналитике и отчетам, предоставляемым бизнес-агентством, и получить совет, как изменить подобную практику.
Однако чаще всего компании хотят сэкономить на сервисе, т. е. на оплате за услуги business travel. Зачастую такое решение неправильное. Организации, в которых осознают, что деловые поездки – существенная часть расходов и нужно оптимизировать затраты на командировки, должны четко формулировать свои travel policy и стараться следовать этому документу.
Автор: Мария Дубинская
2012
