Часто ли вы получаете в нагрузку «партийное» поручение организовать для компании в целом либо для отдельного подразделения, например, конференцию? Ответ в большинстве случаев будет положительным. К тому же нередко случается, что привлечение профессионального агентства не предусмотрено для данного внутреннего мероприятия и все придется делать самостоятельно.
Не стоит волноваться, из любой ситуации есть выход. Но сначала предлагаю все разложить по полочкам. Перед тем как приступить к планированию, ответьте на основные вопросы:
ЧТО? Получите максимальную информацию о мероприятии, которое требуется провести: тип, предварительная адженда и основные требования, например, необходимое количество залов.
ГДЕ? Уточните пожелания к типу площадки, близости к офису либо, наоборот, отдаленности от него.
КОГДА? Узнайте дату проведения проекта, а также фиксированная она или есть возможность корректировать.
ДЛЯ КОГО? Поинтересуйтесь, для кого проводится это мероприятие, то есть кто его участники.
ЗАЧЕМ? Уточните цели и задачи, поймите ожидания.
СКОЛЬКО? Определите, какой бюджет планируется выделить на проведение мероприятие.
Это минимальный список вопросов. Если ответы у вас есть, то приступайте к его анализу и подготовке.
В первую очередь рекомендуем составить график подготовки к мероприятию, пошагово внести все предстоящие действия. Необходимо обозначить рабочую группу – список тех людей, кто может помочь вам с организацией и от кого потребуется какая-либо информация (например, получение списка участников от HR-службы, согласование договоров с юристами, оплата счетов бухгалтерией, получение презентаций от докладчиков и т. д.). Затем следует предупредить всех участников процесса об их вовлеченности, о дедлайнах, о том, на каком этапе потребуется их участие и в чем именно.
Говорим «конференция», подразумеваем…
Существует масса мероприятий, которые, по сути, подводятся под понятие «конференция». Но в обычном понимании это день заседаний и докладов, с перерывами на кофе-брейки и обед. Цель этих проектов – донести определенную информацию и обеспечить обмен мнениями.
Ваша задача – сделать так, чтобы это мероприятие не только прошло на хорошем уровне, но и донесло до его участников важную информацию, а еще оставило шлейф положительных эмоций.
Выбор места проведения
Проанализировав информацию о дате, аудитории мероприятия, предполагаемую программу и выделенный бюджет, переходим к выбору площадки. Сегодня Москва и другие крупные российские города предлагают огромное количество вариантов.
Отели чаще всего располагают готовыми решениями в виде конференц-пакетов. Конференц-пакет – это набор услуг для конференции, который, как правило, включает аренду зала (обычно не более одного; любой дополнительный зал, если предстоит разбиться на группы для работы, требует дополнительной арендной платы) и питание участников: легкий кофе-брейк по прибытии участников, два кофе-брейка в течение дня, обед – шведский стол либо сет-меню, канцелярию, воду и иногда леденцы. Также в конференц-пакеты может быть включено необходимое оборудование: например, экран, LCD-проектор и звукоусиление (микрофон, колонки и пульт).
Покупка конференц-пакета – классический способ проведения мероприятия. А если еще и правильно подобран отель, этот выбор окажется не только самым простым в организации, но и надежным, понятным с точки зрения бюджета.
Если вы не ищете легких и стандартных решений, попробуйте рассмотреть новые арт-площадки, современные галереи и центры современного искусства, приспособленные для проведения мероприятий. Сегодня есть множество интересных и действительно необычных вариантов. При выборе такой площадки стоит учесть непредвиденные расходы в виде дополнительных декораций, техники, питания участников. Здесь важно ничего не упустить.
Третью категорию я бы назвала «Места культурного наследия и институты культуры», сюда могут относиться музеи, театральные площадки, особняки и т. д.
Прочие площадки – это, например, рестораны, если вы планируйте конференцию с последующим банкетом.
Есть разные способы отслеживать тайминг выступлений: худший из них и самый неэффективный – прерывать докладчика предупреждением об оставшихся трех минутах. Оптимально проговорить время выступления заранее и сделать акцент на важности тайминга. Предупреждать можно карточками, которые будет видеть только докладчик (10 минут, 5 минут, 3 минуты, 1 минута и «время истекло»). Можно придумать систему условных знаков и прочие хитрости, понятные только модератору и докладчикам.
Согласования и проверки
В процессе подготовки вам нужно проверить и согласовать с участниками и подрядчиками множество моментов: – с идейным лидером конференции утвердить всю программу; заранее получить все презентации и обязательно их проверить от и до перед началом конференции;
Последняя коммуникация должна быть максимально информативна, поскольку, по опыту, именно она будет распечатана и взята с собой участниками на мероприятие.
Три последние категории наиболее затратные с точки зрения бюджета, так как редко предлагают уже готовый набор услуг. Вам придется отдельно позаботиться о площадке, кейтеринге, предусмотреть техническое оснащение и т. д. Но чтобы сделать акцент на самой конференции, ее аудитории, вам все-таки следует потратить время на поиск правильного места проведения, конечно, исходя из выделенного бюджета.
Приглашаем участников
Место выбрано, дата определена, предварительная программа ясна, теперь самое время приступить к приглашению участников. Следует помнить, что обычный e-mail с приглашением на конференцию может просто не отложиться в памяти. Проанализируйте, что дает участникам предстоящее мероприятие – сделайте акцент на самом важном. В любом случае, будьте оригинальны и вызовите интерес, привлеките дизайнера для создания приглашения или хотя бы воспользуйтесь шаблонами, которые предлагают базовые программы вашего компьютера. Используйте информационные доски, Интернет, корпоративные СМИ, чтобы сообщить о мероприятии. Не забудьте дать дополнительную коммуникацию накануне события, обязательно с информацией о времени начала, месте проведения со схемой проезда, требованиями к регистрации, если она предусмотрена, и прочей важной информацией, даже если она дублировалась уже много раз. Эта последняя коммуникация должна быть максимально информативна, поскольку, по опыту, именно она будет распечатана и взята с собой участниками на мероприятие.
– распечатать на принтере либо заказать в типографии и собрать все необходимые материалы (бэйджи, программы, сувениры, раздаточные материалы и т. д.);
– продумать оформление и необходимый брендинг;
– все материалы следует доставить на конференцию заранее, предварительно оценив их реальное количество и объем, позаботиться о подходящем транспорте; доставку можно организовать накануне, большинство площадок с радостью пойдут вам навстречу и обеспечат хранение материалов;
– согласуйте меню, проверьте, чтобы еда была качественная и ее хватало на всех участников; предусмотрите вариант, что выступления могут затянуться, и если кофе-брейк запланирован на 10.45-11.00, а участники смогли выйти к нему в 11.20, он должен быть на месте, а не убран согласно графику в 11.00;
– определите и согласуйте с представителями площадки рассадку участников: театр, класс, U-shape – это основные типы, используемые при конференциях; не забудьте, что в зале всегда должна быть минеральная вода и необходимая канцелярия (бумага для записей, ручки или карандаши);
– предусмотрите парковку для ключевых лиц – руководителей и важных докладчиков; в случае, если для конференции выбрано место, где сложно припарковаться, предупредите в коммуникациях о проблемах с парковкой, укажите ближайшие парковки, если таковые имеются, – это в ваших интересах, так как от этого часто зависит время начала конференции и соблюдение графика;
– продумайте модерацию конференции – это очень важный момент; модератором может быть сотрудник компании или сторонний человек – от профессионального ведущего до авторитетного в необходимой области специалиста, обязательное требование – авторитет (в случае сотрудника либо привлекаемого эксперта) либо нейтралитет (в случае профессионального ведущего); второй критерий – владение темой; третий – харизма модератора, ведь именно на него ложится основная задача, он задает настрой, строит диалог с залом, страхует докладчиков, следит за таймингом конференции;
– при необходимости регистрации гостей в заметном и удобном месте организуйте зону регистрации, она же может служить стойкой информации в рамках всей конференции; при выборе этой зоны важно предусмотреть, чтобы стойка не препятствовала проходу людей, когда будет пиковое скопление участников, имела необходимый брендинг, и здесь работал вежливый персонал, способный ответить на все вопросы и задать позитивный настрой участникам на весь день; предусмотрите достаточное количество персонала для регистрации на стойке, чтобы избежать очередей;
– при планировании графика конференции всегда учитывайте, что как минимум 30 минут нужно заложить на сбор участников, то есть назначая начало мероприятия на 9.00, заседание фактически начнется в 9.30 – полчаса на сбор гостей, дорожную ситуацию и прочие форс-мажоры; запланируйте приветственный кофе-брейк, чтобы во время сбора гости получили заряд бодрости, выпив чашку горячего кофе, желательно с печеньем или круассаном;
– заранее убедитесь, что заказанное техническое оборудование соответствует требованиям всех выступающих: базовый комплект для конференции – звуковое оборудование (предусмотрите необходимое количество микрофонов, минимум два-три – для модератора, докладчика и зала), экран, LCD-проектор, ноутбук с выключенным режимом сна и соответствующим разрешением экрана; обязательно именно на этом ноутбуке до начала конференции запустите все доклады, заставки, видео (если в рамках презентаций предусмотрен показ видео, обязательно предусмотрите наличие звукового кабеля,
который будет подключен к ноутбуку, чтобы звук видео вывести на колонки; советуем запланировать присутствие технического специалиста во время подключения и наладки оборудования до конференции, и держите под рукой номер его телефона в течение всего мероприятия;
– помните, что во время проведения конференции ваше присутствие может одновременно потребоваться в нескольких местах, поэтому заранее продумайте, кто будет вам помогать на мероприятии, какие задачи вы могли бы возложить на помощника, и ознакомьте его со всей программой, чтобы у него было полное видение проекта и всех задач;
– создайте «контактный лист» всех задействованных подрядчиков, участников внутри компании, докладчиков, поскольку все полезные и важные телефоны всегда должны быть у вас под рукой.
Обратная связь
Так как ваша задача заключается не только в том, чтобы технически грамотно организовать конференцию, но и сделать ее эффективной, позволю себе дать несколько советов.
Предусмотрите какую-либо коллективную активность от отделов либо от «брендов», тем самым вы улучшите настрой, расположите коллег к более открытому общению, легче донесете нужную информацию, а также при необходимости получите обратную связь. Например, участники могут придумывать слоганы для нового продукта компании, поучаствовать в викторине на знание информации о компании или ее торговых марках, написать на стикерах в форме сердца, за что он ценят и любят свою компанию, а к концу дня из всех наклеенных стикеров образуется огромное сердце, которое не сможет никого оставить равнодушным.
Помогите своим коллегам сделать доклады и презентации более интерактивными и визуально яркими -графики и цифры плохо воспринимаются. Попробуйте провести ассоциацию: например, мы продали нашего товара столько, сколько составляет объем воды в Азовском море – эта информация гарантированно осядет в головах участников, а вот цифры, особенно многозначные, тут же улетучатся.
Во время проведения подобных мероприятий не упускайте возможность собрать обратную связь и прекрасные конструктивные идеи, которые могут понадобиться для развития бизнеса. Для этого существует множество способов от специальных сессий в формате «вопрос -ответ» (с анонимными вопросами, собранными заранее, либо в стиле ток-шоу) с руководством или экспертами до «видеобудок гласности» и каких-то стендов в фойе.
По окончании конференции получите обратную связь от участников, касающуюся организации мероприятия, это поможет вам совершенствовать свое мастерство в будущем.
Удачных вам проектов!
Автор: Татьяна Спурнова,
учредитель и генеральный директор группы компаний MaxMedium/Ready to Go
2013
