Переезд в новый офис — непростое событие в жизни компании. И это не только мероприятия по ремонту нового помещения, перевозке мебели и вещей сотрудников. Переезд может создать серьезные изменения в условиях труда персонала и стать нелегкой задачей для руководства. Одни руководители все вопросы с переездом решают единолично, а другие привлекают к обсуждению коллектив. Что предусмотреть при организации процесса переезда в новый офис и как извлечь дополнительную выгоду, устроив одновременно командный тренинг по управлению изменениями, рассказывает Елена Челокиди, основатель и руководитель «Центра развития команд, лидеров и наставников».
Идеальный вариант взаимодействия при переезде компании — сформировать команду из представителей партнеров, участвующих в процессе подготовки нового офиса к переезду, административной службы, а также сотрудников, которые будут переезжать в новый офис. В эту рабочую группу привлечь лидеров мнений — работников, которые могут влиять на отношение к переезду внутри коллектива. Таким образом, под присмотром этой группы параллельно будут идти три процесса: подготовка новой площадки, решение административно-технических вопросов и работа по подготовке персонала.
Как подготовить сотрудников к переезду?
Если вы хотите, чтобы люди благосклонно и с интересом относились к смене локации и адаптация прошла максимально спокойно, не увеличился процент увольнений, не началось обесценивание нового офиса и труда административного персонала, приступить к подготовке переезда следует как можно раньше.
Недостаточно просто проинформировать команду на начальном этапе о грядущих изменениях и затем непосредственно перед переездом. В этом случае у сотрудников будут формироваться завышенные или, наоборот, заниженные ожидания. Необходимо использовать потенциал лидеров мнений, чтобы они вели «просветительскую» работу среди персонала.
В момент подготовки переезда важно не просто говорить людям о переезде, а включать их в процесс. Чтобы не было сопротивления, сотрудникам важно чувствовать и знать, что их мнение учитывается. Можно провести дистанционный опрос или совместное обсуждение, например, дизайн-проекта.
Если это малый или средний бизнес, можно привлечь людей даже к выбору офиса. Объяснить им, какие параметры важны. Возможно, вы удивитесь результатам. Они могут искать усерднее, чем нанятые риелторы.
Это не означает, что необходимо 100% предложений брать в работу. Важно, чтобы люди чувствовали, что их вовлекают в процесс. Можно устроить голосование из вариантов, в которых вы сомневаетесь. Если сделать это как можно раньше, уровень стресса от новости о переезде сразу начнет снижаться. Вовлекать людей лучше несколькими итерациями. Можно сделать несколько стратегических мини-сессий или ограничиться разъяснительной работой.
Любой человек сопротивляется изменениям и проходит определенные стадии. Зная это, можно работать с сопротивлением как на уровне всего процесса, так и на уровне беседы-презентации.
Вначале у человека возникает реакция отрицания. Это рождает саботаж на местах — конечно, не хочется менять привычный уклад. Чтобы перейти к поддержке изменений, необходимо пройти последовательно стадии гнева, торга и осознания собственной ответственности.
Вы можете помочь коллективу, если:
1) попросите сотрудников поделиться тем, что их смущает относительно переезда, выслушаете их и дадите выплеснуть эмоции (это можно сделать через общее обсуждение во время презентации идеи, модерируемой встречи или просто через сервис опроса);
2) собирая возражения и беспокойства, порассуждайте: возможно, ничего не нужно менять, а просто разъяснить сотрудникам, почему необходим переезд (здесь потребуется прямой диалог с ответами или обращение, учитывающее полученную информацию);
3) разделите ответственность с сотрудниками, вовлекая их через вопрос о том, чего конкретно им не хватает, чтобы комфортно и легко переехать, и распределив поступившие идеи, на те, которые сотрудники сами могут реализовать, и те, где требуется участие компании, затем постепенно, шаг за шагом, уже на новом месте будете вести работу с необходимыми нововведениями;
4) подчеркнете плюсы от грядущих изменений как в стратегической (это шаг в развитии компании на пути к еще большему росту), так и в тактической перспективе (повышение класса офиса, расширение пространства, лучшая транспортная доступность, вид из окна, близость к парку, реке или центру города, гибкий график, общие празднования и мероприятия в офисе и прочее), сделав это через совместную творческую деятельность и мозговой штурм, максимально подключив сотрудников, а если это невозможно — просто через информационно сообщение.
Все эти стадии можно включить последовательно в одну презентацию или «растянуть» на время подготовки переезда, чтобы у сотрудников было ощущение участия во всем процессе.
Если все сделано правильно, наступает принятие изменений. На этой стадии сотрудники испытывают интерес к переезду на новое рабочее место, ждут его. Они уже готовы к маленьким шагам и празднованию. То есть они не переживают, что переезжают в новый офис, а ожидают праздника. Они понимают, что для этого надо переехать, и они уже готовы.
Необходимо учесть важный момент на принимающей площадке. Зачастую офис переезжает не в один день. Всегда есть сотрудники, которые приезжают раньше, и есть «замыкающие». Тем, кто приехал первыми, не очень комфортно. Им все надо узнавать самим. Поэтому важно предусмотреть, чтобы люди с принимающей площадки проводили экскурсии, были закреплены за зданием или этажом.
Еще нюанс, на который стоит обратить внимание, — внедрить элемент наставничества, бадди, от тех, кто приехал раньше, для переезжающих позже. Тогда у сотрудников-первопроходцев будет положительный психологический статус: «Ух ты, я буду наставником для других!» Им сразу захочется узнать про новую площадку: как здесь все устроено, где что находится и т. д. Переезжающим позже легче. Их встречают коллеги, которых они знают, помогают обжиться, и им интереснее все узнавать, чтобы сказать следующим.
Переезд — не только смена офиса
Вспомним времена пандемии и первый год после нее. Сотрудники постепенно начали возвращаться в офис, но за это время в нем могло многое поменяться: сделали ремонт, сократили количество мест в офисе, вывели команду на гибридный формат работы. Фактически произошла смена офиса.
В таком случае очень хорошо себя показал метод «переходного периода». Если есть возможность, можно закрепить зоны для определенных служб и отделов. Даже с гибким графиком, когда за вашим подразделением закреплено два-три стола, появляется зона, которую можно обжить по-своему — это снижает сопротивление.
Важно помнить, что, кроме всего прочего, люди сопротивляются изменениям, когда они чувствуют:
— неуважение;
— что их мнение ничего не значит;
— несправедливость или ухудшение их положения;
— отделение от коллектива, к которому они были привязаны;
— неуверенность относительно своего ближайшего будущего.
Именно поэтому так важно уделить внимание подготовке и отработке психологических моментов:
1) сообщать сотрудникам о предстоящих изменениях как можно раньше;
2) спрашивать мнение людей в процессе подготовки;
3) делать акцент на новое: важно, чтобы люди чувствовали — то, на что они обменивают свой комфорт и привычный образ жизни, идет им в плюс и это справедливо;
4) делать изменения для людей: акцентируйте внимание сотрудников, что вы информируете их, чтобы им было лучше, чтобы повысить их экспертность — такое отношение поднимет ваш рейтинг в глазах команды, и люди будут знать, что их уважают и они ценны;
5) праздновать даже маленькие победы: когда происходят изменения, предусмотрите празднование даже после маленьких шагов. Вы переехали в новый офис и прожили там месяц — отпразднуйте это событие! Празднуйте командой — это поможет ощутить единение.
Таким образом люди чувствуют, что они вовлечены в процесс, их уважают, их интересы соблюдаются. И тогда переезд становится более мягким, желаемым и даже любопытным. Важно сделать это интересным, развивающим опытом, когда все понимают, что это шаг вперед для всей компании и для каждого.
Не зря говорят: «Если хочешь изменить жизнь — измени религию, измени имя или измени место жительства». А место жительства компании — это офис. И очень хочется, чтобы с изменением офиса жизнь менялась только в лучшую сторону.
