Смогут ли административные и HR директора быть драйверами цифровизации и перевести управление офисно-кадровыми операциями в «безбумажный режим»?
Старые модели перестают работать во всех сферах бизнеса. Пора действовать!
Несмотря на то, что все понимают про изменившуюся среду, в результате коронавируса, административные сотрудники все еще не могут забыть вчерашние способы управления делами и понять, что как вчера уже не будет!
В компаниях было множество секретарей, бухгалтеров, кадровиков или ассистентов, выполнявших второстепенную ручную работу, которая не была автоматизирована. Ввод данных для Приказа на командировку, сбор документов для Авансового отчета, согласование каких-либо действий за сотрудников, ручной ввод реестров для проводок в учетных системах и т.д.
Несмотря на карантин и режим удаленной работы, предприятия с невероятной скоростью прямо сейчас запускают работы по автоматизации всех операций, до этого выполнявшихся «вручную».
Что же их к этому подтолкнуло? Возможно, посмотрев на ситуацию удаленно, многие обнаружили абсолютно неэффективные внутриофисные модели, изменить которые пытались, но не хватило решительности? А сейчас все эти «нарывы» неэффективности вскрылись и выглядят ужасающе
Мы поговорили с административными директорами и представителями компаний ЗАО “ЕВРОСИБ” (Санкт-Петербург), Bridgestone, Pernod Ricard Rouss, “Аскона”, Страховая компания Allianz, «Росводоканал» являющимися клиентами on-line платформы Millennium о том, почему задачи по автоматизации возникли именно сейчас, в такое непростое время.
Вопрос: Что заставило вас так спешно автоматизировать процессы?
Дмитрий Стрельцов, руководитель административного отдела Pernod Ricard Rouss
–Три года назад мы автоматизировали процессы оформления командировок, и на сегодняшний день уже 80% операций в Pernod Ricard Rouss происходят в цифровом режиме.
Первый этап «заведения» командировки в нашей компании начинается в SharePoint. Далее, с помощью системы API все данные направляются на платформу Millennium. Сейчас мы планируем усовершенствовать и «до автоматизировать» процесс создания заявки на командировку, путь которой начинается в ERP-системе, в нашем случае – JD Edwards.
Наша цель – сделать так, чтобы на основании всех аналитик, центров затрат, информации о заказчиках и других данных необходимые проводки в ERP создавались автоматически.
Юлия Кондратьева, Начальник управления и развития персонала, Allianz
-Уже 2 года назад мы разработали с платформой Millennium схему интеграции и создания Приказа на командировку.
Сейчас мы планируем автоматизировать процесс загрузки цифрового посадочного талона с привязкой к Авансовому отчету, чтобы полностью отказаться от бумажного посадочного талона.
Марина Зеркова, ведущий специалист HR департамента компании BRIDGESTONE
-У нас стоит две задачи: автоматизация Приказа на командировку и автоматизация Авансового отчета. Первый этап проходит отлично и Приказы будут создаваться автоматически, на основании данных, которые сотрудники заполняют на платформе Millennium.
Сейчас мы проходим тестирование и уже понятно, что мы получаем результат, который был нами запланирован. Далее, мы перейдем к разработке механизма согласования Авансового отчета так, чтобы данные не просто выгружались с платформы к нам в систему, а проходили этапы согласования, согласно нашего сценария.
Ольга Адодина, руководитель административной службы группы компаний Аскона
-Предыдущие два месяца, после заключения контракта с компанией Millennium, мы провели за разработкой бизнес-процесса по полному переходу на самостоятельное оформление командировки.
В нашем процессе задействованы такие аспекты как: регламентная передача на Millennium персональных данных для создания профайла сотрудника, оцифровка грейдов, создание Приказа на командировку, включая обработку причин работы в выходные дни.
Сейчас мы на этапе тестирования и течение месяца мы будем полностью готовы к новому подходу в организации командировок.
Чигаева Евгения, Руководитель управления документационного обеспечения. Дирекция по персоналу УК «Росводоканал»
Два месяца назад мы уже автоматизировали Приказ на командировку, совместно с платформой Millennium. Это позволило нам полностью закрыть вопрос ручного создания документа, все формируется мгновенно автоматически.
Сейчас мы на пути автоматизации АО.
Смирнова Лидия Сергеевна, административный департамент ЗАО «Евросиб, Санкт-Петербург».
-Мы приняли решение автоматизировать всю бизнес-схему командировочного процесса еще в прошлом году. На платформе Millennium для нас разработана распределительная система бронирования автомобилей из нашего собственного парка и ноутбуков для встреч.
Кроме этого, на платформе мы согласовываем роуминг и факт «местной командировки». Автоматическое создание Приказа на командировку в ЗУПе у нас уже реализовано, на основании переданных данных с Millennium.
Сейчас мы работаем над бизнес-схемой согласования Авансового отчета и очень рады успехам и продвижению в данном вопросе.
Вынужденная цифровизация вытесняет «наростки» неэффективности.
Термин «вынужденная цифровизация» зародился в середине марта с того момента, как удаленная работа стала реальностью и всем стал понятен объем недооцифрованных операций. Организация back офисных процессов вокруг «присутственного места», как показывает нынешний опыт, не является оптимальный и нужно стремится к автоматизации каждой внутри-офисной операции.
Юлия Мануйлова, руководитель инновационной on-line платформы Millennium, выделила 5 основных тенденций сегодняшнего дня:
- Переход к распределенной бизнес- модели организации рабочих мест.
Как показал опыт, организация back офисных процессов вокруг «присутственного места», связан с определенными рисками.
После выхода из карантина компании скорее всего будут переходить к распределенной бизнес-модели. К модели, в которой часть сотрудников будет работать по принципу хоум-офиса, а все операции, которые делались «вручную», будут оцифрованы.
Во время самоизоляции стало понятно, что человеку сложно самоорганизоваться и эффективно работать из дома. Очень много отвлекающих факторов. Корпорации будут четко прописывать политики и рабочие часы для построения эффективной работы хоум-офиса.
- Вынужденная цифровизация
Несмотря на карантин и режим удаленной работы, предприятия с невероятной скоростью уже начали избавляться от повторяющихся офисных процессов, которые делались вручную. Началась работа по автоматизации всех операций с импортированием данных от поставщика и загрузки в свои системы. Оживились IT департаменты, которые совместно с ответственными сотрудниками, активно разрабатывают новые бизнес- процессы. К примеру: Автоматическое создание Приказа на командировку и Авансового отчета, генерация Purchase Order, загрузка билетов и ваучеров, всевозможные бухгалтерские и аналитические реестры должны быть автоматизированы.
- Компании будут тщательнее продумывать меры быстрого реагирования на возможные проблемы сотрудника, находящегося в командировке.
Платформа Millennium предоставляет функционал кнопки SOS, горящей посередине личного кабинета. При ее нажатии на компьютере или в мобильном приложении, активируется мгновенное оповещение ответственных лиц, а у сотрудника на экране загораются контакты посольств и консульств РФ той страны, в которой он находится.
- Значительно повысится скорость принятия решений.
Уже сейчас мы наблюдаем практически мгновенное согласование на разработку новых бизнес- процессов, повышающих эффективность предприятия. Еще месяц назад, в компаниях никто не хотел принимать на себя ответственность за автоматизацию и переход на «безбумажные» модели учета командировок. Ручной труд практически приветствовался. Видимо, запахло жареным» и ответственные сотрудники под страхом показаться неадаптивными, ринулись разрабатывать новые решения.
- Согласование и документооборот с использованием ЭЦП (электронно -цифровой подписи)
Практически любой документ сейчас может быть подписан электронно-цифровой подписью. Это означает, что платформа Millennium предоставляет возможность подписания, согласования и хранения любого документа с ЭЦП.
Пришло время действовать!
