Приобретение клининговых услуг — что может быть проще и одновременно сложнее для корпоративного покупателя. Ни одна компания не может обойтись без этой услуги: и маленькие, и большие организации хотят работать в чистоте и порядке. Однако не всем с первого раза удается подобрать надежного провайдера. Ольга Каненкова, директор по закупкам компании Schneider Electric, президент Ассоциации Профессионалов по управлению закупками, председатель Комитета по закупкам Франкороссийской торгово-промышленной палаты рассказала нашему журналу о некоторых нюансах, знание которых поможет эффективно провести тендер и заключить договор с поставщиком клининговых услуг на максимально выгодных условиях.
Глобальный взгляд на услугу
Кто в компании чаще всего инициирует тендер на выбор поставщика клининговых услуг? По нашему опыту — либо отдел закупок, либо внутренний клиент. Цель, которую ставит отдел закупок, — анализ клинингового рынка и пересмотр условий сотрудничества с текущим поставщиком. У внутреннего клиента другие побудительные причины, они обычно связаны с новыми потребностями бизнеса: например, расширением или уменьшением компании, переездом или проблемами качества услуг текущего поставщика. Но кто бы ни был инициатором тендера и каков бы ни был повод, такой момент надо использовать, поскольку он дает возможность с позиции текущей рыночной ситуации глобально взглянуть на данную услугу.
Для Schneider Electric именно переезд стал тем поводом, который позволил эффективно обновить клининговые услуги. С 1993 года московский офис компании располагался в отдельном здании класса «В». В 2012 году было принято решение переехать в бизнес-центр класса «А». В новом бизнес-центре компания разместилась на 8000 кв. метрах, а раньше занимала особняк площадью в 5000 кв. метров. Всего по Москве на начало 2012 года у нас насчитывалось порядка 12 тысяч кв. метров офисных помещений и 20 тысяч кв. метров складских. И на всех этих объектах работали абсолютно разные клининговые компании. Таким образом, по итогам тендера нам было необходимо не только повысить уровень услуг, так как компания переехала в офис классом выше, но максимально уменьшить количество клининговых поставщиков. Безусловно, наши сотрудники привыкли к текущим провайдерам и поначалу сопротивлялись. Однако давить на жалость не имело смысла: перед отделом закупок была поставлена наша профессиональная задача — существенно сократить затраты. Поэтому, собрав воедино все наши потребности, мы провели тендер, основной целью которого было получение услуги клининга по оптимальной цене от одного провайдера с единым, максимально качественным подходом к уборке для всех наших помещений, как офисных, так и любых других.
Техзадание на экспертизу
Первое, с чего мы начали, — составление техзадания для тендера. Определили типологию клиниговых закупок: один тип — уборка офисного помещения, второй — производственного помещения, третий — складского, четвертый — территории и прочего. Эту работу грамотно сделал наш внутренний клиент — административный отдел. Далее по каждому типу прописали структуру ценообразования и определили задания. Например, перечень работ по проведению комплексной уборки: чистка пылесосом грязесборных покрытий, уборка душевых кабин и раздевалок, комнаты охраны и серверной, влажная уборка твердых полов, бетона, и ПВХ, удаление точечных загрязнений, удаление пыли со столов и стульев, в том числе и с ножек, удаление пыли с мебели и предметов интерьера и многое другое.
На мой взгляд, при составлении техзадания важно максимально подробно прописать все, что от этого сотрудничества желает получить ваш внутренний клиент и к чему он привык. Но если таких знаний нет или вы в них не уверены, для решения этой задачи стоит привлечь внешнюю экспертизу. Ее можно как приобрести, так и просто «взять» у поставщиков, причем совершенно бесплатно. Проведя экспресс-мониторинг потенциальных провайдеров, вы всегда найдете компанию с сильной экспертизой. Для этого «упражнения» следует выбрать пять компаний приблизительно одинакового уровня, которые хорошо позиционируются на рынке, чьи услуги считаются не очень дорогими, но и не дешевыми, чей бизнес ориентирован на необходимый вам профиль услуг, и начать с ними общаться: узнать их структуру, понять, как построен производственный процесс, какие существуют подразделения бизнеса, как они взаимодействуют, каким образом осуществляется контроль качества. В результате тельно найдется та компания, у которой в нужной вам сфере развита необходимая экспертиза. Ее представитель вам как потенциальному клиенту все расскажет, причем не только о себе и своем бизнесе, но и о клининге в целом: и о том: как должен быть построен правильный рабочий процесс, и о синергии с производителями оборудования и материалов, и по вашей просьбе покажет свое стандартное техзадание и договор. Безусловно, такой эксперт может быть не один. Наверняка среди поставщиков найдется еще кто-то, обладающий нужными вам знаниями и желающий ими поделиться.
Получив стандарты различных экспертов, можно смело приступать к адаптации их под свою компанию. Но после формирования полного понимания услуги не забудьте вернуться с ними к внутреннему клиенту для тестирования и согласования нюансов. Утвердив техзадание, приступайте к детальному изучению рынка.
Принципы участия
Для начала разошлите поставщикам специальный опросник, в котором будут отражены основные параметры отбора участников тендера. Я считаю, что один из главных параметров, на основании которого следует приглашать компанию в тендер, — соответствие ее размеров вашему бизнесу. То, насколько правильно по размеру будут подобраны участники тендера, непременно отразится на дальнейшем процессе. Для кого-то офис в 8000 кв. метров будет лакомым кусочком, а кому-то покажется слишком маленьким. Последние, конечно, снисходительно согласятся участвовать в тендере и в дальнейшем оказывать услуги, но после заключения договора есть риск оказаться на задворках их интересов. Поэтому, прежде чем брать в поставщики гигантов клинингового бизнеса, посмотрите на рынок — компаний, оказывающих такие услуги сегодня множество. Есть и большие, и средние, и маленькие — на любой выбор.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.