10 ключевых мер, которые должны предпринять организации в условиях эпидемии

Компания «Делойт» составила подборку информационных материалов о мерах, которые помогут снизить риски в условиях международного кризиса, вызванного эпидемией коронавируса COVID-19.

На сегодняшний день, по мере того как мир продолжает борьбу с эпидемией, многие организации активно реализуют свои программы социальной ответственности. В основе социальной ответственности, играющей определяющую роль в экономическом росте страны, лежит надлежащее ведение бизнеса и организация условий труда для сотрудников. По мнению «Делойта», в период эпидемии чем больше угроза, тем больше правил должно быть установлено для планомерного преодоления возникающих трудностей.

Продолжающееся распространение нового коронавируса заставило Всемирную организацию здравоохранения (ВОЗ) задуматься о том, является ли данная эпидемия чрезвычайной ситуацией международного значения в сфере общественного здравоохранения. Между тем организации могут сталкиваться с различными стратегическими и операционными рисками, такими как задержки или перерывы в поставках сырья, изменение спроса, увеличение затрат, недостаточное материально-техническое обеспечение, увеличивающиеся сроки доставки, проблемы, связанные с охраной здоровья и безопасностью труда сотрудников, дефицит ресурсов и проблемы с логистикой и расчетами на уровне импорта и экспорта.

Исходя из анализа компании «Делойт», ведущей практики транснациональных компаний с точки зрения планирования непрерывности бизнеса (BCP) и управления чрезвычайными ситуациями в случаях с атипичной пневмонией, вирусом гриппа A (H1N1), геморрагической лихорадкой Эбола и другими серьезными инфекционными заболеваниями, мы рекомендуем компаниям предпринять следующие 10 мер для преодоления будущей неопределенности:

1. Формирование команд по принятию решений в чрезвычайных ситуациях

• Организации должны незамедлительно сформировать команду по решению возникающих серьезных ситуаций, например, «Команду экстренного реагирования» или «Комитет по управлению чрезвычайными ситуациями», которая будет отвечать за постановку целей, разработку планов экстренного реагирования и обеспечение наиболее оперативного принятия решений в различных ситуациях.
• Для определения состава команды необходимо оценить сильные профессиональные стороны ее членов и при необходимости привлечь специалистов с учетом специфики деятельности компании и отдельного региона.

2. Оценка рисков и уточнение механизмов, планов экстренного реагирования и разделения рабочих обязанностей  

• Многие транснациональные компании уже разработали «план действий в чрезвычайных ситуациях» или «план устойчивого развития бизнеса» и готовы к его незамедлительному осуществлению при возникновении чрезвычайной ситуации.
• При отсутствии подобного плана компания должна незамедлительно провести тщательную оценку всех рисков, включая проблемы, связанные с персоналом, аутсорсингом, взаимоотношением с государственными органами, общественностью и цепочкой поставок. По результатам оценки компания должна решить вопросы офисных помещений, производственных планов, закупок, поставок и логистики, безопасности персонала и финансовых ресурсов, а также многие другие проблемы, связанные с разработкой планов действий в чрезвычайных ситуациях и разделением труда.

3. Разработка механизма позитивного взаимодействия с сотрудниками, клиентами и поставщиками и создание стандартизированных коммуникационных документов

• Важно стабилизировать цепочки поставок и самосознание сотрудников и внешних партнеров, а также оптимизировать систему управления распространением информации и обслуживания клиентов во избежание формирования негативного общественного мнения по причине совершения небрежных или непоследовательных действий.
• В то же время необходимо использовать существующую информационную систему компании для сбора, передачи и анализа информации об эпидемии и оперативного предоставления данных о рисках.

4. Поддержание физического и психического здоровья сотрудников и анализ характера различных функций и рабочих мест для обеспечения надлежащего возобновления работы

• По результатам последнего опроса «Делойта» на тему эпидемиологического реагирования, 82% компаний полагают, что «гибкие условия труда» являются наиболее важным элементом управления персоналом. Компаниям рекомендуется незамедлительно обеспечить гибкий график работы и отпусков с использованием технических средств для обеспечения удаленной или дистанционной работы на определенный период.
• Кроме того, организации должны установить систему контроля за состоянием здоровья персонала и обеспечить конфиденциальность информации о здоровье сотрудников.
• Организация должна обеспечить безопасность рабочей среды путем обязательной уборки и дезинфекции рабочих мест в соответствии с национальными и региональными санитарно-гигиеническими требованиями органов здравоохранения в период распространения инфекционных заболеваний.
• Организация должна освещать вопросы безопасности в период эпидемии, разрабатывать инструкции для сотрудников по самозащите и повышать их осведомленность в вопросах безопасности и предотвращения рисков.

5. Акцент на планах реагирования на риски в цепочках поставок

• Транснациональные компании обычно заранее предусматривают использование «резервных» офисных помещений, производственных мощностей и каналов сырья и материалов в различных странах или регионах для оперативного перевода работы из «зараженных областей» и во избежание остановки производства по причине недостатка мощностей или ресурсов.
• На уровне управления товарно-материальными запасами организации должны рассмотреть возможность продления цикла оборота запасов по причине низкого потребления, соответствующего роста финансовых затрат и давления на движение денежных средств. В то же время в отраслях с длинным производственным циклом организации должны заранее подготовиться к росту потребления по окончании периода эпидемии во избежание риска недостаточности товарно-материальных запасов.

6. Разработка решений для управления рисками несоблюдения установленных требований и управления взаимоотношениями с клиентами, возникающими в результате неспособности возобновления производства в короткие сроки

• После начала эпидемии организации должны обеспечить взаимодействие с клиентами для понимания изменений у клиентов и в рыночных условиях для определения влияния изменений в возобновлении, доставке заказов, спросе и изменениях на рынке.
• Также необходимо учитывать особенности законодательства в области гражданско-правовых и коммерческих договоров, так как невыполнение некоторых обязательств в период эпидемии может иметь правовые последствия.
• Организации должны определить и оценить договоры, исполнение которых может оказаться под вопросом, надлежащим образом уведомить связанные стороны для снижения потенциальных убытков и определения необходимости заключения новых договоров, а также сохранить доказательства, которые могут быть использованы в случае возможного предъявления гражданских исков.

7. Обеспечение социальной ответственности и управление взаимодействием с заинтересованными сторонами, а также внедрение стратегий устойчивого развития в процесс принятия решений

• Организации должны следовать единому плану и мерам, разработанным государством.
• Надлежащее раскрытие корпоративной информации может укрепить имидж компании в глазах общественности.
• Компаниям особенно важно реализовывать программы корпоративной социальной ответственности с точки зрения охраны окружающей среды, развития общества, экономики и стабильности кадров, а также обеспечивать взаимодействие с сообществом и поставщиками. Они должны оценивать потенциальное влияние и продолжительность эпидемии, корректировать планы и предоставлять информацию о предлагаемых мерах и результатах оценки акционерам или членам советов директоров.

8. Разработка плана управления данными о персонале, информационной безопасностью и конфиденциальными данными

• Организации должны разработать надежные механизмы управления основными данными персонала и регистрировать штатных и удаленных сотрудников, поставщиков, партнеров и других работников, с которыми они взаимодействуют.
• Они также должны создать планы своевременного реагирования в чрезвычайных ситуациях на уровне информационной безопасности, чтобы обезопасить и обеспечить стабильность осуществления деятельности. Необходимо наладить процесс исполнения дистанционными и штатными сотрудниками своих обязанностей, организовать круглосуточную поддержку как в удаленном, так и в штатном режиме для обеспечения бесперебойной работы серверных, сетей, систем, приложений и ресурсов.
• Компании также должны обеспечить защиту частной жизни и информации о здоровье, в частности, для пациентов (независимо от того являются ли они клиентами или сотрудниками), тщательно контролировать доступ к ним, их передачу и использование. Необходимо обеспечить контроль за доступом к клиническим и медицинским данным и установить надлежащий уровень защиты.

9. Компании должны рассмотреть возможность внесения корректировок в бюджет и планы внедрения и движения денежных средств и разработки механизмов раннего предупреждения для международной торговли

• По данным «Делойта», 46% компаний планируют снизить показатели эффективности в 2020 году. В то же время «Делойт» рекомендует компаниям уделить внимание потокам денежных средств и составить график движения денежных средств, чтобы обеспечить его безопасность в соответствии с режимом работы поставщиков на всех этапах производства и планами работ сотрудников.

Кроме того, следует уделить пристальное внимание ситуации на мировом рынке импорта и экспорта, в частности, внезапным изменениям или катастрофам в областях основного производства, которые способны оказать влияние на торговлю и привести к большим убыткам на уровне самих компаний. Для предотвращения подобных инцидентов организации должны разработать сценарий скорейшего реагирования на чрезвычайную ситуацию по основным поставщикам, который может включать в себя планы хеджирования с использованием фьючерсов, международную торговлю и транспортировку, а также привлечение альтернативных поставщиков.

10. Оптимизация механизмов управления рисками организации
    Согласно отчету «Делойта» по результатам опроса в области управления рисками взаимоотношений с контрагентами, который проводился среди международных предпринимателей, 76% риск-менеджеров полагают, что их компании готовы к эффективной работе.