Ни одна организация сегодня не может обойтись без канцтоваров. На первый взгляд, закупка ручек, бумаги и прочего не должна вызывать вопросов. Тем не менее способы решения этой задачи могут быть разные: один быстро соберет заявки и приобретет необходимый товар; другой сначала проанализирует запросы сотрудников, скорректирует их в соответствии с корпоративными правилами и только потом отправит заказ поставщику; а третий проведет тендер и выберет того поставщика, который не просто обеспечит товаром, но и посоветует, какие именно канцтовары приобретать компании, а также возьмет на себя контроль и правомерность заказов. О том, какую роль поставщик может играть в процессе организации корпоративных закупок, нашему журналу рассказала Елена Смирнова, директор департамента по работе с ключевыми клиентами компании «Прагматик».
– Елена, как вы можете охарактеризовать современного клиента, в чьи обязанности входит закупка канцелярских товаров?
– В первую очередь это клиент, которому важно, чтобы сотрудники его компании всегда были обеспечены необходимыми для работы канцтоварами. Также он желает видеть полную картину закупки: его интересует не только то, сколько тонн бумаги в год использует офис и какими ручками предпочитают писать сотрудники, но и как оптимизировать текущие затраты и построить прогнозы на будущее. У сегодняшнего клиента есть потребность не просто в поставщике товара, а в партнере, который способен оказать ему еще и консалтинговые услуги: сделать анализ всей структуры закупок канцтоваров, сопроводив его профессиональными рекомендациями.
– Среди ваших заказчиков много компаний федерального уровня. Они предпочитают делать закупки для региональных офисов на местах или централизованно?
– Сегодня на лицо тенденция централизованной закупки канцелярии. Свои первые поставки в регионы мы начали восемь лет назад для одной известной международной компании. На данный момент среди клиентов
«Прагматик» много компаний, чьи офисы разбросаны по всей территории России. Обычно переговоры с подобными заказчиками проходят в Москве или Санкт-Петербурге. Мы договариваемся о том, что поставки будут идти в их офисы с нашего центрального склада, поэтому вся отчетность и статистика сосредоточатся в одних руках. Где бы ни находился филиал компании, клиент всегда сможет увидеть полную картину по всем заказам, сделанным в «Прагматик».
– Если все поставки идут из Москвы, это не удлиняет сроки их получения в регионах?
– Когда мы начинаем работать с клиентом, в первую очередь договариваемся о графике заказов – такой подход дает компании существенную экономию средств. Когда филиал знает дату доставки товара – ему легко спланировать запас до следующей поставки.
– В чем вы видите главное преимущество «Прагматик» перед конкурентами?
– Сегодня многих заказчиков не устраивает разрозненность подразделений текущих поставщиков. Не у всех есть абсолютная централизация, как у нас. Если клиентам просто нужна оперативная доставка, не обязательно идти именно к нам, но когда важна централизация в полном понимании этого слова, обычно выбирают «Прагматик».
У нас есть специалисты, которые занимаются не только анализом текущих закупок, их оптимизацией, прогнозами на будущее, но и составлением бюджетов. А бюджетирование – одна из главных задач в работе административно-хозяйственных подразделений, и мы всегда готовы оказать в этом помощь.
– Вы упомянули важное для многих административно-хозяйственных менеджеров слово «оптимизация». Есть ли какой-то пример, который мог бы наглядно показать, что вы действительно умеете это делать?
– Самый интересный и объемный проект по оптимизации мы разработали для крупнейшего участника рынка банковских услуг. Наши специалисты провели полный анализ его канцелярских закупок, который показал, что с момента заказа до осуществления поставки в среднем проходит 30 дней. Мы стали разбираться, почему так долго, и выяснили, что у клиента слишком много промежуточных звеньев, связанных с вынужденным контролем. Ассортимент заказываемой канцелярии был огромен, к тому же сотрудники самостоятельно выбирали по каталогу то, что им хотелось, нередко ориентируясь на некоего Ивана Ивановича, обладателя ручки «Паркер», и дальше шла цепная реакция – уже весь отдел хотел такую ручку, а компания была вынуждена «вылавливать» эти заказы из заявок. Все это отражалось и на времени поставки, и на бюджете.
Мы предложили провести оптимизацию по двум направлениям: организации процесса и ассортимента. Специалисты «Прагматик» выработали новый ассортиментный перечень, добавили в него больше логики и прозрачности, после чего он был внедрен в корпоративные правила компании. Используя свои системные ресурсы, интернет-портал и прочее, «Прагматик» сократила период доставки заказа до одного дня. В итоге наш проект был признан руководством банка лучшим внутренним проектом 2013 года, который принес самую большую финансовую экономию как прямую, так и косвенную.
– По вашему опыту, закупая вместо дорогих ручек дешевые, можно существенно оптимизировать затраты?
– Мы не рекомендуем клиенту приобретать самые дешевые товары. Наши специалисты всегда помогут подобрать ассортимент так, чтобы заказчик мог остаться в среднем сегменте при заданном бюджете. Выбор товаров эконом-класса несет определенные риски. Во-первых, срок службы такого товара короче и клиент вынужден покупать его чаще, чем товар среднего сегмента. Во-вторых, такой товар более чувствителен к колебаниям рынка, что неизбежно отражается на его закупочной цене. Клиент же всегда желает в договоре зафиксировать цену на год. Для нас это не сложно, но если заказчик выбирает дешевый товар, мы всегда объясняем ему, почему в цену включены наши риски.
– Какие требования вы предъявляете к своим поставщикам?
– Все требования к поставщикам опираются на запросы наших клиентов. И первое, чего они хотят, – отсутствие в их офисах складов канцелярских товаров. Поэтому, чтобы максимально удовлетворить все потребности заказчика, товарный запас на нашем складе всегда должен быть приближен к 100%. Сейчас он составляет 98%. Этот уровень необходимо поддерживать и улучшать. Значит, нам нужен такой поставщик, который в максимально короткий срок сможет доставить нам нужное количество товара. А такой поставщик не всегда дешевый. Мы давно на этом рынке и хорошо понимаем, что при очень низкой цене рассчитывать на хороший сервис не приходится.
Также наш клиент должен быть защищен от получения некачественного товара. В течение 10 дней он имеет право вернуть товар по любой причине (на продукты питания существуют другие ограничения, что обусловлено спецификой товара). В случае брака компания в течение года может обратиться с просьбой о замене товара. Все гарантийные обязательства поставщика проходят через нас, поэтому мы очень тщательно подходим к выбору товара, который размещаем в нашем каталоге. Мы смотрим не только на инфраструктуру поставщика, количество товара, которое хранится у него на складе, каким образом осуществляется доставка, его цену, но и, безусловно, на качество. Все возвраты – это время нашего клиента, потраченное на замену товара и исправление документов. Мы стараемся избавить своих партнеров от таких проблем, тестируем товары и ведем активную работу с поставщиками по улучшению сервиса.
– Что происходит, когда поставщик прекращает производство товара, размещенного в вашем каталоге?
Продолжение статьи доступно только подписчикам.