Загрузка...

Журнал для руководителей и сотрудников административно-хозяйственных отделов.

Lamoda — офис на опережение

Екатерина Мироненко пришла в компанию Lamоdа пять лет назад, в подразделение, занимающееся развитием бизнеса. На тот момент интернет-магазин открывал сеть пунктов выдачи заказов, и Екатерина занималась развитием данного направления. Сегодня Lamoda это группа компании, где порядка 300 пунктов выдачи товаров, около 70 транзитных складов, большой дистрибьюторский центр и новый центральный офис в Москве, а в руках Екатерины Мироненко сконцентрированы все вопросы, связанные со строительством и обслуживанием всей недвижимости компании. Уже который год она руководит административным департаментом, а с недавнего времени отвечает еще и за непрямые закупки.

Екатерина Мироненко

Журнал «Административный директор» встретился с Екатериной Мироненко в новом офисе Lamoda и попросил ее рассказать о том, как она создала и возглавила административную команду и как ей удалось с нуля построить штаб-квартиру компании площадью в 7000 кв. м всего за три месяца.

 

— Екатерина, сколько в вашем отделе сотрудников и какие перед ними стоят задачи?

— В отделе порядка 40 человек. Административный департамент отвечает за обеспечение всех внутренних сервисов: договоры аренды, обслуживания, ремонты, ресепшен, персональные ассистенты, водители, курьеры, почтовое обеспечение, пропускная система, такси, парковки, мобильная связь, бизнес-тревел, питание и прочее. И так во всех регионах России.

Наша компания выросла очень быстро. Lamoda Group уже восемь лет, в ней трудятся порядка 5000 человек. Сегодня это международный интернет-магазин, серьезный интернет-проект. Но до недавнего времени у всех наших офисов были совершенно разный уровень сервиса, разные поставщики, разные условия. Поэтому главная наша цель — создать идеальный сервис, внедрить единые стандарты во всех офисах, централизовать закупки.

 

— У вас большой коллектив и, замечу, достаточно молодой. Работодатель, подобный вашему, сегодня находится в серьезной конкурентной борьбе за такие кадры. Какие у вас преимущества перед конкурентами?

— Средний возраст наших сотрудников, с учетом регионов, — 27 лет. Компания привлекает молодые таланты с горящими глазами, и, если они готовы все силы вкладывать в ее развитие, дает им идеи и возможности для их реализации.

У нас много молодых руководителей. На самых высоких позициях есть ребята, которые недавно закончили институт, но при этом имеют понимание бизнеса и действительно способны кардинально в лучшую сторону изменить процессы.

Даже если сотрудник пришел в нашу компанию на самую низкую позицию сразу после института, руководство всегда готово принять, применить и использовать предложенные им решения, если они действительно принесут пользу компании. Таланту не надо будет ждать годами признания, к нему сразу начнут прислушиваться. Думаю, это наше главное преимущество перед другими в кадровой борьбе.

 

— Вы и к себе ощутили такое отношение?

— Я пришла на административную работу не традиционно. Но моя карьера тоже быстро развивалась и зависела от успешной реализации поставленных передо мной задач.

 

— Полученное образование как-то вам помогает на этой должности?

— Я закончила Финансовую академию, чуть позднее Высшую школу экономики, факультет автоматизации процессов. И это мне, правда, очень помогает, особенно сегодня, когда мы разрабатываем и внедряем различные системы автоматизации.

Моя команда уже автоматизировала много процессов. Например, некоторое время назад была внедрена система приема заявок в административном департаменте. Сегодня все работает как часы, каждая заявка имеет свою очередь, запросы приходят адресно, это очень удобно. Следующий этап — автоматизация всей процедуры закупок, создание единой системы.

А третье образование у меня строительное. И несмотря на то что я пришла учиться в университет, уже имея большой опыт ремонтов и отделки, это образование тоже стало важным и полезным в моей копилке знаний административного директора. Особенно оно пригодилось при создании нового офиса.

 

— Почему Lamoda решила переехать из офиса на Летниковской улице практически в противоположном направлении, в бизнес-центр на улице Маршала Жукова?

— Наш офис долгое время располагался в бизнес-центре «Седьмой континент». В какой-то момент он занимал уже семь этажей. К этому времени структурные подразделения компании стали достаточно большими: несколько дирекций, в рамках каждой дирекции множество департаментов, и конечно же, каждый руководитель желал видеть свои департаменты рядом. Еще до принятия решения о переезде мы провели исследование пространства старого офиса, его потенциала. Изначально хотели его модернизировать. Но когда получили результаты, поняли, что из 20 переговорных сделать 40 в старом помещении невозможно. Нам все сложнее было находиться в этом пространстве, и компания занялась поиском нового бизнес-центра.

Сегодня все этажи нашего нового офиса по 2400 кв. м. Это дает нам возможность разместить каждую дирекции на одном этаже. Такой рассадкой мы достигли улучшения взаимодействия как внутри команд, так и между ними. С этой же целью было создано большое количество легких неформальных зон общения, в зоне коворкинга поставлены большие столы, чтобы люди могли собираться группами и эффективно общаться, быстро решать вопросы.

Согласитесь, 800 сотрудников в московском офисе компании, это достаточно много.

— Новый офис находится совершенно в другом направлении, не боялись растерять людей при переезде?

— Мы искали офис не один год, нам нужно было 7000 кв. м с этажами более 1500 кв. м, с дополнительным пространством не менее 2000 кв. м для фотостудии. При этом переезд должен был произойти в строго определенные сроки. Но на карте Москвы оказалось всего три-четыре объекта, которые хоть как-то подходили под наши критерии. В результате сравнения нескольких параметров компания выбрала офис на улице Маршала Жукова, он концептуально подходит нам больше других.

Решение о переезде было принято в мае 2018 года. У нас было всего полгода на создание проекта и согласование проектной документации с арендодателем. И нам было важно, чтобы в проекте по созданию нового офиса участвовали сотрудники, чтобы были организованы воркшопы и коллаборации на эту тему, где бы рождались интересные и полезные идеи.

Конечно, мы очень переживали, как отреагируют сотрудники на переезд. Но несмотря на то что новый офис находится в противоположном направлении относительно старого, я не знаю людей, которые ушли из компании по причине переезда. Для многих путь на работу стал даже удобнее: МЦК всего в трех минутах ходьбы, 17 различных маршрутов до метро, хорошая транспортная доступность, много парковочных мест. Поэтому, несмотря на все наши сомнения и опасения, переезд никакой волны негатива не вызвал.

Команда, которая занималась переездом, была большой?

— Во главе этой команды стоял административный департамент. Конечно, привлекались руководители всех подразделений. Была создана креативная группа из сотрудников.

Помимо административного департамента, руководителей департаментов и активистов практически из каждого подразделения на проекте было много внешних участников — архитекторов, строителей, проджект-менеджеров, большое количество мебельных поставщиков и прочих. И сегодня мне хочется им сказать отдельное спасибо за соблюдение сроков, оперативность и за то, что довели наш проект до конца, сделали свою работу очень хорошо.

Я уверена, без такой профессиональной команды мы не смогли бы реализовать эту стройку за три месяца.

— Как выбирался дизайн-проект нового офиса?

— Мы выбираем подрядчиков всегда на основании тендера. В конкурс на архитектурное решение было приглашено порядка 15 компаний, все с интересными и известными на рынке проектами.

Безусловно, цена являлась немаловажным фактором, но в первую очередь нам была важна идея нового офиса. Мы выдали участникам брендбук и попросили, взяв какие-то его элементы, нарисовать по два-три скетча, так как времени на ожидание суперосновательных проектов для тендера у нас не было. Нам нужно было в первую очередь понять, как потенциальные поставщики чувствуют наши потребности, оценить коммерческие предложения, загрузку архитектурного бюро в указанный нами период, наличие в штате или на легком подряде нужных сотрудников. Как одно из условий, просили подтверждения того, что за 2 месяца будет полностью сделан проект, включающий инженерные разделы.

 

В итоге нам больше других подошли проект и условия IND Architects. Большинство архитекторов отразили корпоративные цвета, на стенах и полу нарисовали характерные полоски. IND Architects пошли дальше, они наши полосы внесли в архитектуру офиса. Если посмотреть на офис сверху, он как бы разрезан такими полосами, а все коридоры выполнены в разных цветовых решениях. Нам понравилась эта идея. К тому же в ней они учли еще один немаловажный нюанс, о котором мы предупреждали всех участников тендера: к началу проекта стартовали работы по изменению концепции бренда компании, поэтому новое пространство должно было при необходимости легко воспринять любые брендинговые изменения.

 

— Выбор в итоге был правильным?

— Мы остались очень довольны сотрудничеством. Офис рождался в совместном творческом процессе. Команда на проекте подобралась очень хорошая. Мы активно работали с нашими брендменеджерами, фотостудией, которая создавала постеры,  департаментом безопасности, ИТ. Нам хотелось сделать офис не просто красивым, но и технологичным, ведь Lamoda — это не только фешен-компания, это высокотехнологичный бизнес.

Фешен-идея в дизайне нового офиса — это постеры, надписи о моде на стенах, зеркальная пленки на стеклах. Технологичность — это уникальное оборудование переговорных комнат, большое количество мониторов для оперативного информирования сотрудников, например о проходящих обучениях.

 

— А с инженерными коммуникациями было просто?

— Все инженерное оборудование было создано с нуля. При помощи строителей из Pridex мы создали собственную мощную систему кондиционирования — было важно, чтобы в переговорных всегда хватало воздуха, установили там же диммированный свет.

 

— Еще я заметила у вас какое-то особенное напольное покрытие.

— Это флотекс. На такое покрытие можно пролить кофе или чай, а потом аккуратно все собрать тряпочкой, и не останется ни пятнышка. Это покрытие не впитывает грязь. По нему не стучат каблуки. Оно, конечно, недешевое, но достаточно технологичное. Особенно выгодно его использовать в проходных зонах. Мы им очень довольны, единственное — сроки доставки были порядка 12 недель.

 

— В новом офисе очень много зеркальных поверхностей — стены, двери. В этом есть какой-то особый смысл?

— Когда мы получили дизайн-проект, его изюминкой были неоновые надписи и неоновые пленки, создающие зеркальный эффект. Нам очень понравилась эта идея. Ведь по большому счету мы магазин. А как без зеркал в магазине?

 

— Каким образом вы рассчитывали, сколько компании нужно зон для коллаборации в новом офисе, сколько мест для уеденной работы?

ПРОДОЛЖЕНИЕ ЧИТАЙТЕ В ЖУРНАЛЕ «АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР».

ПРИОБРЕСТИ НОМЕР СО СТАТЬЕЙ

ПОДПИСАТЬСЯ НА ПЕЧАТНУЮ ВЕРСИЮ ЖУРНАЛА

ПОДПИСАТЬСЯ НА ЭЛЕКТРОННУЮ ВЕРСИЮ ЖУРНАЛА

  • 119146 Москва, Комсомольский пр-т, д. 28, Коворкинг Центр «Деловар». Для ООО «Администрация» (журнал «Администратинвый директор».

  • editor@admdir.ru

  • +7 (495) 969-8768

  • пн-пт с 10:00 до 18:00

 

(С) Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Административный директор».

Как Вам новый сайт?

Просмотреть результаты

Загрузка ... Загрузка ...
^ Наверх
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика