Нюансы организации деловых путешествий топ-менеджеров

Как организовать командировку руководителя на самом высоком уровне, с учетом всех его требований, пожеланий, а также совместить деловую часть поездки с приятными моментами отдыха? Задача не из легких. Однако при правильно организованном процессе результат будет положительным, а руководитель останется доволен вашей работой.

 

Прежде чем браться за это задание, необходимо определить пул надежных поставщиков, которые имеют достойную репутацию и опыт организации деловых поездок для топ-менеджеров. При обслуживании клиентов наша компания «Аэротон Бизнес Трэвел», имеющая внушительный опыт организации поездок для заказчиков самого высокого уровня, выделяет несколько важных правил. Мы придерживаемся их сами и просим соблюдать заказчиков. Прежде всего это своевременное получение и обработка данных, которые помогут значительно ускорить процесс оформления услуг, а именно:

— корректное формирование полного запроса поставщику;

— понимание потребностей VIP-клиентов;

— знание всех данных VIP-клиентов, необходимых для организации поездки.

Чем точнее будет сформирован запрос клиента поставщику, тем быстрее первый получит ответ. К сожалению, ежедневная практика показывает, что ответственные лица, которые занимаются поездками руководителей, прежде чем отправить запрос в тревел-агентство, часто не передают всех необходимых деталей поездки. Они получают ответ агентства на запрос и только затем начинают вносить все новые и новые уточнения, поэтапно передавая исполнителю предпочтения заказчиков. Такая форма взаимодействия затягивает получение финального ответа, который будет отражать полную картину поездки. А ведь при организации командировки для руководителя всегда важны оперативность и качество предоставления информации.

Справиться с пониманием потребностей VIP-клиента и своевременным получением всех данных, необходимых для организации его поездки, позволит создание и регулярное обновление профайла руководителя. Профайл — это таблица, содержащая всю основную информацию, которая может потребоваться для оформления поездки (паспортные данные, предпочитаемая кухня, авиаперевозчики, классы бронирования авиабилетов и прочее). Предоставление тревел-агентству профайла не только позволит закрепленному за компанией менеджеру подобрать максимально подходящие варианты, но и сэкономит огромное количество времени на уточнение мелких вопросов, таких как, например, написание паспортных данных, данных бонусных карт и прочее. В итоге при формировании запроса нужно будет уточнить только моменты, имеющие отношение к данной конкретной поездке — куда, в каком составе, на какой срок. Еще одним немаловажным плюсом использования профайла является возможность оформить командировку «на ходу». Все данные на пассажиров уже будут в профайле у сотрудника агентства, и при срочном заказе или его изменении не возникнет необходимости в их очередном уточнении, прописывании и пересылке.

Опытное тревел-агентство всегда поможет заказчику в заполнении профайлов. Так, компания «Аэротон Бизнес Трэвел» имеет в своей практике множество примеров, когда наша совместная работа с клиентом помогала создать максимально полные и эффективные профайлы.

Увы, но даже самая отлаженная система может дать сбой. И в командировках периодически возникают форс-мажорные обстоятельства. Однако часть из них все же можно предупредить, а часть — устранить максимально быстро. Для того чтобы минимизировать подобные риски, мы рекомендуем соблюдать следующие правила:

— проверять полученные документы от поставщиков;

— уточнять непонятную информацию;

— не тратить время на выяснение, кто прав, а кто виноват, следует отложить это на потом, первостепенная задача в сложившихся условиях — решить возникшую проблему;