В «3М Россия» сегодня трудятся более 800 человек, и более половины из них компания обеспечивает корпоративной мобильной связью. Год назад «3М Россия» провела тендер на выбор поставщика сотовой связи.
О том, как проходил процесс выбора нового провайдера и как компания оценивает итоги проведенной работы, журнал «Административный директор» попросил рассказать Полину Голынскую, которая в «3М Россия» отвечает за обеспечение жизнедеятельности офиса, в том числе и за работу с поставщиком мобильной связи.
Должность Полины Голынской называется лидер группы по общей административной поддержке, и в ее обязанности также входит выстраивание отношений с поставщиками, как московскими, так и региональными, а также ведение крупных проектов. Одним из таких проектов стал тендер на закупку услуг мобильной связи. Основными задачами, которые требовалось решить компании, были выбор поставщика, способного обеспечить максимальную консолидацию услуг мобильной связи в одних руках, и приведение всех цен к единому, понятному тарифу. В Москве «3М Россия» обслуживал один провайдер, но в регионах услуги сотовой связи оказывали разные юридические лица, в связи с этим документооборот был очень большой и административный ресурс, задействованный для его поддержания, также выделялся немалый.
— Полина, сложно ли было определиться с выбором поставщика мобильной связи?
— Непросто. Мы провели огромную работу, тендер шел несколько месяцев. По его результатам выбрали нового, единого поставщика. Только в Санкт-Петербурге оставили старого провайдера, так как в этом регионе то качество связи, к которому привыкли наши сотрудники, никто другой гарантировать не мог.
Мы подготовили достаточно подробное техническое задание. Помимо качества связи и стоимости прописали требования по операционной поддержке, наличию персонального менеджера и сервис-менеджера, срокам ответов на запросы, наличию личного кабинета и документообороту.
Все наши вопросы участникам тендера были отражены в шаблоне коммерческого предложения. Это обычный excel-файл, где услуги, которые требовалось оценить, были разбиты по графам: входящие звонки, исходящие звонки, SMS, GPRS, роуминг по России, международный роуминг и прочее. Мы учли все, что было возможно, и с этим заданием вышли к большой тройке операторов мобильной связи. Все участники тендера вносили тарифы в соответствии с требованиями нашей таблицы. Такой подход дал нам возможность четкого понимания реальной стоимости их услуг. Если бы операторы предоставляли свои коммерческие предложения в виде презентации или в вордовских документах, как они обычно предпочитают делать, нам было бы непросто сравнивать их предложения.
— Сложно ли было договориться с провайдерами на нужные условия контракта?
— Еще до начала тендера мы проанализировали все затраты на мобильную связь за предыдущий год. Собрали данные по каждой услуге в отдельности. Например, сколько минут сотрудники говорили по Москве, по межгороду, в роуминге, сколько написали SMS и прочее. Умножив эти данные на их стоимость, мы смогли понять, какие услуги мобильной связи по итогам года оказались для нашей компании наиболее затратными, а какие наименее. Знание этих параметров помогло нам аргументированно вести переговоры с участниками тендера по снижению стоимости. Например, если на какую-то услугу приходилась значительная часть от суммы общего счета, то именно на нее мы добивались максимально выгодных условий. И наоборот, если сегмент связи был незначителен, а цена на него оказывалась выше, чем нам хотелось, это не было критично, так как часто этой услугой наши сотрудники все равно не пользовались.
— На какие ваши просьбы провайдеры соглашались легко, а какие отказывались удовлетворять?
— В процессе переговоров компании удалось получить не только выгодный тариф на связь на территории РФ, но и специальную цену на подключение номеров для членов семей сотрудников — что-то среднее между корпоративным тарифом и тарифом для физических лиц.
Однако в плане скидок на международный роуминг вся большая тройка оказалась совершенно негибкой, объясняя свою неуступчивость перекупкой этой услуги у иностранных операторов.
— Готовы ли операторы закреплять в договорах свои тарифы на несколько лет?
— Думаю, это вопрос переговоров и того, насколько провайдер заинтересован в клиенте. Также хотелось бы обратить внимание на такой факт: некоторые представители поставщиков предупреждают, что чаще они отмечают снижение цены на услуги связи, чем повышение, поэтому зафиксировать стоимость на длительный срок им тоже может быть выгодно. К сожалению, цены на роуминг не согласовываются договором, но можно попробовать поговорить о постоянных скидках в зависимости от направления.
— Сравнивали ли вы затраты на мобильную связь до и после появления нового провайдера?
— Проект перехода на другого оператора оказался очень эффективным. С учетом изменений, внесенных в корпоративную политику по мобильной связи, с появлением единого провайдера с более выгодным тарифом наши затраты уменьшились практически на 50%. Немаловажную роль в сокращении затрат сыграла программа по внутренним коммуникациям, которую проводил административный отдел. Раньше мы писали сотрудникам длинные текстовые письма, а теперь рисуем анимационную картинку, где схематично объясняем сотрудникам, что, например, при выезде за границу им необходимо: отключить автоматическое обновление данных, подключить специальную опцию со скидкой на голосовые вызовы и Интернет. Ниже подробно описываем, как это сделать, и дублируем все на английском языке для иностранных сотрудников. Такую рассылку делаем обычно раз в два месяца, немного чаще — летом и в предпраздничные дни. Дизайн письма меняем в зависимости от сезона.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.