Mailroom, это комната, в которой обрабатывается и сортируется входящая и исходящая почта. Такие почтовые комнаты чаще всего встречаются в офисах. В больших организациях этот отдел также является центральным звеном внутренней почтовой системы. В небольших компаниях почтовая служба обычно находится на ресепшене или в комнате отдыха, а у кого-то даже на кухне.
Мне часто задают вопросы: как при определенном объеме отправок и получения корреспонденции организовать почтовую комнату? Должна она находиться в отдельном помещении или этот процесс можно осуществлять на ресепшене? Однозначного ответа я не дам – каждый раз, сталкиваясь с этим вопросом, понимаю, что многое зависит от ряда объективных показателей и некоторых общих принципов корпоративной культуры организации. Объем и режим отправок в различных компаниях разнообразны: от одного-двух писем в день до нескольких тысяч, от строгой отправки один раз в день до отправки по требованию сотрудников. И чтобы вас не завалило конвертами, коробками, пакетами и прочими важными отправка-ми/доставками, важно правильно организовать как пространство, в котором планируется оказывать этот сервис, так и сами процессы.
Поэтому, для того чтобы определить, какой должна быть почтовая комната, предлагаю рассмотреть ее основные задачи:
• прием, регистрация и вручение сотрудникам офиса корреспонденции и грузов;
• организация отправки корреспонденции силами штатных курьеров, курьерских служб, «Почты России», факсимильными сообщениями;
• оформление сопроводительных документов;
• отслеживание доставки корреспонденции и грузов по месту назначения;
• расследование в случае утери корреспонденции и грузов;
• взаимодействие с курьерскими службами для оптимизации процесса отправлений;
• консолидация отправлений, предназначенных для отправки одному и тому же адресату;
• составление отчетов по результатам месяца;
• обучение сотрудников компании правилам работы почтовой комнаты.
Часто в офисе, где есть необходимость в небольшом количестве отправок, эту функцию выполняет секретарь приемной, который осуществляет пару отправок в день, не требующих от него особого сосредоточения. В этом случае секретарю достаточно трея для исходящих документов, двух-трех папок для квитанций, полки для упаковочного материала и нехитрой процедуры учета этих отправок, известной как секретарям, так и персоналу.
Когда в офисе производится 70-100 отправок/доста-вок в день и нет почтовой комнаты, компании приходится организовывать эту функцию прямо на ресепшене. В этом случае необходимо выделить сотрудника, ответственного за отправки, чтобы была возможность сосредоточить его усилия на функциях приема и отправки корреспонденции.
Не стоит забывать и о том, что сложность процесса зависит не только от объема отправок, но и от того, в каком виде приходят документы: могут сотрудники самостоятельно оформляли собственные письма (упаковывать в конверты и подписывать квитанции) или документы приносят специалистам почтовой комнаты либо ресепшена в файле с запиской, куда отправить и как срочно, умеют ли сотрудники самостоятельно регистрировать свою отправку в курьерской программе?
За этим многообразием подачи корреспонденции на отправку, а также за целями, которые стоят перед почтовой комнатой компании, кроются разные сценарии организации ее работы. Во многом именно от этого и зависит решение о том, нужна ли отдельная комната для работы с почтой.
Если компания все же решила создать почтовую комнату, следует очень серьезно подойти к ее оснащению. На мой взгляд, там обязательно должны быть:
• столы для специалистов (длиной не меньше 160— 180 см, так как на них часто производятся сортировка и упаковка);
Продолжение статьи доступно только подписчикам.