Рыночные требования к руководителям административно -хозяйственных подразделений
к. т. н., профессор Открытой европейской академии экономики и политики (Прага)
Более десяти лет я веду обучающие семинары по повышению квалификации персонала административно-хозяйственных подразделений (АХО) в России и за рубежом, постоянно контактирую с большим количеством персонала обеспечивающих подразделений. На основании полученного опыта хочу поделиться мыслями о тенденциях, существующих на рынке, и современных требованиях работодателей к руководителям и персоналу административно-хозяйственных подразделений.
Время «ахошников» — крепких завхозов, основная задача которых состоит в исполнении заявок и поручений персонала компаний, уходит. Нужны менеджеры, которые бы не разбрасывались имеющимися ресурсами, а организовали эффективную работу своих подразделений и персонала для выполнения поставленных руководством целей и задач. Сформулируем основные цели и задачи, которые чаще всего выдвигает бизнес-сообщество перед руководителям подразделений АХО.
Цели подразделений АХО
Основной целью подразделений АХО является организация комфортных условий жизнедеятельности персонала компании в рамках финансовых ограничений или утвержденных бюджетов. Другими словами, в офисе должно быть чисто, безопасно, светло и тепло, персоналу удобно находиться на своем рабочем месте, коммуницировать с другими подразделениями, ходить в туалет, принимать пищу и многое другое.
Организация комфортных условий предполагает, что они будут определены руководителями АХО в утвержденных стандартах, регламентах или процедурах. И все это надо выполнять в рамках защищенных бюджетов, то есть понимать экономику затрат, необходимых для создания и поддержания этих комфортных условий.
Задачи подразделений АХО
Чтобы достичь своей основной цели, руководитель АХО организует выполнение следующих задач.
Задача 1. Организация материально-технического обеспечения деятельности компании. Предполагает организацию закупки, учета, хранения, выдачи, инвентаризации и списания канцелярских товаров, мебели, хозяйственного инвентаря, бытовой техники и других товарноматериальных ценностей (ТМЦ).
Задача 2. Организация исполнения заданного уровня сервисных услуг хозяйственным или подрядным способом. Предполагает организацию коммунальных услуг, транспортного обеспечения, клининга, общественного питания, вывоза мусора и прочего.
Задача 3. Организация эксплуатации, обслуживания и ремонтов офисных зданий, помещений, оборудования, офисной техники.
Для решения этой задачи необходима организация осмотров, проведения планово-предупредительных ремонтов и оперативного реагирования в случае аварийных ситуаций.
Задача 4. Организация обеспечения выполнения требований охраны и безопасности труда, пожарной безопасности. Бывают исключения, и в таком случае решение этой задачи возлагается на специально созданные подразделения. Если вам повезло, то в зоне вашей ответственности будет разработка планов мероприятий: например, эвакуация персонала, проведение обучения, инструктажей, ведение документации.
Задача 5. Организация управления подразделениями и персоналом подразделений АХО. Предполагает планирование, организацию исполнениях и контроль работы всех подразделений АХО. Годовые планы требуемых для выполнения работ и бюджетов руководитель АХО защищает перед бюджетным комитетом или руководством компании. В течение года бюджеты могут «оптимизироваться», а работы дополняться. Кроме годового планирования руководитель АХО определяет план ежемесячных, еженедельных и текущих работ и требуемых для их исполнения ресурсов.
Организация исполнения планов и работ предполагает назначение персонала, постановку целей, указания времени, места, качества исполнения, требуемого результата.
Планы и работы, которые не контролируются, с большой вероятностью могут выполняться некачественно, поэтому руководитель АХО сам выбирает точки контроля, необходимый персонал и периодичность контроля. Но контроль должен быть организован обязательно.
Задача 6. Оптимизация деятельности подразделений АХО. Очень важная в настоящее время задача. Предполагает оптимизацию работы, процессов ее выполнения, расхода ТМЦ, оптимизацию денежных, временных, людских ресурсов на выполнение поставленных задач или выполняемых работ.
Задача 7. Управление возможными рисками для подразделений АХО. Задача новая и возникла в связи с требованиями международного стандарта ISO 9001:2015. Предполагает идентификацию рисков и разработку программы минимизации рисков в зонах ответственности подразделений АХО.
Мы перечислили набор основных задач руководителя АХО, которые могут дополняться в зависимости от отраслевых особенностей или требований руководства компании.
Критерии исполнения (KPI) задач АХО
Чтобы понимать, выполнены ли рассмотренные выше задачи, необходимо выделить критерии исполнения задач. Ниже приводятся возможные KPI задач руководителя АХО:
— выполнение задачи в рамках выделенного или защищенного бюджета: этот критерий предполагает знание и понимание руководителем АХО структуры себестоимости предоставляемой услуги или ТМЦ и принятие решений в случае финансовых отклонений;
— отсутствие рекламаций персонала на низкое качество выполненных работ;
— клиентоориентированность;
— отсутствие нарушений приказов, указаний вышестоящего руководства, а также нарушений утвержденных стандартов, регламентов, процедур в зонах ответственности подразделений АХО;
— экономический эффект, полученный в результате поданных предложений по оптимизации работ, процессов, принятия новых правил или подходов для выполнения задач.
Требуемые новые компетенции руководителей подразделений АХО
Таким образом, для качественного выполнения поставленных задач, реализации новых проектов, исполнения положений, регламентов и должностных инструкций руководители подразделений АХО должны обладать целым перечнем специализированных и управленческих знаний, среди которых можно выделить следующие:
— понимание процесса бюджетирования и экономики показателей деятельности подразделений АХО; понимание структуры себестоимости оказываемых вашей компании услуг и организация контроля их исполнения в рамках финансовых лимитов;
— организация проектов по оптимизации затрат и процессов, минимизации потерь в зоне ответственности подразделений АХО;
— ведение переговорного процесса, заключение и отслеживание выполнения договоров;
— организация складского учета и ведение складской аналитики, нормирование запасов канцтоваров, инвентаря, расходных материалов, моющих средств и других ТМЦ;
— организация эксплуатации офисных зданий и помещений, понимание сметной стоимости проводимых ремонтных работ и оптимизация их стоимости;
— организация и контроль требуемого технического обслуживания и ремонтов офисной техники, оборудования, лифтового хозяйства, организация оперативного реагирования в случае аварийных ситуаций;
— внедрение инструментов бережливого производства и бережливого офиса с целью минимизации потерь и наведения порядка, например внедрение в офисе технологии 5S;
— повышение качества и снижение стоимости клининговых услуг;
— повышение эффективности работы подразделений АХО за счет мотивации персонала на базе KPI, повышение вовлеченности персонала в процесс улучшений.
Отмечу еще одну актуальную задачу, решение которой хочет видеть работодатель, — это оптимизация деятельности подразделений АХО, или управление изменениями. Перечислим возможные направления решения этой задачи:
— описание (моделирование) и оптимизация процессов, в которых участвуют подразделения АХО и взаимодействуют с другими подразделениями; оптимизация возможна по стоимости, времени исполнения, качеству, рискам;
— оптимизация затрат в рамках закрепленных за подразделениями бюджетных статей; если статья затрат — клининговые услуги, то оптимизация стоимости выполняемых клининговой компанией работ;
— минимизация возможных потерь;
— оптимизация системы мотивации и численности персонала подразделений АХО;
— повышение качества услуг.
Подводя итоги, хочется отметить, что в настоящее время предъявляется большой набор требований к руководителю и персоналу АХО. Просто быть исполнителем не «модно». Требуется менеджер-решатель, который не занимается перенаправлением задач, а решает возникшую проблему в поставленные сроки, с заданным или согласованным с внутренним клиентом качеством и в рамках бюджетных лимитов. Для того чтобы стать таким решателем, необходимо владеть многими специализированными и управленческими компетенциями. Другими словами, в настоящее время надо быть комплексным специалистом, то есть хорошим переговорщиком, закупщиком, экономистом, разбираться в вопросах организации технического обслуживания и ремонтов, организации работы транспорта, клининга, управления складскими запасами, управления персоналом, управления подрядчиками, управления проектами, и это еще не полный перечень.
Выводы
1. Производительность труда офисного персонала во многом зависит от комфортных условий, в которых приходится трудиться. АХО перестает быть второстепенным подразделением, и его роль только возрастает.
2. К руководителю АХО в настоящее время предъявляется большой набор требований. Он должен быть комплексным специалистом и владеть многими специализированными и управленческими компетенциями.
3. Руководитель АХО должен быть результативным (добиваться выполнения поставленных руководством задач, поручений, показателей) и эффективным (добиваться выполнения задач в рамках бюджетных ограничений).
4. Руководитель АХО должен управлять оптимизацией (изменениями) деятельности своих подразделений.
Где получить и как научиться требуемым компетенциям?
Где получить знания, чтобы результативно и эффективно решать поставленные перед подразделениями АХО задачи?
Вариант ПЕРВЫЙ: Самообучение или обучение (перенятие) опыта у опытных менеджеров.
Вариант ВТОРОЙ: Обучение на 1-3-дневных специализированных семинарах, форумах, конференциях.
Вариант ТРЕТИЙ: Повышение квалификации на специализированных программах MBA или Mini MBA.
Примером специализированной программы является модульная программа Mini MBA «Операционное и административное управление» (Operational & administrative management), проводимая каждые полгода в Москве Открытой европейской академией экономики и политики (Прага) (Oeaep.ru) совместно с Бизнес-школой А. Б. Набокова (NabokovMBA.ru).
Программа разработана для переподготовки и профессионального развития административных директоров, руководителей и менеджеров АХО и других обеспечивающих подразделений.
Обучение по программе проводится в Москве и включает 13 модулей, содержание которых подобрано таким образом, чтобы сформировать у слушателей практические навыки решения актуальных для подразделений АХО проблем и задач. Программу разработал и ведет к.т. н., профессор А. Б. Набоков.
В процессе обучения слушатели знакомятся с лучшими зарубежными и российскими практиками в области организации обеспечения комфортных условий жизнедеятельности офисного и производственного персонала, организации высокого качества услуг в рамках бюджетных ограничений. Особое внимание уделено формированию у слушателей управленческих компетенций, позволяющих формировать слаженную и мотивированную команду, способную обеспечивать высокий уровень сервиса и достигать поставленных задач.
Очередной курс обучения по программе Мини-МВА будет организован в сентябре 2018 года.
Обучение по программа Mini MBA «Операционное и административное управление»
1 этап. Обучение в Москве
Обучение по 13 модулям. Продолжительность обучения – три месяца, в субботние (возможно, воскресные) дни. Начало обучения в сентябре 2018 года.
Модуль 1. Стратегическое управление (8 акад. часов).
Модуль 2. Операционный менеджмент (8 акад. часов).
Модуль 3. Управление административно-хозяйственными (обеспечивающими) подразделениями (24 акад. часа).
Модуль 4. Управление автотранспортным подразделением (6 акад. часов).
Модуль 5. Управление обслуживанием и ремонтом оборудования и коммунальных инженерных сетей (4 акад. часа).
Модуль 6.Управление закупками. Управление складом, складскими запасами (2 акад. часа).
Модуль 7. Мотивация персонала. Модели повышения эффективности, вовлеченности персонала (8 акад. часов).
Модуль 8. Бережливый офис. Нормирование инструментов оптимизации затрат. Организация нормирования труда (8 акад. часов).
Модуль 9. Управление проектами. Традиционные и гибкие подходы управления проектами. Start Up (8 акад. часов).
Модуль 10. Организационное развитие. Оптимизация процессов (8 акад. часов).
Модуль 11. Системы управления рисками. Управление рисками в зоне ответственности административно-хозяйственных подразделений (4 акад. часа).
Модуль 12. Практические занятия (8 акад. часов).
Модуль 13. Защита диплома (8 акад. часов).
2 этап. Вручение дипломов международного образца в Праге в Открытой европейской академии экономики и политики
Заявки на обучение по программе Mini MBA, вопросы по организации обучения и программам обучения присылайте на электронный адрес Nabokovanat@mail.ru или по адресу https://oeaep.ru/open-business-school-challenge-business-production-processes-management.
2018
