Екатерина Мироненко, руководитель административного департамента Lamoda Group, пришла в компанию Lamoda пять лет назад, в подразделение, занимающееся развитием бизнеса. На тот момент интернет-магазин открывал сеть пунктов выдачи заказов, и Екатерина занималась развитием данного направления.
Сегодня Lamoda — это группа компании, где порядка 300 пунктов выдачи товаров, около 70 транзитных складов, большой дистрибьюторский центр и новый центральный офис в Москве, а в руках Екатерины Мироненко сконцентрированы все вопросы, связанные со строительством и обслуживанием всей недвижимости компании. Уже который год она руководит административным департаментом, а с недавнего времени отвечает еще и за непрямые закупки.
Журнал «Административный директор» встретился с Екатериной Мироненко в новом офисе Lamoda и попросил ее рассказать о том, как она создала и возглавила административную команду и как ей удалось с нуля построить штаб-квартиру компании площадью в 7000 кв. м всего за три месяца.
— Екатерина, сколько в вашем отделе сотрудников и какие перед ними стоят задачи?
— В отделе порядка 40 человек. Административный департамент отвечает за обеспечение всех внутренних сервисов: договоры аренды, обслуживания, ремонты, ресепшен, персональные ассистенты, водители, курьеры, почтовое обеспечение, пропускная система, такси, парковки, мобильная связь, бизнес-тревел, питание и прочее. И так во всех регионах России. Наша компания выросла очень быстро. Lamoda Group уже восемь лет, в ней трудятся порядка 5000 человек. Сегодня это международный интернет-магазин, серьезный интернет-проект. Но до недавнего времени у всех наших офисов были совершенно разный уровень сервиса, разные поставщики, разные условия. Поэтому главная наша цель — создать идеальный сервис, внедрить единые стандарты во всех офисах, централизовать закупки.
— У вас большой коллектив и, замечу, достаточно молодой. Работодатель, подобный вашему, сегодня находится в серьезной конкурентной борьбе за такие кадры. Какие у вас преимущества перед конкурентами?
— Средний возраст наших сотрудников, с учетом регионов, — 27 лет. Компания привлекает молодые таланты с горящими глазами, и, если они готовы все силы вкладывать в ее развитие, дает им идеи и возможности для их реализации.
У нас много молодых руководителей. На самых высоких позициях есть ребята, которые недавно закончили институт, но при этом имеют понимание бизнеса и действительно способны кардинально в лучшую сторону изменить процессы.
Даже если сотрудник пришел в нашу компанию на самую низкую позицию сразу после института, руководство всегда готово принять, применить и использовать предложенные им решения, если они действительно принесут пользу компании. Таланту не надо будет ждать годами признания, к нему сразу начнут прислушиваться. Думаю, это наше главное преимущество перед другими в кадровой борьбе.
— Вы и к себе ощутили такое отношение?
— Я пришла на административную работу не традиционно. Но моя карьера тоже быстро развивалась и зависела от успешной реализации поставленных передо мной задач.
— Полученное образование как-то вам помогает на этой должности?
— Я закончила Финансовую академию, чуть позднее Высшую школу экономики, факультет автоматизации процессов.
И это мне, правда, очень помогает, особенно сегодня, когда мы разрабатываем и внедряем различные системы автоматизации.
Моя команда уже автоматизировала много процессов. Например, некоторое время назад была внедрена система приема заявок в административном департаменте. Сегодня все работает как часы, каждая заявка имеет свою очередь, запросы приходят адресно, это очень удобно. Следующий этап — автоматизация всей процедуры закупок, создание единой системы.
А третье образование у меня строительное. И несмотря на то что я пришла учиться в университет, уже имея большой опыт ремонтов и отделки, это образование тоже стало важным и полезным в моей копилке знаний административного директора. Особенно оно пригодилось при создании нового офиса.
— Почему Lamoda решила переехать из офиса на Летниковской улице практически в противоположном направлении, в бизнес-центр на улице Маршала Жукова?
— Наш офис долгое время располагался в бизнес-центре «Седьмой континент». В какой-то момент он занимал уже семь этажей. К этому времени структурные подразделения компании стали достаточно большими: несколько дирекций, в рамках каждой дирекции множество департаментов, и конечно же, каждый руководитель желал видеть свои департаменты рядом. Еще до принятия решения о переезде мы провели исследование пространства старого офиса, его потенциала. Изначально хотели модернизировать офис. Но когда получили результаты, поняли, что из 20 переговорных сделать 40 в старом помещении невозможно. Нам все сложнее было находиться в этом пространстве, и компания занялась поиском нового бизнес-центра.
Сегодня все этажи нового офиса по 2400 кв. м. Это дает нам возможность разместить каждую дирекции на одном этаже. Такой рассадкой мы достигли улучшения взаимодействия как внутри команд, так и между ними. С этой же целью было создано большое количество легких неформальных зон общения, в зоне коворкинга поставлены большие столы, чтобы люди могли собираться группами и эффективно взаимодействовать, быстро решать вопросы.
Согласитесь, 800 сотрудников в московском офисе компании, это достаточно много.
— Новый офис находится совершенно в другом направлении, не боялись растерять людей при переезде?
— Мы искали офис не один год, нам нужно было 7000 кв. м с этажами более 1500 кв. м, с дополнительным пространством не менее 2000 кв. м для фотостудии. При этом переезд должен был произойти в строго определенные сроки. Но на карте Москвы оказалось всего три-четыре объекта, которые хоть как-то подходили под наши критерии. В результате сравнения нескольких параметров компания выбрала офис на улице Маршала Жукова, он концептуально подходит нам больше других.
Решение о переезде компания приняла в мае 2018 года. У нас было всего полгода на создание проекта и согласование проектной документации с арендодателем. При этом нам было важно, чтобы в проекте по созданию нового офиса участвовали сотрудники, чтобы проходили воркшопы и коллаборации на эту тему, где бы рождались интересные и полезные идеи.
Конечно, мы очень переживали, как отреагируют сотрудники на переезд. Но несмотря на то что новый офис находится в противоположном направлении относительно старого, я не знаю людей, которые ушли из компании по причине переезда. Для многих путь на работу стал даже удобнее: МЦК всего в трех минутах ходьбы, 17 различных маршрутов до метро, хорошая транспортная доступность, много парковочных мест. Поэтому, несмотря на все наши сомнения и опасения, переезд никакой волны негатива не вызвал.
— Команда, которая занималась переездом, была большой?
— Во главе этой команды стоял административный департамент. Конечно, привлекались руководители всех подразделений. Была создана креативная группа из сотрудников.
Помимо административного департамента, руководителей департаментов и активистов практически из каждого подразделения на проекте было много внешних участников — архитекторов, строителей, проджект-ме-неджеров, большое количество мебельных поставщиков и прочих. И сегодня мне хочется им сказать отдельное спасибо за
соблюдение сроков, оперативность и за то, что довели наш проект до конца, сделали свою работу очень хорошо.
Я уверена, без такой профессиональной команды мы не смогли бы реализовать эту стройку за три месяца.
— Как выбирался дизайн-проект нового офиса?
— Мы выбираем подрядчиков всегда на основании тендера. В конкурс на архитектурное решение было приглашено порядка 15 компаний, все с интересными и известными на рынке проектами.
Безусловно, цена являлась немаловажным фактором, но в первую очередь нам была важна идея нового офиса. Мы выдали участникам брендбук и попросили, взяв какие-то его элементы, нарисовать по два-три скетча, так как времени на ожидание суперосновательных проектов для тендера у нас не было. Нам нужно было в первую очередь понять, как потенциальные поставщики чувствуют наши потребности, оценить коммерческие предложения, загрузку архитектурного бюро в указанный нами период, наличие в штате или на легком подряде нужных сотрудников. Как одно из условий, просили подтверждения того, что за два месяца будет полностью сделан проект, включающий инженерные разделы.
В итоге нам больше других подошли проект и условия IND Architects. Большинство архитекторов отразили корпоративные цвета, на стенах и полу нарисовали характерные полоски. IND Architects пошли дальше, они наши полосы внесли в архитектуру офиса. Если посмотреть
на офис сверху, он как бы разрезан такими полосами, а все коридоры выполнены в разных цветовых решениях. Нам понравилась эта идея. К тому же в ней они учли еще один немаловажный нюанс, о котором мы предупреждали всех участников тендера: к началу проекта стартовали работы по изменению концепции бренда компании, поэтому новое пространство должно было при необходимости легко воспринять любые брендинговые изменения.
— Выбор в итоге был правильным?
— Мы остались очень довольны сотрудничеством. Офис рождался в совместном творческом процессе. Команда на проекте подобралась очень хорошая. Мы активно работали с нашими брендменеджерами, фотостудией, которая создавала постеры, департаментом безопасности, ИТ. Нам хотелось сделать офис не просто красивым, но и технологичным, ведь Lamoda — это не только фешен-компания, это высокотехнологичный бизнес.
Фешен-идея в дизайне нового офиса — это постеры, надписи о моде на стенах, зеркальная пленка на стеклах. Технологичность — это уникальное оборудование переговорных комнат, большое количество мониторов для оперативного информирования сотрудников, например о проходящих обучениях.
— А с инженерными коммуникациями было просто?
— Все инженерное оборудование было создано с нуля. При помощи строителей из Pridex мы создали собственную мощную систему кондиционирования — было важно, чтобы
в переговорных всегда хватало воздуха, установили там же диммированный свет.
— Еще я заметила у вас какое-то особенное напольное покрытие.
— Это флотекс. На такое покрытие можно пролить кофе или чай, а потом аккуратно все собрать тряпочкой, и не останется ни пятнышка. Это покрытие не впитывает грязь. По нему не стучат каблуки. Оно, конечно, недешевое, но достаточно технологичное. Особенно выгодно его использовать в проходных зонах. Мы им очень довольны, единственное — сроки доставки были порядка 12 недель.
— В новом офисе очень много зеркальных поверхностей — стены, двери. В этом есть какой-то особый смысл?
— Когда мы получили дизайн-проект, его изюминкой были неоновые надписи и неоновые пленки, создающие зеркальный эффект. Нам очень понравилась эта идея. Ведь по большому счету мы магазин. А как без зеркал в магазине?
— Каким образом вы рассчитывали, сколько компании нужно зон для коллабо-рации в новом офисе, сколько мест для уединенной работы?
— Мы отталкивались от потребностей, заявленных руководителями департаментов, смотрели, кому нужны зоны с диванами, а кому — только большой переговорный стол. Плюс у нас были результаты исследования, которое ранее для нас провела компания CBRE. Это как раз тот самый аудит офисного пространства, своего рода техническое задание по созданию идеального офиса Lamoda с учетом всех процессов компании, объемов подразделений, потребностей в переговорных комнатах, частоты посещения рабочих мест и прочего.
Кстати, одна из задач этого аудита состояла в том, чтобы посмотреть, можем ли мы использовать незакрепленные рабочие места. В итоге исследование показало, что 70% времени сотрудники находятся на своих рабочих местах практически в полном составе. Вводить систему незакрепленных рабочих мест имеет смысл, когда менее 50% времени сотрудники проводят на своем рабочем месте. Поэтому пока для нас такая система неприменима.
— Но вы все же построили коворкинг в офисе?
— Наш коворкинг — это исключительно дополнительное пространство, которое дает возможность временного размещения сотрудников в случае быстрого роста отделов, каких-то других изменений внутри подразделений. Это хороший ресурс для таких компаний, как наша, когда еще окончательно не закреплена структура бизнеса.
— Исследование, о котором вы рассказываете, наверное, дорого стоило? Вы лично были его инициатором, как удалось убедить в его необходимости руководство?
— Мы регулярно получаем от сотрудников обратную связь. И когда они стали все чаще говорить о том, что в старом офисе не комфортно, какое-то время компания пыталась самостоятельно найти решения и ввести улучшения. Так продолжалось порядка двух лет, но кардинальных результатов достигнуть не удалось. И как-то я случайно узнала, что на рынке есть компании, профессионально проводящие такие исследования и предлагающие варианты улучшения. Мне даже никого убеждать в необходимости такого исследования не пришлось. Вообще, наша компания всегда смотрит на все идеи, новинки, технологии широко открытыми глазами, приветствует любые инициативы.
— Как сам процесс ремонта происходил? Архитекторы, строители, другие подрядчики между собой бурно взаимодействовали?
— А по-другому невозможно. И это хорошо, когда в проекте участвуют несколько сторон, имеющих свою точку зрения. Архитекторы — люди креативные, но есть заказчик, у которого бюджет, а есть исполнитель — строитель, у которого определенные возможности, сроки доставки и прочее. Был очень активный процесс со всеми вытекающими спорами, дискуссиями, но все завершилось хорошим результатам. Однако если бы у меня сегодня спросили, как сделать проект за три месяца, я бы ответила: «Делайте потолки «Армстронг», стандартный ковролин и белые стены. Тогда поставленный срок реален».
— Сам переезд прошел без проблем?
— Когда мы выбрали перевозчика «Деликатный переезд», они нам посчитали имущество (мы везли с собой часть старой мебели), оказалось, что весь процесс займет порядка 10 дней при работе круглосуточно. И другого выхода не было.
Самое главное в переезде — это наличие нужного количества путей выхода из здания, лифтов, рукавов, куда поставить грузовой автомобиль для загрузки. Нам повезло, арендодатель пошел нам навстречу и позволил выносить вещи через три выхода на погрузку. Иначе мы переезжали бы еще дольше.
Последние два дня перед новогодними праздниками мы объявили сотрудникам о возможности работать из дома. Для тех подразделений, которые не могли работать удаленно, оставили несколько оборудованных переговорных в старом офисе. И с 27 декабря до 7 января все перевозили.
У нас еще не был полностью готов новый офис, подрядчики в этот период доблестно работали даже по ночам, поэтому какие-то вещи, оборудование сразу расставляли на места, а что-то складывали в большом атриуме. Но 9 января, когда сотрудники вышли на работу в новый офис, все уже стояло на своих местах, все компьютеры работали.
Каждому новоселу мы приготовил брендированные подарки, а 1 февраля отпраздновали новоселье. Пригласили всех, кто участвовал в этом проекте, причем попросили прийти в домашних тапочках. Гуляли до утра, были торт, музыка, шампанское.
— Какие планы у административного департамента на будущее?
— Мы делаем большой проект по озеленению, активно работаем над питанием сотрудников. У нас уже есть семь пунктов питания внутри офиса, скоро добавим еще два.
Строим на верхнем этаже спортзал, где даже планируем проводить ЕМС-тренировки, свою фотостудию на 3000 кв. м в соседнем здании. Хотим летом реализовать проект граффити на заводской территории, где находится наш офис. Думаем создать там «Lamoda двор», привезти трейлеры с едой, устраивать тематические мероприятия на воздухе. Пока ждем согласования проекта с арендодателем.
Мы постоянно внедряем какие-то интересности для сотрудников, ведь все очень быстро меняется, требования растут, нужно успевать за ожиданиями работодателя и сотрудников, а еще лучше их опережать.
Автор: Виктория Тот,
фото сделаны фотостудией Lamoda
2019
