Склад макулатуры или зеленый офис?

В последнее десятилетие вопросам экологии и здорового образа жизни в обществе уделяется значительное внимание. Вокруг нас появляется все больше сознательных граждан, желающих внести посильную лепту в сохранение окружающей среды.

 

Известно, что основным продуктом жизнедеятельности офиса, наносящим вред окружающей среде, являются необъятные объемы бумаг, потерявших актуальность и попавших в мусорные ведра. Ужасающая статистика говорит о том, что ежегодный прирост используемой организацией бумаги увеличивается в среднем на 15—35% относительно прошлого года, при этом зачастую более 30% всего объема документов в течение первой недели с момента вывода на печать попадает в мусорные корзины. Посчитайте, сколько документов вы и ваши коллеги печатаете или копируете, чтобы прочитать их с листа в офисе, в дороге или дома. Также обратите внимание на объем документов, хранимых в непосредственной близости от вашего рабочего места, и ответьте на вопрос: каким объемом из этих папок или документов вы действительно пользуетесь? Скорее всего, их количество будет незначительным.
В данной статье я дам несколько рекомендаций, как сократить затраты на закупку бумаги без причинения вреда бизнесу, а точнее, с пользой для вас, вашей компании, ее сотрудников и окружающей среды. Осуществление указанных ниже рекомендаций также поможет экономить средства, системно управлять информацией, увеличить эффективность бизнес-процессов, снизить зависимость от персонала, предотвратить различные риски, в том числе разглашения конфиденциальной информации. Но в тематике данной статьи это лишь побочные полезные результаты.

С чего начать?

В первую очередь необходимо выяснить, сколько «лишних» документов создаете вы и ваши коллеги в течение рабочего времени. В этом вам поможет номенклатура дел.

По сути, номенклатура дел — это структурированный перечень заводимых в подразделениях вашей организации папок и входящих в них документов как в бумажном, так и в электронном виде. В номенклатуре каждому делу присваивается четкий и понятный любому пользователю заголовок, свой уникальный номер (индекс), который в дальнейшем позволит осуществлять его поиск на полке, а также указывается срок хранения каждого дела в соответствии с требованиями архивного законодательства.

Кроме того, можно указать фактическое место хранения каждого дела (номер комнаты, шкафа, место на сервере), а также ФИО ответственного за данные документы сотрудника.

Вы спросите: как номенклатура дел поможет приблизиться к вопросам «зеленого» офиса и сократить затраты? В номенклатуру дел включаются только подлинники документов, но в процессе разработки номенклатуры ваши коллеги непременно предъявят к описанию все свои документы, в том числе и многочисленные папки с нужными им рабочими материалами, состоящие исключительно из копий. В этом случае вам останется только все это зафиксировать и предложить более удобный и эффективный вариант работы с копиями документов, без материализации их на бумажные носители. Помимо сокращения объема лишних документов номенклатура в рамках ее использования предоставит и дополнительные преимущества:

• Всегда известно, какой документ, в какой папке должен храниться, и ваша организация перестает в этом плане зависеть от сотрудников;

• Внедряется преемственная система работы с документами;

• Сокращается время на поиск актуальной папки или документа;

• Появляется возможность спрогнозировать объемы документов, которые будут созданы всеми структурными подразделениями за год;

• Появляется возможность отслеживать сроки хранения документов и проводить их своевременное уничтожение, что позволяет сократить затраты на организацию их дальнейшего хранения.

Номенклатуру дел вы сможете разработать собственными силами, для этого в сети Интернет имеется достаточное количество методических пособий и рекомендаций. Хочу обратить внимание на то, что недостаточно только разработать номенклатуру, утвердить ее и положить на полку, необходимо последовательно внедрять ее в работу вашей компании, и тогда она принесет полезные для бизнеса плоды. Также можно к процессу разработки и внедрения номенклатуры дел привлечь сторонние профиль -ные компании. В большинстве случаев такой подход является более эффективным и позволяет добиться наилучшего результата в сжатые сроки.

Если в процессе разработки номенклатуры дел у вас возникнут вопросы или потребуется образец заполненной номенклатуры, вы можете прислать соответствующий запрос на почту: info@naar.ru с описанием сути вопроса и своими контактными данными, и вся необходимая информация вам будет направлена бесплатно.

Если на данном этапе разработать номенклатуру для всей вашей организации не представляется возможным, вы можете начать работу со своего отдела или департамента, а в дальнейшем вовлекать в данный процесс большее количество смежных подразделений.

Станьте инициатором внедрения системы «электронный архив»

Когда задаешь сотрудникам различных компаний вопрос: для чего вы копируете столько лишних документов? — их ответы в основном сводятся к следующему:

• Хочу, чтобы все было у меня под рукой, вдруг пригодится;

• Если я сейчас не скопирую, потом концов не найдешь — все потеряют;

• А вдруг у меня что-то спросит руководитель, а я не смогу быстро ответить или предоставить необходимый документ.

Все эти мотивы приводят к неоправданным затратам их работодателей на закупку бумаги, оплату расходных материалов для оргтехники, оплату мест хранения и дальнейшую утилизацию в большинстве своем изначально ненужных в работе документов. Статистика говорит о том, что не более 10% хранимых бумажных документов используются сотрудниками в работе. Давно уже существует подход, способный удовлетворить потребности и сотрудника, и самой организации — это электронный архив.

В настоящее время на рынке представлено большое количество недорогих программных продуктов и сканирующего оборудования, которые помогут вам избавиться от необъятных объемов лишней бумаги, сократить время на ее поиск в любое время, находясь в любой точке мира. Принцип работы простой: в вашу организацию приходит документ, он сканируется на входе, распознается и поступает на хранение в систему «электронный архив», а сам документ на бумажном носителе поступает на хранение в папку, определенную номенклатурой дел. Далее работа с документом осуществляется исключительно в электронном виде в рамках определенных вам прав доступа. Пользователь может сформировать себе электронные папки по тематике и добавить в них все необходимые ему в данный момент для работы документы. Также сама программа «электронный архив» позволяет осуществлять подборки документов по тематике, контрагентам и иным необходимым вам параметрам в течение считаных секунд, а необходимый документ всегда будет под рукой.