За прошедшее десятилетие преобладание открытых зон в современных офисах стало более явным, вытесняя другие типы организации пространства. Несмотря на то что open space улучшает взаимодействие между сотрудниками и сокращает затраты на недвижимость, в нем сложнее сфокусироваться и сконцентрироваться на работе, что негативно влияет на производительность и в итоге может перевесить все плюсы.
Безусловно, практически в любом офисе должны быть открытые зоны для общения, повышающие частоту и эффективность взаимодействия сотрудников и увеличивающие вероятность создания инноваций. Однако подобные зоны создают визуальные и шумовые помехи в открытом пространстве, которые мешают сосредоточиться, а работа, требующая концентрации, является не менее важной, чем командная. Поэтому стоит разобраться, что именно влияет на концентрацию, как можно избежать ее потери, а также как грамотно сочетать открытые зоны с зонами для сфокусированной работы.
О проблеме шума и потере концентрации в open space известно всем, но, к сожалению, немногие всерьез занимаются этим вопросом. Возможно, из-за того, что звук нельзя увидеть, мы недооцениваем его значение. Например, если бы в офисе случилась протечка, пусть не очень серьезная, ответственный персонал моментально занялся бы ее устранением. «Утечки» звука могут наносить не меньший ущерб работе офиса, но мы почему-то легко игнорируем эту проблему, в отличие от промокшего ковра.
Согласно данным исследовательского центра Haworth, в среднем сотрудники теряют 28% рабочего времени из-за отвлекающих факторов в офисе. В результате им приходится начинать рабочий день раньше или оставаться допоздна, чтобы решить все задачи, требующие тишины и концентрации. Эта проблема далеко не новая. Офисные работники зачастую нуждаются в местах, где можно уединиться и сосредоточиться, и, к сожалению, этот фактор меньше всего учитывается в открытых рабочих пространствах. По статистике, приведенной в исследовании, более половины всех сотрудников считают, что в их офисе сложно сконцентрироваться, из-за чего они теряют много времени.
Помимо визуального беспорядка и шумового загрязнения, с которыми сотрудники вынуждены сталкиваться в офисах с открытой планировкой, имеют место такие отвлекающие факторы, как электронные письма, жужжащие смартфоны и всплывающие сообщения. Избыток информации, поступающей от непрерывной мобильной и интернет-связи, «парализует» их, оставляя меньше времени, чтобы сосредоточиться на своей работе и нестандартном решении задач. Человеческий мозг работает так же, как и тысячу лет назад, но сейчас мы имеем все эти технологии, и наша биология не поспевает за их развитием. Перегруженность информацией быстро стала главным негативным трендом на рынке человеческого капитала.
Потеря концентрации
Работая над одной задачей, человек может сосредоточиться таким образом, что будет воспринимать только ту информацию, которую считает важной, игнорируя все остальное. Это удивительная способность человеческого мозга. Однако когда возникают многочисленные отвлекающие факторы, внимание часто переключается с нужной задачи на менее важные вещи.
Следует отметить, что отвлекающие факторы можно разбить на два типа: внутренние и внешние. И согласно приведенным в исследовании данным, сотрудникам требуется в среднем 23 минуты, чтобы вновь сосредоточиться и вернуться к выполнению работы, прерванной из-за внешних отвлекающих факторов. Интересно, что при этом они фокусируются на как минимум двух других задачах, прежде чем вернуться к той, которую они выполняли до этого.
Внутренние факторы — это, как правило, личные мысли или переживания, не касающиеся непосредственно работы, например, что поесть на обед или какие дела остались на вечер. Вернуться к работе, отвлекшись из-за внутренних факторов, как выяснилось, несколько сложнее, и на это уходит около 30-35 минут. Таким образом, мы тратим достаточно много когнитивных усилий на контролирование собственных отвлекающих мыслей. Поэтому так важно минимизировать эффект внешних факторов — ведь чем больше усилий нужно для борьбы с внешними факторами, тем чаще человек будет отвлекаться и тем больше времени будет тратиться впустую.
Чем больше мультизадачность, тем ниже эффективность
Человеческий мозг не способен обрабатывать информацию так, как компьютер, который может выполнять несколько процессов одновременно. Для людей больше свойственна последовательность действий. Когда мы пытаемся выполнить две или более задачи, нам часто кажется, что мы справляемся со всем разом. В реальности же, переключаясь между задачами, мы теряем много времени, и чем дольше они выполняются, тем больше мы теряем концентрацию и тем больше делаем ошибок. Многие даже называют мультизадачность еще одной формой отвлекающих факторов, поскольку при выполнении нескольких задач внимание рассеивается между ними.
Например, у нас есть задача наполнить несколько стаканов из одной бутылки воды. Мы не можем заполнить их одновременно, поэтому либо наполняем их полностью по очереди, либо понемножку, раз за разом возвращаясь к незаполненным стаканам. В первом случае мы справимся быстрее и эффективнее, тогда как во втором случае процесс займет больше времени, при этом мы можем вылить больше воды мимо стаканов. И чем больше стаканов, тем дольше будет идти этот процесс и тем больше воды мы прольем.
Технологии могут особенно все осложнить при мультизадачной работе, поскольку со всеми отвлекающими факторами мы находимся в состоянии, когда сами готовимся к тому, чтобы нас отвлекли, и большинство людей просто не справляются с мультизадачностью. Поэтому, сфокусировавшись на одной активности, мы работаем более продуктивно. Особенно в состоянии «потока».
Попасть в «поток»
«Поток» (flow) — концепция в психологии, которую разработал венгерский психолог Михай Чиксентмихайи в 1970-х годах. Этот термин обозначает психическое состояние, в котором человек полностью вовлечен в определенную активность, мотивирован, полон энергии и часто теряет счет времени. Так он работает не только более продуктивно, но и более креативно.
Внешние отвлекающие факторы могут мешать сосредоточиться, но практически не влияют на тех, кто находится в состоянии «потока». Например, музыка в офисе может восприниматься как отвлекающий фактор одним и остаться практически не замеченной другим, хотя оба сосредоточены на одной задаче. Это может означать, что второй уже вошел в состояние «потока», тогда как первый только пытается это сделать, но ему мешают внешние факторы.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.