В 2016 году в «РУССДРАГМЕТ», управляющую компанию группы Highland Gold, пришла новая команда топ-менеджеров, перед которой стояли амбициозные задачи. Одна из них — создание для сотрудников новой, современной и комфортной рабочей обстановки. Изучив рынок и оценив предложения, компания приняла решение о переезде в новое офисное пространство.
Журнал «Административный директор» встретился с Ольгой Зайцевой, начальником административного департамента компании «РУССДРАГМЕТ», и расспросил ее о подробностях переезда в новый офис.
— Какие цели и задачи стояли перед вами в этом проекте?
— Нам требовалось осуществить переезд в сжатые сроки, в течение трех месяцев, разместить всех сотрудников с учетом их функционала и удобства взаимодействия, отразить миссию и ценности компании в оформлении офиса. И главное — реализовать проект в рамках утвержденного бюджета: затраты на новый офис не должны были превысить текущие.
В новом офисном пространстве нам нужно было создать достаточное количество переговорных зон с целью организации более продуктивной совместной работы, а также предоставить отдельные кабинеты руководителям (ранее рабочие места большинства из них располагались в open space).
Офис должен был отвечать принципам прозрачности и открытости в зонах open space, а также сохранять приватность для решения стратегических вопросов. Все умение дизайне-
ров, организаторов и подрядчиков было направлено на то, чтобы найти баланс для контрастных интересов. И, я считаю, общими усилиями нам это удалось сделать.
— Сотрудники компании были вовлечены в этот проект?
— Мы провели опрос среди сотрудников и составили карту ожиданий и предпочтений в части организации рабочего пространства. Также была создана инициативная группа, которая в течение трех месяцев являлась «двигателем» всех изменений и генератором новых идей.
— Сложно ли было найти подходящее офисное помещение?
— Была проделана огромная работа по выбору офисного пространства на рынке недвижимости. Мы изучили 17 объектов — четыре особняка и 13 бизнес-центров, собрали коммерческие предложения по лучшим отобранным вариантам и текущему зданию. В итоге, определив финалиста — отдельно стоящий особняк, якорным арендатором которого стали мы, — провели технический аудит нового помещения, по результатам тендера выбрали проектную и строительную компании.
— Какие интересные решения удалось воплотить в новом офисе?
— Мы организовали переговорные зоны там же, где сидят и работают сотрудники. И сделали это за счет отсутствия перегородок и наличия маркерных стен. Это помогает, не отрываясь от рабочего процесса, решать задачи. В одном небольшом переговорном пространстве благодаря мобильной шумопоглощающей мебели мы создали три полноценные отдельные зоны для встреч минигруппами до пяти человек.
Сотрудники были рассажены с учетом эргономики пространства, а также удобства и эффективности их взаимодействия в рамках одного департамента. Рассадка сотрудников на четырех этажах офисного пространства была выполнена с учетом специфики нашего бизнеса и особенностей взаимодействия департаментов. Для топ-менеджеров компании был выделен отдельный этаж с переговорной, стойкой ресепшен и кухней. Также мы оборудовали кафетерий в офисе на 20 посадочных мест, что позволило эффективно организовать обеденное время сотрудников.
— Чем может похвастаться новый офис с точки зрения комфорта?
— Наш офис удобно расположен на Садовом кольце, в семи минутах ходьбы от него — три станции метро, отлично организован городской наземный транспорт.
Рассадка сотрудников выполнена вдоль окон, которые в случае необходимости открываются, в рабочих комнатах много дневного света и растений для офиса. В интерьере использованы оптимальные цветовые решения, которые помогают сосредоточиться и вдохновляют на работу. В офисе создана зона для приватного общения, зона отдыха, где можно выпить кофе и, например, почитать бизнес-книгу. Кофе-зоны у нас находятся на каждом этаже, это очень удобно.
— Какие креативные решения, реализованные в вашем офисе, особенно привлекают внимание?
— В оформлении офисного пространства мы использовали много стекла, это ощутимо увеличило количество дневного света в рабочем пространстве, к тому же такое решение демонстрирует нашу открытость как один из принципов ведения бизнеса. Стекла в кабинетах руководителей и в переговорных комнатах декорированы пейзажем карьеров, демонстрирующих открытые горные работы по золотодобыче. В производственном департаменте все стекла оформлены фотографиями спецтехники — карьерного самосвала «БелАЗ», экскаватора Komatsu PC 2000 и других машин.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.