Когда два года назад Виктория Клепацкая пришла на работу административным директором в Align Technology, в московском офисе компании насчитывалось 150 сотрудников и 6000 по всему миру.
За последние годы фирма добилась лидирующих позиций на рынке инновационных медицинских технологий в области ЗО-ортодонтии, увеличив общее количество персонала до 17 тысяч человек.
Align Technology продолжает расти, в том числе прирастает и офисными площадями. Журнал «Административный директор» побывал в ее новом московском офисе, где сегодня уже работают более 500 человек.
Корр.: Виктория, когда вы пришли на работу в эту компанию, первая часть нового офиса уже была построена?
Виктория Клепацкая: Был утвержден только дизайн, я пришла к началу строительства.
Корр.: Где в это время размещались сотрудники?
В.К.: У нас есть еще один офис площадью 1700 кв. м. Там все и сидели, что называется, друг на друге. За три месяца мы построили второй офис и рассредоточили людей. Тогда я думала, что на ближайшие пять лет буду свободна от ремонтов и переездов. Но не тут-то было: к концу прошлого года стало понятно, что нам опять не хватает места. К счастью, компании удалось оперативно арендовать вторую часть нашего же этажа, и мы вновь приступили к ремонту. Пока в новой части офиса достаточно вакантных мест. Но все зависит от того, как бизнес будет развиваться дальше.
Корр.: Какова была ваша главная задача при строительстве второй части нового офиса?
В.К.: Главной задачей было создать современное пространство площадью 2200 кв. м на 250 посадочных мест, чтобы при этом офис был высокотехнологичным, многофункциональным, где каждый сотрудник будет чувствовать себя комфортно в любое время дня и ночи и сможет менять атмосферу в зависимости от своих потребностей.
Еще было важно не повторить ошибок, допущенных при строительстве первой части офиса. Поэтому, прежде чем приступить к ремонту новой площади, мы провели анализ эксплуатации текущего офиса, постарались учесть все недостатки предыдущего проекта. Например, дополнительно усилили систему вентиляции, улучшили акустику — сделали более серьезное шумопоглощение.
Open space требует продуманных решений. Мы проанализировали использование сотрудниками зон с большими столами и стульями, которые, как нам раньше казалось, будут популярны для работы в командах. Но все вышло наоборот. Эти пространства оказались совершенно невостребованными. Люди предпочитали общаться, сидя в креслах-мешках, далеко не отходя от рабочих мест. Поэтому зону с дорогими столами для заседаний пришлось исключить из нового проекта и заменить на зону с мягкой мебелью между рабочими местами, которую при необходимости можно было бы закрыть шумопоглощающими шторами.
В процессе эксплуатации первой части нового офиса выяснилось, что бетонный дизайн, в котором была исполнена первая часть офиса, совершенно не воспринимается нашими сотрудниками. Да, он классный, стильный, но разработчикам нужен большой детский сад со множеством технических новинок. Поэтому мы добавили в новую часть проекта «Смарт -офис», «Удобный офис». Даже сбор температурных параметров в серверных комнатах пытаемся сделать при помощи интернет-технологий. Наши техники скоро смогут физически не мониторить температуру в помещениях каждый день, поскольку все показатели автоматически будут отображаться в онлайн-режиме на планшете.
Корр.: Что интересного, необычного было сделано в новом офисе?
В.К.: Наши архитекторы из компании Offcon разработали уникальную и удобную систему хранения с телефонными будками и мягкими сиденьями, которая разграничивает офис на рабочее пространство и тра-фик-зону. Высота существующих подоконников позволила сделать лавки вдоль фасада, таким образом появились дополнительные места для общения и отдыха. В центральной части офиса создана неформальная переговорная-остров. Это многофункциональный модуль с амфитеатром, временными рабочими местами и столами для быстрых переговоров.
Помимо переговорных, которые могут быть объединены в общее пространство с несколькими сценариями расстановки мебели и освещения, есть закрытые нестандартные переговорные с мягкой мебелью и без
столов. Мягкие зоны в рабочем пространстве трансформируются в неформальные переговорные и зоны отдыха.
В новом офисе каждый может настроить атмосферу под себя: от яркого освещения, состояния высокой концентрации и активного жизнерадостного обсуждения проектов до камерности, расслабления, уюта и уединения.
Очень часто наши сотрудники работают круглосуточно — для этого были предусмотрены комнаты для сна и концентрации, душевые, спа-кабинет и спортивная зона с возможностью поиграть в настольный теннис или кикер.
В рамках работы над проектом была разработана схема распространения звука в помещениях. Подвесные потолочные панели имеют определенный размер и ритм развески, индивидуально просчитанный для конкретного помещения и типа рассадки сотрудников.
Все закрытые помещения снаружи облицованы акустическими деревянными панелями, что влияет на поглощение шума в открытых рабочих пространствах. Такие же функции выполняют все типы штор, которые используются в проекте.
Особое внимание было уделено разработке световых сценариев. Реализованы светотехнические решения с возможностью индивидуально регулировать освещение со смартфона. С помощью специального приложения каждый сотрудник может создать собственный сценарий освещения своего рабочего кластера.
Корр.: Такое большое количество нестандартных решений… Строители не подвели?
В.К.: Со строителями нам повезло. Коллеги из «Гинт М» прекрасно справились с проектом. Но в первую очередь хочется поблагодарить нашего проектного менеджера. В этом
офисе мы работали с компанией S.A.Ricci Project Management. Это действительно было очень серьезное и профессиональное управление проектом. Впервые в жизни я тратила на строительную площадку не более 10% своего времени. Заданные на переезд два месяца наша команда выдержала четко.
Корр.: В процессе ремонта какая задача была самой сложной?
В.К.: Теплоизоляция фасадов. Когда мы начали строительство, поняли, что фасады надо дополнительно утеплять, потому что здание старое, XIX века, но с новой надстройкой. Определить, где необходимо утеплять стены, оказалось не просто, на улице было тепло — август, сентябрь, октябрь, и непонятно было, как найти проблемные зоны. Собирались даже пролить стену при помощи пожарных машин, чтобы понять, где дыры. Однако проектный менеджер настоял на обследовании стен тепловизором, и дождавшись первых холодов, мы нашли проблемные места. Если бы мы этого не сделали, зимой сотрудники могли бы мерзнуть.
Корр.: Какие места в новом офисе самые популярные?
В.К.: Уединенные тихие зоны (капсулы для сна), где люди могут отдохнуть, поспать, подзарядить батарейку. Мы еще не установили для них систему бронирования, пока сделали таблички, как в гостинице: занято или свободно.
Большой популярностью пользуется Nail-студия. Всего шесть квадратных метров, но огромный позитивный заряд.
У нас много подобных фише-чек. Раз в неделю в офис приходит представитель химчистки. Один раз в месяц приглашаем различные компании, которые продают в офисе что-то полезное. Особым успехом пользуются экзотические фрукты, шоколад. А недавно решили, что раз в квартал будем организовывать некий маркет-плейс — такой формат очень нравится сотрудникам.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.