Ремонт в новом офисе и переезд — дело хлопотное. Но не менее сложно еще и коллег убедить в том, что работать на новом месте будет гораздо лучше и комфортнее. Особенно если этот офис располагается в самом центре Москвы — в одной из высоток «Москва-Сити», да еще на 53-м этаже. Шутка ли — взлететь с третьего этажа до 53-го, а это 210 метров над землей! Но на то административные директора и существуют, чтобы уметь делать все.
О том, с чем пришлось столкнуться при строительстве нового офиса, как удалось убедить сотрудников остаться в команде и переехать на новое место, нам рассказала административный менеджер компании «Мерц Фарма» Елена Елагина.
Творческий процесс
Елена Елагина пришла в компанию «Мерц Фарма», когда решение о переезде уже было принято. Сотрудников становилось все больше, и рабочих мест в старом офисе не хватало, даже проводить встречи с клиентами и партнерами уже было практически негде. Почти год компания искала нужный офис, и как раз на финальной стадии переговоров, когда предстояло выбирать дизайнеров, к процессу подключилась Елена.
— Работа с дизайнерами и со строительной компанией еще не была начата, а мы уже переживали, что не успеем уложиться в поставленные сроки. Было выделено всего шесть месяцев на весь процесс переезда: дизайн, проектирование и отделку, закупку мебели, оборудования и прочее.
— Насколько сложен был процесс выбора подрядчиков: дизайнеров, строителей и других?
— Пока компания выбирала офис, параллельно подбиралась команда дизайнеров. Мне удалось убедить руководство заключить договор с компанией, которая сделает нам и дизайн, и проект, и будет сопровождать нас на всех этапах ремонта — станет нашим проджект-менеджером. Мы сделали выбор в пользу арендодателя, который выполнил ремонт, и не пожалели о принятом решении: работы закончились ровно в назначенный срок, никаких дополнительных счетов у нас не возникло. Тот, кто хоть раз делал ремонт, прекрасно знает, как случаются «допы» со многими подрядчиками.
— Гарантийную поддержку подрядчик предоставил?
— Любой строитель обычно дает гарантийные обязательства на все выполненные им работы на год, но главный вопрос состоит в том, как он будет это делать? Представьте: у вас отказала розетка. Как вы поступите? Оформите заявку, затем пошлете ее подрядчику, и вас, в лучшем случае, обслужат на второй-третий день, ведь гарантийные работы у большинства строительных компаний не в приоритете, и ваш проект уже «пройденный этап». А представители нашей строительной компании от бизнес-центра в случае возникновения проблем приходят к нам течение часа. Я очень довольна.
— А кто утверждал ваш дизайн?
— Это была совместная работа нашей проектной группы, вдохновителем которой являлся наш финансовый директор.
— Что оказалось самым сложным в дизайне офиса?
— Самое сложное — сделать планировочное решение. Особенность нового офиса — в форме здания: необходимо было в эллипсе нарисовать комнаты правильной формы и вместить туда всю необходимую мебель. А так как мы переезжали с уже имеющейся мебелью, задача усложнялась. Интересным стал для меня процесс взаимодействия с дизайнерами. За моими плечами большое количество успешных проектов по переезду. И я точно знаю, сколько сантиметров должно быть от стола до стола, чтобы на практике не возникло проблемной зоны, где сотрудники сталкивались бы друг с другом креслами. Для наших дизайнеров была важна правильность линий. Ребята, например, настаивали на том, что шкафы сейчас не в моде. Это не всегда совпадало с практическим удобством, которое было нам необходимо. Мы встречались с отделами, обсуждали, сколько документов будет сдано в архив, а сколько оставшихся в офисе нужно будет где-то разместить. После чего все-таки оставили шкафы, которые удачно вписали в стены.
Были, конечно, и спорные моменты: например, в части зоны ресепшена, которой сегодня я очень горжусь. Дизайнер предлагал нам одомашненный вариант со стеной с книжными полками: ты как бы заходишь в комнату, где уютно, как дома. Но поскольку планировалось много стекла от пола до потолка — полупрозрачные стены, через которые видно небо, не хотелось терять объем, а стена съедала его, ломала пространство. Мы неделю спорили с дизайнерами, даже привлекли к решению всех руководителей. В результате «стена была снесена», и сегодня на ее месте вы видите изгородь из живых растений. Не всегда стоит сразу соглашаться с тем, что тебе предлагает дизайнер. Нужно вместе подумать. Нам предлагали много классных идей, в том числе телефонные будки в офисе.
Но вместо телефонной будки я придумала небольшую зону hot desk. Мы используем ее и как место для телефонных переговоров, и как зону со свободными рабочими местами. Таким образом, пространство у нас в офисе не уменьшилось. Но все же, несмотря на наши споры с дизайнерами, нам удалось соблюсти определенную синергию: что-то дизайнеры предложили, что-то мы. В итоге получился такой красивый, современный и удобный офис.
— Дизайнеры изучали, чем живет компания, прежде чем приступить к работе с вами? Сейчас это модно.
— Когда мы начали проводить тендер, многие компании присылали таблички с разнообразными психологическими вопросами. Та компания, которая делала нам дизайн, не была замечена ни в каких психологических опросах, но я считаю, что ребята молодцы. Чувствовалось, что они поработали с нашим brand book, нашими целями, принципами. Они сразу принесли мне два варианта дизайна. Рассказали сначала про один, потом открыли второй и сказали: «Елена, это с WOW-эффектом». И действительно, такой эффект есть, потому что каждый, кто приходит, говорит: «WOW». Что касается самого дизайна, на мой взгляд, он получился замечательный: цвет, форма — нам все понравилось.
«Убедить сотрудников остаться было сложно…»
— Как отнесся к предстоящему переезду в новый офис коллектив компании?
— Когда сотрудники узнали, что мы переезжаем в «Москва-Сити», очень переживали. Реакции были самые разные: «до нового офиса не доедешь — там ведь постоянные пробки», «как же можно работать на 53-м этаже — это же опасно, там дышать будет нечем», «если пожар, спастись будет невозможно», «башню шатает» и так далее. Было понятно, что нужна какая-то программа действий,
потому что многие сотрудники даже стали всерьез задумываться об уходе. Такая реакция обычно случается, когда компания уезжает за МКАД, а тут, наоборот, — в самый центр.
— Где находился ваш старый офис?
— На Краснопресненской. Это был небольшой уютный бизнес-центр рядом с метро, здание бывшей фабрики. Всем было очень удобно. Высокие четырехметровые потолки, но при этом серые стены и сложности с вентиляцией. Весной было очень жарко, а зимой душно, часто прорывало трубы, и всегда пахло едой из столовой.
— И как же вы решили действовать, чтобы убедить людей не уходить и не переживать по случаю предстоящего переезда?
Продолжение статьи доступно только подписчикам.