Компания «Делойт» составила подборку информационных материалов о мерах, которые помогут снизить риски в условиях международного кризиса, вызванного пандемией коронавируса COVID-19.
На сегодняшний день, по мере того как мир продолжает борьбу с пандемией, многие организации активно реализуют свои программы социальной ответственности. В основе социальной ответственности, играющей определяющую роль в экономическом росте страны, лежит надлежащее ведение бизнеса и организация необходимых условий труда для сотрудников. По мнению «Делойт», в период пандемии чем больше угроза, тем больше правил должно быть установлено для планомерного преодоления возникающих трудностей.
Продолжающееся распространение коронавируса заставило Всемирную организацию здравоохранения (ВОЗ) задуматься о том, является ли данная пандемия чрезвычайной ситуацией международного значения в сфере общественного здравоохранения. Между тем организации могут сталкиваться с различными стратегическими и операционными рисками, такими как задержки или перерывы в поставках сырья, изменение спроса, увеличение затрат, недостаточное материально-техническое обеспечение, увеличивающиеся сроки доставки, проблемы, связанные с охраной здоровья и безопасностью труда сотрудников, дефицит ресурсов, проблемы с логистикой и расчетами на уровне импорта и экспорта…
Исходя из опыта компании «Делойт», ведущей практики транснациональных компаний с точки зрения планирования непрерывности бизнеса (ВСР) и управления чрезвычайными ситуациями в случаях с атипичной пневмонией, вирусом гриппа A (H1N1), геморрагической лихорадкой Эбола и другими серьезными инфекционными заболеваниями, эксперты рекомендуют компаниям предпринять следующие 10 мер для преодоления будущей неопределенности:
1. Формирование команд по принятию решений в чрезвычайных ситуациях
• Организации должны незамедлительно сформировать команду по решению возникающих серьезных ситуаций, например, «Команду экстренного реагирования» или «Комитет по управлению чрезвычайными ситуациями», которая будет отвечать за постановку целей, разработку планов экстренного реагирования и обеспечение наиболее оперативного принятия решений в различных ситуациях.
• Для определения состава команды необходимо оценить сильные профессиональные стороны ее членов и при необходимости привлечь специалистов с учетом специфики деятельности компании и отдельного региона.
2. Оценка рисков и уточнение механизмов, планов экстренного реагирования и разделения рабочих обязанностей
• Многие транснациональные компании уже разработали «план действий в чрезвычайных ситуациях» или «план устойчивого развития бизнеса» и готовы к его незамедлительному осуществлению при возникновении чрезвычайной ситуации.
• При отсутствии подобного плана компания должна незамедлительно провести тщательную оценку всех рисков, включая проблемы, связанные с персоналом, аутсорсингом, взаимоотношениями с государственными органами, общественностью и цепочкой поставок. По результатам оценки компаниии следует решить вопросы офисных помещений, производственных планов, закупок, поставок и логистики, безопасности персонала и финансовых ресурсов, а также многие другие проблемы, философия офиса связанные с разработкой планов действий в чрезвычайных ситуациях.
3. Разработка механизма позитивного взаимодействия с сотрудниками, клиентами и поставщиками и создание стандартизированных коммуникационных документов
• Важно стабилизировать цепочки поставок, самосознание сотрудников и внешних партнеров, а также оптимизировать систему управления распространением информации и обслуживания клиентов во избежание формирования негативного общественного мнения по причине совершения небрежных или непоследовательных действий.
• В то же время необходимо использовать существующую информационную систему компании для сбора, передачи и анализа информации об эпидемии и оперативного предоставления данных о рисках.
4. Поддержка физического и психического здоровья сотрудников, анализ характера различных функций и рабочих мест для обеспечения надлежащего возобновления работы
• По результатам последнего опроса «Делойта» на тему эпидемиологического реагирования, 82% компаний полагают, что «гибкие условия труда» являются наиболее важным элементом управления персоналом. Компаниям рекомендуется незамедлительно обеспечить гибкий график работы и отпусков с использованием технических средств для обеспечения удаленной или дистанционной работы на определенный период.
• Кроме того, организации должны установить систему контроля за состоянием здоровья персонала и обеспечить конфиденциальность информации о здоровье сотрудников.
• Организация должна обеспечить безопасность рабочей среды путем обязательной уборки и дезинфекции рабочих мест в соответствии с национальными и региональными санитарно-гигиеническими требованиями органов здравоохранения в период распространения инфекционных заболеваний.
• Организация должна освещать вопросы безопасности в период эпидемии, разрабатывать инструкции для сотрудников по самозащите и повышать их осведомленность в вопросах безопасности и предотвращения рисков.
5. Акцент на планах реагирования на риски в цепочках поставок
• Транснациональные компании обычно заранее предусматривают использование «резервных» офисных помещений, производственных мощностей и каналов сырья и материалов в различных странах или регионах для оперативного перевода работы из «зараженных областей» и во избежание остановки производства по причине недостатка мощностей или ресурсов.
• На уровне управления товарно-материальными запасами организации должны рассмотреть возможность продления цикла оборота запасов по причине низкого потребления, соответствующего роста финансовых затрат и давления на движение денежных средств. В то же время в отраслях с длинным производственным циклом организации должны заранее подготовиться к росту потребления по окончании периода пандемии во избежание риска недостаточности товарно-материальных запасов.
6. Разработка решений для управления рисками несоблюдения установленных требований и управления взаимоотношениями с клиентами, возникающими в результате неспособности возобновления производства в короткие сроки
• После начала пандемии организации должны обеспечить взаимодействие с клиентами для понимания изменений у клиентов и на рынке, определение влияния этих изменений на спрос и доставку заказов.
• Необходимо учитывать особенности законодательства в области гражданско-правовых и коммерческих договоров, так как невыполнение некоторых обязательств в период пандемии может иметь правовые последствия.
• Организации должны определить и оценить договоры, исполнение которых может оказаться под вопросом, надлежащим образом уведомить связанные стороны для снижения потенциальных убытков и определения необходимости заключения новых договоров, а также сохранить доказательства, которые могут быть использованы в случае возможного предъявления гражданских исков.
7. Обеспечение социальной ответственности и управление взаимодействием с заинтересованными сторонами, а также внедрение стратегий устойчивого развития в процесс принятия решений
• Организации должны следовать единому плану и мерам, разработанными государством.
• Надлежащее раскрытие корпоративной информации может укрепить имидж компании в глазах общественности.
• Компаниям особенно важно реализовывать программы корпоративной социальной ответственности с точки зрения охраны окружающей среды, развития общества, экономики и стабильности кадров, а также обеспечивать взаимодействие с сообществом и поставщиками. Они должны оценивать потенциальное влияние и продолжительность эпидемии, корректировать планы и предоставлять информацию о предлагаемых мерах и результатах оценки акционерам или членам советов директоров.
8. Разработка плана управления данными о персонале, информационной безопасностью и конфиденциальными данными
• Организации должны разработать надежные механизмы управления основными данными персонала и регистрировать штатных и удаленных сотрудников, поставщиков, партнеров и других работников, с которыми они взаимодействуют.
• Компаниям следует создать планы своевременного реагирования в чрезвычайных ситуациях на уровне информационной безопасности, чтобы обезопасить и обеспечить стабильность осуществления деятельности. Необходимо наладить процесс исполнения дистанционными и штатными сотрудниками своих обязанностей, организовать круглосуточную поддержку как в удаленном, так и в штатном режиме для обеспечения бесперебойной работы серверных, сетей, систем, приложений и ресурсов.
• Компании также должны обеспечить защиту частной жизни и информации о здоровье людей (независимо от того являются ли они клиентами или сотрудниками), тщательно контролировать доступ к этим данным, их передачу и использование.
9. Компании должны рассмотреть возможность внесения корректировок в бюджет и планы внедрения и движения денежных средств
• По данным «Делойт», 46% компаний планируют снизить показатели эффективности в 2020 году. Эксперты рекомендует компаниям уделить внимание потокам денежных средств и составить график движения денежных средств, чтобы обеспечить его безопасность в соответствии с режимом работы поставщиков на всех этапах производства и планами работ сотрудников.
Кроме того, следует уделить пристальное внимание ситуации на мировом рынке импорта и экспорта, в частности внезапным изменениям или катастрофам, которые способны оказать влияние на торговлю и привести к большим убыткам. Для предотвращения подобных инцидентов организации должны разработать сценарий скорейшего реагирования на чрезвычайную ситуацию по основным поставщикам, который может включать в себя планы хеджирования с использованием фьючерсов, международную торговлю и транспортировку, а также привлечение альтернативных поставщиков.
10. Оптимизация механизмов управления рисками организации
Согласно отчету «Делойта» по результатам опроса в области управления рисками взаимоотношений с контрагентами, который проводился среди международных предпринимателей, 76% риск-менеджеров (до наступления пандемии) полагали, что их компании готовы к эффективной работе в любое время и при любых обстоятельствах. Актуализируйте свои политики в этом направлении и процедуры реагирования на возникновение новых рисков.
2020
