генеральный директор компании NEPPOST
Уже 10 лет NEPPOST занимается курьерской доставкой. Один из самых горячих периодов нашей работы — вторая половина декабря. По заданию клиентов мы доставляем новогодние подарки по всей России, отвозим их и в Кремль, и в небольшую компанию, находящуюся в Южно-Сахалинске. Нами накоплен огромный опыт по организации таких услуг, которым я хотела бы поделиться с читателями журнала «Административный директор».
Подготовка к отправке
Все, что касается отправки новогодних подарков, обычно начинается с составления списка получателей и их адресов. Удобнее всего его делать в Exel. При подготовке этого списка очень важно одинаково заполнять поле, в котором указываются данные получателя: сначала фамилия, потом имя и отчество или наоборот, сначала имя и отчество, потом фамилия. Часто бывает, что в базу несколько раз попадает один и тот же человек, и в результате Иванову Ивану Ивановичу отправляются два, три, а то и пять подарков. Если база составлена корректно, клиент сэкономит не только на доставке, но и на самих подарках.
Считается, что самое трудоемкое мероприятие во всей цепочке дарения корпоративных подарков — сборка и упаковка. Опыт нашей компании показы-
вает, что это действительно так. Обычно компании разделяют подарки на несколько категорий: обычный, бизнес и ВИП. Иногда еще делят на женские и мужские: например, в подарок женщинам кладут шампанское или вино, мужчинам — напитки покрепче. А бывают подарки женские ВИП, бизнес и эконом и такие же мужские. Это уже не три категории, а целых шесть. Не мудрено, что при таком количестве вариантов можно легко запутаться. Так сложилось, что в большинстве случаев компании все же самостоятельно занимаются сборкой и упаковкой подарков. Тратят время и силы своих сотрудников, которые зачастую вынуждены это делать даже по ночам. При этом весь офис завален подарками так, что ступить негде. Но эту процедуру можно упростить или даже исключить, передав хлопоты по сборке и упаковке курьерской службе. У нас есть и место для хранения подарков, и «руки», и отработанные методики по подготовке подарков к доставке.
Чтобы уже сформированный подарок не потерялся среди других и нашел своего получателя, его обязательно нужно подписать — иными словами, наклеить адресный стикер с указанием информации о получателе. Этот момент также требует особого внимания и большого количества времени. Сначала адресный стикер нужно оформить, отредактировать, аккуратно разместив на нем информацию, и при этом никого не забыть. Потом напечатать и наклеить именно на тот подарок, который предназначен указанному на стикере человеку. Наша курьерская служба готова и этот процесс взять на себя. Поверье, у профессионалов он займет гораздо меньше времени, при этом количество ошибок будет сведено к минимуму, так как в NEPPOST есть и специальная программа, и особая методика изготовления адресных стикеров.
Конечно, наша главная задача — доставить подарок точно в срок и нужному получателю. Однако практически при каждой рассылке какое-то количество подарков возвращается обратно. Причины могут быть разные: компания переехала, получатель уволился, ушел в декретный отпуск или его перевили в другой офис, находящийся по другому адресу, и т. д. Поэтому я рекомендую перед отправкой прозвонить базу и уточнить правильность адреса и наличие по нему получателя. Как происходит проверка адресной базы, в случае если ей занимается наша компания: мы звоним получателю, уточняем адрес и наличие лица, указанного в списке (при необходимости узнаем новый адрес), затем отправляем клиенту подробный отчет по проведенной работе и согласовываем обновленный список. Получив подтверждение, начинаем доставку. Так как на прозвон и утверждение отчета нужно время, мы рекомендуем заранее присылать нам списки, чтобы не сдвигать сроки доставки. Предварительный обзвон помогает не только исключить «ложные адреса», но и сэкономить средства на доставке.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.